Gestión Integral de Facturación: Notas de Débito y Crédito, Adelantos y Comprobantes Fiscales

Procedimientos de Facturación

7.1. Creación, Formalización y Reemisión de Notas de Cargo y Crédito

Las notas de débito y crédito son documentos que las empresas emiten para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones.

Nota de Crédito

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado. Se emiten en casos de:

• Problemas del producto vendido.
• Rebajas, devoluciones o descuentos especiales.
• Corrección de errores por exceso en la facturación.

La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

• Se emitirán por concepto de anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones, entre otros.

Nota de Débito

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por demora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

• Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de pago en relación a los cuales se emitan.
• Solo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar comprobantes de pago otorgados con anterioridad.
• Las notas de crédito y las notas de débito deben consignar la serie y número del comprobante de pago que modifican.

7.2. Adelantos y Depósitos

Cuando las Agencias de Viajes (AV) contratan con sus clientes, deben informarles con antelación del costo de los servicios, sobre el que pueden requerir un depósito inferior o igual al 40% del costo total. La AV deberá entregar al cliente un justificante de este depósito, donde se detallan las cantidades recibidas a cuenta y los conceptos.

• La AV, en la inscripción, puede exigir un anticipo inferior o igual al 40% del costo total del viaje. También se le entregará un justificante en el que se detallan el importe anticipado y el viaje solicitado. El resto del viaje debe abonarse contra la entrega de los documentos del viaje, lo cual ha de realizarse al menos 7 días antes de la fecha de salida.
• La totalidad de los reembolsos que se realicen por cualquier concepto siempre se formalizarán a través de la agencia que realizó la inscripción. No se efectuará ninguna devolución si el consumidor ha desistido voluntariamente de los servicios.

7.3. Facturación

Documento que refleja toda la información sobre una compraventa, sirviendo como comprobante de la operación realizada. Cuando una persona o una empresa le vende un producto o un servicio a otra, se crea un documento con el detalle completo de la operación: los datos de ambos, la descripción del producto o servicio que se ha vendido, el detalle de los impuestos que se aplican y los importes.

¿Qué regula la normativa de facturación?

1. Quién está obligado a expedir facturas.
2. Los contenidos de un modelo de factura completa y simplificada.
3. Los distintos tipos de factura y qué contenidos deben constar en cada una.
4. Cómo emitir la factura electrónica a las Administraciones Públicas.
5. El plazo, moneda e idioma.
6. Cómo se han de remitir las facturas a los clientes.
7. Cuánto tiempo se han de conservar las facturas y en qué soporte.

Obligaciones de Facturación

La legislación establece una serie de obligaciones en materia de facturación:

• Emitir y entregar facturas por las operaciones que se realizan.
• Conservar una copia de las facturas emitidas.
• Conservar las facturas u otros justificantes recibidos de terceros.
• Llevar libros con los registros de las facturas emitidas y recibidas.

Documentos Sustitutivos de las Facturas

La obligación de emitir facturas se puede sustituir por la emisión de otros documentos:

• Hasta el 31 de diciembre de 2012 eran los tickets.
• A partir del 1 de enero de 2013 son las Facturas Simplificadas.