Gestión Eficiente de Historias Clínicas: Circuitos, Disponibilidad y Control

Circuito de la Historia Clínica en Ingresos Programados

Consultas externas → Admisión → Hospitalización

↓

Archivo central de historias clínicas

Resolución de Hospitalización

Unidades de Hospitalización → Consultas externas

↓

Pruebas complementarias

↓

Bloque quirúrgico → Hospitalización a domicilio

↓

ALTA

Circuito de la Historia Clínica en Urgencias

Servicio de urgencias → Admisión → Hospitalización

↓

Archivo central de historias clínicas

Resolución de Urgencias

Servicio de Urgencias → Consultas externas

↓

Unidades de hospitalización

↓

Bloque quirúrgico → Hospitalización a domicilio

↓

ALTA

Disponibilidad de la Historia Clínica: Índices Clave

• Índice de Historias Solicitadas No Encontradas: (Historias no servidas o suministradas / Historias solicitadas) X 100. ESTÁNDAR: 5%-10%
• Índice de Historias Necesariamente Fuera del Archivo: Historias no devueltas / (Historias prestadas al día en los últimos 12 meses, es decir, Historias servidas/365). ESTÁNDAR: 1-3

Índice de Seguridad

(Historias que vuelven (H. servidas - H. no devueltas) / Historias que salen (H. servidas)). ESTÁNDAR: Mayor de 0.95

Control del Proceso de Archivado de Historias Clínicas

• Índice de Eficacia: (Historias localizadas en el archivo (H. servidas) / Historias buscadas (H. solicitadas)). ESTÁNDAR: 0,95 - 1
• Índice de Rentabilidad: (Historias buscadas (H.solicitadas) / Historias archivadas). ESTÁNDAR: 3-4
• Índice de Errores de Localización: ((Historias en préstamo con errores de localización (no controladas) / Historias en préstamo (H.servidas + Por encontrarse en préstamo)) X 100) + ((Historias en el archivo con errores de localización (por no existir en el archivo) / Historias en archivo (Nº Total de H.)) X 100). ESTÁNDAR: 1-1,5

Control de Préstamos Urgentes

(Solicitudes urgentes (H.solicitadas urgentes) / Total solicitudes (H. solicitadas)) X 100. ESTÁNDAR: <10%

Técnicas de Corrección de Errores

• Localización de expediente por dígito terminal: Error al visualizar los dos últimos dígitos. La localización consiste en buscar los expedientes cuyas dos últimas cifras sean iguales al extraviado.
• Localización por inversión de números: Ejemplo: 48 en lugar de 84. Esta inversión puede ser en las primeras o últimas cifras.
• Localización por confusión de número: El error puede ser por la confusión de un número por otro en forma aproximada, por ejemplo, 39 por un 29.
• Localización de expedientes metidos en el mismo lugar: Su localización solo puede hacerse buscando uno por uno en un tramo anterior al nº extraviado.

Tiempos de Devolución

• Consulta externa: Al día siguiente de la consulta.
• Episodio de hospitalización: Antes de transcurridos 10 días desde el alta.
• Urgencias: Inmediatamente después de la consulta de la misma.
• Para estudio: Al terminar la consulta en la sala de estudio del archivo o 24h después de la sesión clínica.
• Inclusión de documentos (adjunte): Después de la inclusión de los documentos.
• Informes especiales: Antes de transcurrida 1 semana desde su entrega.