Gestión de la Información y Protección de Datos en la Empresa

SISTEMAS DE GESTIÓN DE DATOS

Un sistema de gestión de base de datos es un programa informático capaz de gestionar el acceso, consulta o eliminación de los datos. Las principales ventajas de una base de datos son:

1. Organización flexible de la información.
2. Distintos niveles de restricciones establecidos para acceder a los datos.
3. Cualquier modificación se actualiza con carácter general en toda la base de datos.
4. La consulta simultánea de datos.
5. La repetición de datos en el sistema se reduce notablemente.
6. La realización de copias de seguridad de los datos.

Una base de datos está compuesta de un conjunto de tablas o ficheros relacionados entre sí de una forma lógica:

• Los campos son la unidad más sencilla de información recopilada. Los campos serían el nombre, apellidos...
• Los registros forman la unidad elemental de un archivo.

MEDIDAS PARA LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección para evitar perder o modificar documentación:

Electrónicos

• Deberá realizar copias de seguridad frecuentes.
• Establecer acceso restringido a los equipos informáticos.
• Establecer archivos como solo lectura.
• Instalar un antivirus y un firewall.

Escritos

• Crear un procedimiento claro de uso y manipulación.
• Elaborar un plan de actuación ante accidentes.
• Establecer un sistema de archivo protegido.
• Exigir secreto y confidencialidad a sus trabajadores.
• Nombrar un responsable de seguridad para el archivo.

LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

Toda empresa o empresario debe cumplir una serie de aspectos relativos a la protección de datos:

1. Debe notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos personales que tenga.
2. Debe redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas y normas aplicables a la gestión de los datos personales.
3. Debe firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas personas que accedan a dichos datos personales.
4. Debe informar a los titulares de los datos en lo relativo a:
   • Recogida de consentimientos en el tratamiento.
   • Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.
   • Permitir ejercer sus derechos sobre los datos.

LAS DIEZ GRANDES REGLAS DEL ARCHIVO

1. Los documentos de un archivo deben ordenarse de forma que cualquier persona pueda encontrar la documentación.
2. Sirve para dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
3. No es aconsejable acumular excesiva documentación pendiente de archivar.
4. Es necesario diferenciar lo útil de lo poco relevante.
5. Cuando clasificamos es necesario asegurarse de no abrir dos expedientes para tratar el mismo caso.
6. Es recomendable utilizar señales visuales para clasificar la documentación.
7. Archivar periódicamente.
8. Procurar que los elementos del archivo no sufran modificaciones.
9. Es conveniente agrupar ciertos documentos para evitar la pérdida de información.
10. Colocar la documentación en el archivo de manera que quede visible para una búsqueda posterior.