Gestión Estratégica de Aprovisionamiento y Compras Empresariales

Objetivos del Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es una función clave en cualquier empresa, con objetivos claros que buscan optimizar la gestión de recursos y asegurar la continuidad operativa. Estos incluyen:

• Calcular las necesidades de la empresa.
• Minimizar las inversiones en inventario.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar estrechamente con el departamento de compras.

Objetivos de las Compras

El departamento de compras juega un papel fundamental en la cadena de suministro, con metas específicas orientadas a la eficiencia y la rentabilidad:

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines previstos.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Obtener suministros a tiempo (just in time).
• Mantener los inventarios al mínimo necesario.

Necesidades de Aprovisionamiento

Las necesidades de aprovisionamiento son una consecuencia directa de la organización del almacén, la producción y la demanda. Los almacenes en la empresa actúan en favor del proceso productivo o de la organización general.

El almacén de aprovisionamiento es esencial para mantener el ritmo de la producción, asegurando que no haya interrupciones por falta de materiales. Por otro lado, el almacén de productos terminados es necesario para regular el mercado de consumo; es el depósito que alimenta el mercado cuando hay desequilibrio entre el ritmo de producción y el ritmo de la demanda.

En otras ocasiones, es imperativo tener mercancías almacenadas para que, en el momento de producirse la demanda, la respuesta sea inmediata. Las situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén son diversas:

• Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos, para que el centro de producción no se encuentre en ningún momento desprovisto de existencias.
• Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante.
• Cuando la fabricación se realiza en cadena, pero la demanda es irregular o estacional, como en el caso de los fabricantes de turrones.
• Cuando los centros de producción se encuentran muy alejados de los puntos de consumo.

Proceso de Compras

Cuando una empresa necesita adquirir bienes, debe seguir una serie de pasos estructurados para encontrar los proveedores adecuados, evaluar ofertas y demandas, y seleccionar al mejor. Este proceso incluye las siguientes etapas:

1. Planificación de las compras: Realizar un estudio anticipado de las necesidades futuras.
2. Análisis de las necesidades: Las solicitudes se centralizan en el departamento de compras o de aprovisionamiento. Este recibe de los distintos usuarios internos los boletines de solicitud de materiales y analiza su prioridad.
3. Solicitud de ofertas y presupuestos: La solicitud de ofertas y presupuestos es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar negativamente a la empresa.
4. Evaluación de las ofertas recibidas: Es crucial estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas detalladamente para tomar una decisión informada.
5. Selección del proveedor: Elegir al proveedor que mejor se ajuste a los criterios de calidad, precio y servicio.
6. Negociación de las condiciones: Establecer los términos y condiciones de la compra, incluyendo precios, plazos de entrega y formas de pago.
7. Solicitud del pedido: Formalizar la compra mediante la emisión de un pedido.
8. Seguimiento del pedido y los acuerdos: Monitorear el estado del pedido y asegurar que se cumplan todas las condiciones acordadas.

Tipos de Compras

Existen diversos tipos de compras, cada una adaptada a diferentes situaciones y necesidades empresariales:

• Compras especiales: Se refieren a la adquisición de bienes de uso o activos fijos.
• Compras anticipadas: Las compras se realizan antes de que surja la necesidad real, previendo que tendrá lugar a medio o largo plazo.
• Compras estacionales: Compras que se hacen para productos de temporada, a menudo con ventajas como precios especiales o descuentos.
• Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades con entrega diaria de mercancías, para mantener el flujo constante de operaciones.
• Compras de oportunidad: Tienen lugar cuando se encuentra la ocasión de comprar a precios de ganga. La inversión supone un riesgo que, si da buen resultado, generará beneficios extra.
• Compras de urgencia: Suelen ser de gran volumen y se realizan para cubrir necesidades apremiantes. Es una necesidad estratégica para satisfacer la demanda inmediata de los clientes.