Gestión Eficaz de Proveedores y Pedidos en Farmacia: Facturación y Recepción

Los proveedores

Los proveedores son los encargados de fabricar los medicamentos con las materias primas que compran.

Pueden vender directamente a las Oficinas de Farmacia (OF), siendo el Precio de Venta al Laboratorio (PVL) a las OF más barato que el de los almacenes, porque se elimina su margen. Sin embargo, esto tiene el inconveniente de que hay que comprar grandes cantidades y el pedido tarda en llegar.

• Almacenan los medicamentos en las condiciones adecuadas.
• Distribuyen los medicamentos a las OF en las condiciones adecuadas.
• Sirven una unidad sin repercusiones en el precio.
• Envían el pedido en horas.

2. Comprobación del pedido

Revisar que la mercancía llegue en buen estado

• Comprobar que los paquetes estén sin desperfectos.
• No admitir productos que no estén en perfecto estado.

Comprobar que la entrega se corresponde con los productos y las cantidades solicitadas:

• Verificar si los productos recibidos son los que figuran en el albarán que los acompaña.
• Comparar la hoja de pedido con el albarán de entrega.

En farmacia robotizada (sistema automático):

• Se vacían las cajas en una cinta transportadora.
• El robot identifica los productos e incorpora los datos al servicio informático.
• El robot los almacena en las estanterías.

En farmacia no robotizada (semiautomático):

• El personal escanea el código de barras de cada uno de los productos.
• Al final del escáner, el sistema emite un informe donde comprueba cada producto con el albarán e indica si hay algún producto de más o si falta alguno.

En farmacia no robotizada (manualmente):

• Abrimos las cajas y contamos las unidades.
• Incorporamos al sistema el código de cada producto con el número de unidades.

4. La conformidad del pago: El recibo

El plazo de pago es el periodo que transcurre entre la fecha de la factura y la fecha del pago efectivo. La fecha acordada del pago se denomina vencimiento. La ley limita el plazo de pago a 60 días como máximo. (El recibo es un justificante de pago)

3. Conformidad o disconformidad en la entrega

Los envíos de mayoristas (almacenes):

• Requiere un sello de la OF como comprobante de que se ha dejado el pedido.
• Se dispone de un plazo para solucionar cualquier disconformidad.
• Se devuelve en el siguiente envío y se reclama el producto solicitado, que llega en cuanto está disponible.

3. Recepción de estupefacientes

1. Verificar que se corresponden con los del vale de estupefacientes presentado.
2. Registrar su entrada en el libro de contabilidad de estupefacientes.

En caso que haya devoluciones, indicar en el mismo libro.

1. Guardarlos en el armario reservado a este tipo de productos (bajo llave).

2. La nota de abono

Una nota de abono o factura de rectificación es una factura por la que la empresa proveedora comunica a la OF que va a efectuar un pago para devolverle el importe de los productos devueltos.

Se debe indicar obligatoriamente el número de albarán en el que consten los productos devueltos.

1. La facturación

Documento que incluye todos los productos entregados, con su precio, las condiciones comerciales aplicadas y los impuestos.

• Nombre Factura y el número
• Datos de la empresa proveedora y OF
• N° de pedido y fecha de factura
• La relación de las referencias y cantidades facturadas.
• La base imponible, sobre el que luego se aplican los impuestos: IVA y RE.
• El importe total de la factura.
• La forma de pago y fecha de vencimiento.

2. El pago de factura

• Cheque bancario: Documento en el que se anota la cantidad que se debe pagar y se autoriza al receptor a su cobro.
• Pago domiciliado: La oficina de farmacia autoriza al banco para que abone a la empresa proveedora los importes que le presente a cobro.
• Transferencia bancaria: La oficina de farmacia ingresa en la cuenta de la empresa proveedora el importe de la factura.