Gestión Eficiente de Proyectos: Fases, Tareas y Presupuestos

Descomposición de las fases en actividades y tareas

Las tareas que se han obtenido tras la descomposición de la fase y actividades tienen un comienzo y final, con unos criterios claros de inicio y terminación.

Estimación de las duraciones de las tareas

La duración de la tarea es el tiempo necesario para completarla y se ha obtenido mediante una estimación. El administrador debe ser un técnico experimentado que posea práctica en la realización de proyectos similares. Para elaborar la estimación es posible utilizar técnicas tales como:

• Estudios de tiempos con cronómetro.
• Datos estándar.
• Previsión estadística.

Establecer relaciones de dependencia entre tareas

Se ha definido el orden en que se deben realizar las distintas fases. Seguidamente, se ha indicado el orden de las tareas en relación con el resto. Del mismo modo, recordaremos que se han establecido retardos entre el fin de una tarea y el inicio de la siguiente, o entre inicios de las mismas.

Asignación de recursos a cada tarea

Cuando se estimó la duración prevista para cada tarea, implícitamente se estaba suponiendo que se dispone de todos los recursos necesarios para efectuarla. En el caso de recursos muy especializados, debido a su alto coste, a la dificultad para lograr su alquiler y a la puntualidad del problema, lo que suele hacerse es retrasar una de las tareas en relación con el resto.

La inclusión de hitos

Si los hitos reseñados en la planificación no suceden en el momento previsto, es posible que se retrase el proyecto. Todos los hitos deberán ser controlados al igual que cualquier otra tarea. La diferencia es que un hito es una tarea que no tiene duración.

Estimación de coste de cada tarea

Después de la labor de la realización de la actividad de planificación de estimar las duraciones y asignar los recursos disponibles a cada tarea del proyecto marcado en las actividades, es posible calcular el coste de la tarea y, por agregación de tareas, el coste del proyecto.

Los costes son directos, y su cuantía puede obtenerse por suma de costes de tarea. Sin embargo, en el presupuesto deben tenerse en cuenta también los costes indirectos, donde se incluyen:

• Gastos financieros.
• Gastos administrativos.