Gestión Eficaz de Reuniones, Equipos de Trabajo y Liderazgo Organizacional

Gestión de Reuniones y Trabajo en Equipo

Definición y Elementos de la Reunión

Reunión: conjunto de personas que comparten tema, espacio y tiempo para solucionar problemas, transmitir información, fomentar el contacto personal, generar nuevas ideas, desarrollar cursos de formación y tomar decisiones.

Elementos fundamentales:

• Sujetos: las personas que convocan la reunión.
• Objeto: el motivo por el que se organiza.
• Tiempo: abarca desde que se convoca hasta que se lleva a cabo, incluyendo la duración de la propia reunión.
• Lugar: el espacio físico en el que se realiza la reunión.
• Objetivo: las metas que se proponen alcanzar.
• Tema: el asunto específico a tratar.

Etapas de la Reunión

1. Planificación: escoger los objetivos.
2. Preparación: determinación de los participantes y recogida de información.
3. Ejecución: desarrollo de la reunión.
4. Resumen y registro: elaboración del acta de reunión.
5. Evaluación.

El Rol del Moderador

Moderador: es la persona que se encarga del correcto desarrollo de la reunión en el tiempo previsto. Presenta los temas a tratar y a los asistentes, reparte la palabra y el tiempo estipulado para cada tema, etc.

Funciones clave del moderador:

• Controlar el reloj.
• No olvidar lo que se debe preguntar.
• Evitar que se pierda el hilo de la conversación.
• Recapitular antes de pasar al tema siguiente.

Recursos necesarios:

Lugar: se escoge en función del número de asistentes y de los medios de que se dispone. También se deben considerar los recursos humanos, económicos y técnicos.

Tipos de Equipos y Grupos de Trabajo

Tipos de equipos de trabajo:

• Centrados en las tareas.
• De progreso.
• Centrados en las personas.
• Autónomos.
• De proceso.
• Centrados en los resultados.

Tipos de grupos de trabajo:

• Según la dimensión temporal.
• Según el nivel de formalidad.
• Según la finalidad de su creación.
• Según el nivel jerárquico.

Tipos de Roles en el Equipo

• Roles de acción: Impulsor, Realizador, Rematador.
• Roles sociales: Coordinador, Investigador, Cohesionador.
• Roles mentales: Creador, Evaluador, Especialista.

Factores que Afectan al Rendimiento

Existen diversos factores que influyen en el equipo: tamaño, roles, normas, metas, cohesión, liderazgo y ambiente externo.

Liderazgo y Estilos de Dirección

El líder formal es el director que impone la empresa u organización. Por otro lado, el líder informal surge de forma espontánea entre un grupo de personas en la empresa.

Estilos de dirección:

• Estilo laissez-faire (dejar hacer): mínima intervención del líder.
• Estilo democrático: el jefe plantea, orienta y apoya, pero las normas se discuten y deciden en grupo, aunque la decisión final es del jefe.
• Estilo participativo: alta implicación de los miembros.
• Estilo paternalista: el líder actúa como una figura protectora.
• Estilo burocrático: la organización está jerarquizada y regida por unas normas que prevalecen por encima de las personas. La comunicación suele estar bloqueada.
• Estilo autocrático: el poder está centralizado en el líder.