Gestión Eficiente de Archivos y Documentación Empresarial

El Archivo: Concepto y Funciones

El Archivo es el lugar donde se guardan y custodian los documentos de la empresa y conjuntos de ellos ordenados, clasificados y conservados según ciertos criterios.

Tipos de Archivo

Según su Ubicación

• Centralizado: Se almacena en un solo lugar con gran control sobre ellos, pero el mantenimiento tiene un coste elevado.
• Descentralizado: Cada departamento posee su propio archivo con localización rápida y bajo coste.
• Mixto: Se consulta permanentemente y, cuando no se utiliza, la documentación pasa a un archivo central.

Según su Utilización

• Activo: Almacena la documentación de consulta frecuente.
• Semiactivo: Para documentación de consulta esporádica.
• Inactivo: Documentación que debe guardarse durante un periodo determinado.

Según el Soporte

• Convencional: Documentos en papel.
• Microfilme: Una película que contiene un documento en cada fotograma muy reducido; es muy utilizado en archivos históricos.
• Informático: Documentos informáticos de oficina.

Elaboración de un Archivo

El proceso consta de: registro, estudio, clasificación y ordenación, archivo y custodia.

Clasificación y Ordenación

Consiste en identificar y agrupar documentos en grupos para facilitar su localización y evitar su pérdida. Sus requisitos fundamentales son: simplicidad, exactitud, economía y utilidad.

Tipos de Clasificación

• Alfabético: Es sencillo y de fácil localización para intercalar; sin embargo, si el volumen es muy grande, no es recomendable.
• Clasificación numérica: Utiliza un índice de referencia donde cada expediente tiene un número. Permite una fácil localización, pero no se puede intercalar y es fácil cometer fallos.
• Alfanumérico: Combina números y letras. Sus ventajas son iguales al numérico, pero es fácil equivocarse por la combinación.
• Cronológico: Por año, mes y día (ya sea ascendente o descendente). Es rápido, cómodo, sencillo e intercalable, pero si no hay fecha, no se puede clasificar.
• Geográfico: Sigue el orden de 1º país, 2º comunidad autónoma, 3º provincia, 4º municipio, 5º calle y 6º nombre. Permite una rápida localización, es sencillo, no requiere índices y es intercalable, pero si el volumen es excesivo no es bueno y resulta difícil ubicar los lugares.
• Asuntos: Según las materias de la empresa. Ofrece fácil localización e intercalación, pero conlleva un elevado coste y complejidad de clasificación.
• Clasificación decimal: Divide en subgrupos del 0 al 9.

Normas para Crear y Utilizar el Archivo

Normas para crear el archivo

• Seleccionar los documentos con un sistema de clasificación y de colores.
• Evitar documentos sueltos y carpetas duplicadas.

Normas para utilizar el archivo

• Pasar documentos de activo a inactivo o viceversa según sea necesario.
• Mantener los documentos localizables, indicando quién puede y quién no puede verlos, preferiblemente con un archivo centralizado.

Métodos para Archivar

• Manual: Coste moderado para poca información, pero requiere mucho espacio y personal, además de ser lento.
• Microfilme: Ahorra espacio, evita la manipulación y el deterioro, pero necesita un lector especial muy caro.
• Informático: Permite almacenar gran cantidad de información en poco sitio con facilidad de visualización, aunque se puede deteriorar y requiere hacer más de una copia de seguridad.

Destrucción de Archivos

Los documentos se destruyen cuando ya no tienen valor, garantizando siempre la confidencialidad y seguridad de la información.

Protección de Datos

Consiste en garantizar y controlar los datos de cualquier empresa.

Ficheros de Seguridad

• Básico: Datos de carácter personal.
• Medio: Documentos administrativos y financieros.
• Alto: Documentos religiosos, de salud, etc.

Niveles de Protección

• Básico: Acceso para personas específicas.
• Medio: Responsables de seguridad designados.
• Alto: Copias con autorización, sin posibilidad de recuperación si se elimina el original sin permiso.