Gestión Eficaz de Datos: Tipos y Creación de Consultas en Bases de Datos

Tipos de Consultas en Bases de Datos

Las consultas son objetos fundamentales en una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla o de otra consulta. Muestran aquellos datos que cumplen unos criterios especificados.

Consultas de Selección

Son las consultas que extraen o muestran únicamente los datos que se especifican. Una vez obtenido el resultado, se podrán consultar los datos para modificarlos (la posibilidad de modificación dependerá del tipo de consulta).

Consultas de Acción

Son consultas que realizan cambios en los registros en una sola operación. Existen varios tipos de consultas de acción:

• Consultas de eliminación
• Consultas de actualización
• Consultas de datos anexados
• Consultas de creación de tablas

Creación de Consultas de Selección

Para crear una consulta de selección, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se desea crear la consulta.
2. Hacer clic en el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.
3. Hacer clic en el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
4. Seleccionar Vista Diseño.
5. Hacer clic en el botón Aceptar.
6. Seleccionar la tabla a partir de la cual se desea realizar la consulta.
7. Hacer clic en el botón Agregar.
8. En caso de realizar una consulta a partir de más de una tabla, repetir los pasos 6 y 7.
9. Una vez añadidas todas las tablas necesarias, hacer clic en el botón Cerrar.

Uso de la Cuadrícula QBE

En la parte superior de la pantalla, se visualizarán las tablas añadidas con sus campos correspondientes. En la parte inferior, denominada cuadrícula QBE (Query By Example), se deberán especificar los criterios para realizar la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo a utilizar.

10. Hacer clic en la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrícula. Se abrirá la lista desplegable de campos.
11. Seleccionar el campo deseado. Observar cómo en la segunda fila, Tabla, aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo.
12. Repetir los pasos 10 y 11 en la siguiente columna para elegir otro campo.
13. Realizar el paso 12 hasta que la cuadrícula contenga todos los campos deseados.

Ordenación de Registros

14. Utilizar la fila Orden para especificar si se desea ordenar los registros de la consulta por algún campo. Para ello, hacer clic en el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenación; aparecerá la flecha de lista desplegable para elegir una ordenación ascendente o descendente. En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos o más campos, repetir la operación en las columnas correspondientes.

Visualización de Campos

15. Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando es necesario usar el campo para seleccionar u ordenar, pero no se desea visualizarlo.

Definición de Criterios de Búsqueda

16. Especificar los criterios de búsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio de búsqueda se define de la siguiente forma: se indica en la columna del campo que entra en la condición, el resto de la condición.

Operadores Lógicos (Y, O)

Para indicar varias condiciones en un mismo campo, se emplean los operadores Y y O.

• En una condición O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple una de las condiciones de la expresión.
• En una condición Y, para que el registro aparezca, se deben cumplir todas las condiciones de la expresión.

Por ejemplo: precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio esté comprendido entre 101 y 1199.

Combinación de Criterios en la Cuadrícula QBE

Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para más de un campo, el resultado será el de una condición Y. Por ejemplo, serían alumnos de Rosario Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 1/1/1960 y el 31/12/1969.

Del mismo modo, ocurre con cada una de las filas O. Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE se tienen especificados los siguientes criterios: