Gestión Integral de la Correspondencia y Documentación Empresarial

Tratamiento del Correo

El tratamiento del correo dependerá del tamaño de la empresa, de su organización y de las responsabilidades otorgadas por los directivos a sus subordinados.

Tipos de Organización

• Centralizada: Los documentos son custodiados en un archivo general o central.
• Descentralizada: Cada departamento es responsable de la guarda o custodia de la documentación que le llega por los canales de distribución.

Sistemas de Archivo Empleados

• Convencional: Utiliza carpetas y archivadores (tipo AZ). Si el volumen es grande, puede representar un problema presupuestario para la empresa, ya que se debe tener en cuenta el espacio que ocupan y la persona que se encargará de su custodia y control.
• Microfilme: Permite archivar documentos mediante el cambio de soporte de documentos electrónicos o de papel a un soporte fotográfico normalizado.
• Informático: Los documentos se almacenan en un ordenador y pueden ser generados con programas informáticos como Word o Excel.

Recepción del Correo

El departamento de correspondencia procederá a comprobar el remitente, el contenido, los anexos y el departamento o persona destinataria.

A) Libro de Registro de Entrada del Correo

Los datos a registrar incluyen:

• Número de orden
• Fecha
• Remitente
• Clase
• Anexos
• Motivo
• Departamento que recibe la comunicación

Consideración sobre el Registro Comercial: La fecha es de utilidad para poder utilizarla como fecha de referencia (por ejemplo, en un escrito). Si no hay fecha, su utilidad es limitada; al registrar el documento, podemos localizarlo por su número de registro.

Registros de Correspondencia y Comunicaciones

a) Libro de Salida de Correspondencia

Los datos a registrar incluyen:

• Número de orden
• Fecha
• Destinatario
• Clase
• Anexos
• Observaciones (ej. si el documento es un certificado, carta urgente)

b) Libro de Registro de Entrada de Fax

Los datos a registrar incluyen:

• Día
• Hora
• Número de orden
• Remitente
• Resumen del contenido
• Departamento
• Firma de la persona que lo recibe

c) Libro de Registro de Salida de Fax

Los datos a registrar incluyen:

• Día
• Hora
• Número de orden
• Destinatario
• Resumen del contenido
• Departamento que lo envía

d) Registro del Correo Electrónico

Siempre que se envíe o reciba una comunicación importante, debemos dejar constancia escrita de la misma y guardar el correo electrónico en una carpeta específica.

Clasificación y Ordenación de Documentos

Para personas físicas, se utiliza el apellido; para personas jurídicas, la razón social de la empresa.

Ventajas

• Simplicidad: Solo se utiliza un elemento, no existen clases, subclases ni otras divisiones.
• Elasticidad: Siempre se pueden añadir nuevos nombres con gran facilidad.
• Fácil localización: No requiere índices.
• Versatilidad: Se puede utilizar para todo tipo de documentos que se refieran a personas o empresas.

Inconvenientes

• Pueden surgir dudas.
• Si la documentación es voluminosa, puede producirse duplicidad, por lo que es necesario establecer normas muy precisas para eliminar errores y pérdida de tiempo.
• Si se extrae un documento y no se anota su falta, esta pasa inadvertida, lo cual no ocurre con clasificaciones numéricas correlativas.