Gestión Eficiente de la Correspondencia en Entidades Públicas y Privadas

1. La Circulación de la Correspondencia en Entidades Privadas y Públicas

Las empresas se relacionan con el exterior (clientes, proveedores, etc.) y la correspondencia es uno de los principales medios. Debemos conocer de qué servicios disponemos para hacer circular la correspondencia y cómo manejarlos. En las empresas y organismos públicos suele haber una persona o un departamento (según el tamaño), que se encarga de las tareas relacionadas con la gestión de la correspondencia y la paquetería.

Tipos de Correspondencia

• Correspondencia de entrada:
  • Es la que recibe la organización.
  • Hay que recepcionarla, clasificarla y distribuirla a los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa o entidad pública.
• Correspondencia de salida:
  • Es la que envía la empresa y organismo público.
  • Hay que recogerla de los diferentes departamentos de la organización, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridos.
• Correspondencia interna:
  • Es la que circula dentro de la propia organización.
  • Tiene que ser distribuida entre los diferentes departamentos o personas de la entidad.
  • Esta labor se realiza normalmente de manera conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y de salida.
  • Cuando el mensaje que se transmite en una comunicación interna es importante, suelen hacerse copias, y una de ellas se devuelve firmada por el destinatario.

1.1. Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

Es la que se recibe en la empresa u organismo público del exterior, por medio del servicio de Correos, así como por fax, correo electrónico, etc. El proceso incluye las siguientes etapas: recepción, registro, clasificación y distribución.

A. Recepción

Los documentos se reciben en la empresa o entidad pública a través del correo, fax, servicios de mensajería, etc. Las organizaciones que tienen contratado un apartado de correos recogen la correspondencia en las oficinas de Correos.

Pasos a seguir en la recepción:

1. Firmar el albarán y/o acuse de recibo que puede acompañar a la correspondencia.
2. Abrir el correo ordinario.
   1. Antes de abrir debe tenerse en cuenta que existen comunicaciones de carácter privado.
   2. Esto vendrá señalado en el sobre con las indicaciones “a la atención de”, “confidencial”, “personal”, etc.
   3. Este tipo de comunicados deben entregarse sin abrir a la persona a la que van dirigidos.
3. En el caso de que falte la fecha en algún documento, podemos escribir en su borde superior derecho la que aparezca en el matasellos del sobre.
4. Revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento, si no la graparemos con el documento.
5. Comprobar el contenido del sobre o paquete.
   • Verificar que esté toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia.
   • Cuando se adjuntan documentos, suele indicarse al pie del escrito.
6. Una vez abierto y comprobado el contenido, se coloca en la bandeja de entrada para poder proceder a su registro.