Gestión de Eventos: Conceptos Clave, Tipologías y Rol del Organizador Profesional

¿Qué es un Evento?

Un evento es un suceso importante y programado, de índole comunicativa, económica, social, académica, artística o deportiva. Está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial.

Tipos de Ensayo para un Evento

Para asegurar el éxito de un evento, se suelen realizar diferentes tipos de ensayos:

• Lectura: Repaso del guion o programa.
• Planta: Ensayo de movimientos y ubicaciones en el espacio.
• Italiana: Ensayo rápido sin pausas, centrado en la fluidez.
• General: Ensayo completo con todos los elementos y participantes.

Perfil del Organizador de Eventos

Un organizador de eventos exitoso debe poseer una serie de habilidades y características clave:

• Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
• Ser creativo e innovar en cada evento.
• Ser exigente y selectivo en los servicios a tercerizar y en la representación ante la empresa contratante.
• Ser original e impulsar un sello propio.
• Como comunicador, debe saber escuchar para conocer bien a sus clientes y proveedores, y saber hablar para ser un buen interlocutor.
• Demostrar eficiencia y responsabilidad.
• Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.
• Ser autocrítico.
• Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.

Clasificación de Eventos

Eventos Propios

Son aquellos actos organizados por la propia entidad, que pueden ser:

• Actos de comunicación interna de la organización (dentro de la entidad y sin asistencia de terceros).
• Actos de comunicación de la empresa en los que participan terceros (dentro de la entidad y con asistencia de terceros).
• Actos de comunicación de la empresa en los que pueden participar terceros o involucrar solo al personal de la organización (eventos propios organizados fuera de la empresa).

Eventos de Terceros

Estos eventos son organizados por la entidad para clientes externos o para el público en general, y se clasifican en diversas categorías:

1. Sociales: Bodas, bautizos, aniversarios.
2. Empresariales: Lanzamiento de producto, conferencias, seminarios.
3. Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones de libros.
4. Académicos: Entrega de diplomas, inauguración del curso académico, congresos universitarios.
5. Científicos: Congresos, convenciones, jornadas, foros especializados.
6. Deportivos: Campeonatos, carreras, torneos.
7. Macroeventos Comerciales: Ferias, exposiciones, salones profesionales.
8. Macroeventos Culturales: Festivales, ciclos de cine, bienales de arte.