Gestión de Existencias y Aprovisionamiento: Claves para la Eficiencia Empresarial

Existencias: Concepto y Clasificación

Las existencias son los bienes propiedad de la empresa destinados a la venta o a su transformación e incorporación al proceso productivo.

Clasificación según el Plan General Contable (PGC)

• Materias primas: Elementos y conjuntos incorporables.
• Materiales para el consumo y reposición.
• Productos en curso.
• Productos semiterminados.
• Productos terminados.
• Mercaderías.

Clasificación según la imputación a la determinación del coste del producto

• Materiales directos.
• Materiales indirectos.

Clasificación atendiendo a la capacidad de almacenamiento

• Materiales almacenables.
• Materiales no almacenables.

El Departamento de Compras

El departamento de compras tendrá como función la de proporcionar los elementos necesarios para el proceso de producción que se deban adquirir en el exterior, en la cantidad necesaria y al mínimo coste.

Funciones de compra

• Contacto con los distintos proveedores.
• Establecer el volumen óptimo de pedido.
• Negociar de forma óptima.
• Efectuar la orden de compra.
• Plantear la estrategia de proveedores.

Función de Aprovisionamiento

Es el conjunto de operaciones que se realizan para abastecer a la empresa de los materiales necesarios para realizar el proceso productivo. Operaciones básicas:

• Estimación de las necesidades de materiales para cada periodo.
• Tramitación de pedidos.
• Recepción y control de calidad de los materiales.

El objetivo será la realización de todas estas funciones a un coste mínimo.

Función de Almacén

Está basada en almacenar y custodiar todos los materiales que entran, clasificarlos atendiendo a diversas características y criterios, y por último, incorporarlos al proceso productivo. El volumen de stock está condicionado por dos variables:

• La demanda.
• El plazo de entrega de los proveedores.

Codificación de Existencias

La codificación nos ayuda a describir y localizar los productos dentro del ámbito empresarial. Cumple un doble objetivo:

• Identificación geográfica: El elemento dentro de la empresa.
• Identificación del material: Debe existir una correspondencia entre el código asignado y el material que representa.

Tipos de codificación

• Alfabética.
• Numérica.
• Alfanumérica.

Pasos para conformar la estructura de una codificación

• Elegir un sistema.
• Determinar el número de dígitos y letras.
• Precisar los almacenes.
• Confeccionar un índice.

Código de Barras

Los espesores de las barras y separaciones de las mismas proporcionan información al lector para su descodificación y posterior gestión de artículos.

• Los 2 primeros corresponden al país de origen.
• Los 5 siguientes son asignados por el organismo nacional autorizado del país origen.
• Los 5 siguientes son asignados por la empresa que fabrica el producto.
• El último dígito de control, calculado a partir de las 12 cifras anteriores (*triple de la suma de cifras de lugar par* + *suma de cifras de lugar impar* = *suma total...* -> *decena siguiente al resultado obtenido* -> *diferencia entre decena y suma total*).

Costes en la Gestión de Existencias

Coste de adquisición

Formado por el precio de compra, más todos los gastos derivados de la función de aprovisionamiento.

Coste de almacenamiento

Es el derivado de la conservación de las existencias en el almacén.

Clasificación en función de los elementos que forman el coste y su asignación al producto

• Coste directo: Es la suma de aquellos insumos que se han consumido en el proceso productivo y que se asignan de forma directa al producto (materia prima, mano de obra...).
• Coste indirecto: Es la suma de los consumos de determinados factores afectos a la explotación que no pueden asignarse de una forma directa al producto, sino que necesitan de unas claves de distribución o reparto para su aplicación.

Clasificación en relación a la variación del nivel de actividad

• Costes fijos: Son aquellos que permanecen invariables durante el proceso productivo y durante un periodo determinado.
• Costes variables.

Punto Muerto

El punto muerto se alcanza cuando no se tienen ni beneficios ni pérdidas.

Cálculo del Punto Muerto

Se calcula en función del número de unidades físicas vendidas, según el volumen de ventas, o atendiendo al nivel de ocupación de la capacidad.

Índice de Seguridad de los Costes Fijos

Se define como el incremento de costes fijos que debería producirse para que la empresa tuviera pérdidas.

Índice de Seguridad de los Costes Variables

Se define como el incremento de costes variables que debería producirse para que la empresa tuviera pérdidas.