Gestión Eficaz de la Recepción de Mercancías y el Control de Pedidos en la Cadena de Suministro

Recepción y Verificación de Mercancías

Acreditación de la Entrega y Conformidad

La entrega y puesta a disposición de la mercancía al comprador se considera acreditada cuando este, o su representante legal, empleado, socio o familiar debidamente identificado, firma el albarán como prueba de conformidad con el material recibido. Desde ese momento, se activa la obligación de pago y comienza el cómputo de los plazos establecidos para reclamaciones o devoluciones.

Procedimientos al Recibir Mercancía en Almacén

Cuando la mercancía llega al almacén, se realizan las siguientes operaciones esenciales:

• Verificar que la mercancía recibida coincide con la especificada en el pedido.
• Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones, sin daños aparentes.
• Contrastar si la fecha de recepción se ajusta a la prevista.

Gestión de Incidencias y Reclamaciones

En caso de detectar problemas o disconformidades, el comprador tiene varias opciones:

• Rechazar la mercancía y resolver el contrato de compraventa, procediendo a la devolución del material defectuoso.
• Aceptar la mercancía, pero exigiendo un descuento comercial o una rebaja en el precio pactado como compensación.

Si, a pesar de las incidencias, se decide aceptar la mercancía, es fundamental dejar constancia detallada de los problemas en el albarán de entrega y notificar inmediatamente al departamento de compras para que inicien las reclamaciones pertinentes. Una vez transcurridos los plazos establecidos sin que se haya efectuado ninguna reclamación formal, el comprador queda obligado al pago de la mercancía sin posibilidad de objeción.

Gestión y Control de Pedidos

Proceso Post-Entrega sin Incidencias

Si la entrega se ha realizado sin incidencias, el transportista devolverá el albarán de entrega firmado. Este documento se archivará a la espera de la factura correspondiente, para posteriormente verificar que los datos de ambos documentos concuerdan.

Manejo de Incidencias con Clientes

En caso de que se haya producido alguna incidencia durante la entrega o con la mercancía, es crucial contactar inmediatamente con el cliente para subsanar la situación a la mayor brevedad posible.

Control de Pedidos a Proveedores

El control de los pedidos realizados a los proveedores es fundamental para asegurar la eficiencia de la cadena de suministro. Este proceso permite verificar aspectos clave como:

• La entrega de los pedidos en el plazo establecido.
• El estado y las condiciones de las mercancías a su llegada.
• La ocurrencia de cualquier incidencia durante el transporte o la recepción.
• La gestión y resolución de reclamaciones efectuadas.

Control de Pedidos de Clientes

Asimismo, es vital que las empresas implementen un control riguroso de los pedidos recibidos de sus clientes. Este seguimiento permite conocer:

• La disponibilidad de existencias suficientes para atender el pedido.
• El estado de envío del pedido y su salida hacia el destino.
• La identificación del transportista responsable de la entrega.
• La confirmación de la recepción del pedido por parte del cliente.
• La detección y gestión de cualquier incidencia que pueda surgir en el proceso.