Gestión Estratégica de la Información Empresarial y Procesos Documentales
Definición y Naturaleza de la Información
La información es el conjunto de datos, informes o datos procesados. Específicamente, la información empresarial es el conjunto de noticias, informes o datos generados y necesarios para que una empresa desarrolle sus funciones operativas y estratégicas.
Clasificación de Documentos y Formularios
Las clases de información de la empresa se dividen en documental y no documental.
Diferencia entre Impreso y Documento
- El impreso es el formulario sin rellenar.
- El documento es el mismo formulario una vez cumplimentado, sellado y firmado.
Contenido Estructural de los Impresos
El contenido de los impresos se estructura en:
- Encabezamiento
- Cuerpo
- Pie
Marco Legal y Tratamiento de Datos
El LORTAD (Ley Orgánica de la Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal) establece el marco legal para la protección de datos.
Procesos Fundamentales
El tratamiento de la información incluye las siguientes acciones:
- Conservar
- Clasificar
- Ordenar
- Acceso
- Eliminación
Registrar es el proceso de anotación de los principales contenidos de un documento en los libros de registro correspondientes. El BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil) es un referente clave en este ámbito.
La Comunicación Empresarial
Proceso y Elementos de la Comunicación
La comunicación es el proceso que tiene por finalidad transmitir una información mediante signos.
Elementos Clave de la Comunicación
Los elementos que componen este proceso son:
- Emisor
- Receptor
- Mensaje
- Código
- Contexto
- Ruido
- Canal
- Redundancia
Fases del Proceso Comunicativo
Las fases del proceso de comunicación son:
- Codificación y Emisión: El emisor transmite una información, construyendo el mensaje según el código establecido.
- Transmisión: El mensaje codificado es transportado a través del canal.
- Recepción y Decodificación: El receptor capta el mensaje, lo decodifica y lo comprende.
- Retroalimentación: El receptor completa el proceso transmitiendo una respuesta al emisor original.
Los requisitos básicos para una comunicación efectiva son: claridad, concisión, precisión y cortesía.
Tipologías de Comunicación
Existen diversos tipos de comunicación clasificados según diferentes criterios:
- Según la estructura: Formal e informal.
- Según los códigos: Orales, escritos, visuales y audiovisuales.
- Según el ámbito y dirección: Interna (vertical descendente, ascendente, vertical) y externa.
- Según el alcance: Individual y colectiva.
- Según el tiempo transcurrido: Directas, diferidas, vigentes e históricas.
- Según el tema: Confidencial y no confidencial.
Herramientas Tecnológicas para la Productividad
Ofimática y Telemática
La ofimática se refiere al conjunto de herramientas informáticas disponibles para que las personas realicen los trabajos de oficina de una forma más segura, eficaz y rápida.
La telemática es el conjunto de las transferencias de información que involucran pedidos informáticos, telecomunicación e información integrada.