Gestión Logística Integral: Recepción, Trazabilidad, Transporte y Almacenaje Eficiente

Recepción y Trazabilidad del Producto

Cuando llegan productos al almacén, debemos comprobar que los datos del documento coinciden con los productos recibidos.

Se comprueba que no hay errores, productos dañados o roturas en el embalaje o la mercancía. Para ello, se realiza una inspección que consiste en:

• Contar los bultos y examinar si hay daños externos.
• Hacer un recuento de los artículos recibidos, dividiéndolos en cantidades, modelos, tamaño, colores, referencias…

El resultado puede ser conforme o no conforme.

Estatuto de Cuarentena

Algunos productos deben permanecer en la llamada zona de cuarentena para superar los controles.

Durante este tiempo, los productos no estarán disponibles hasta pasar los controles necesarios.

Las situaciones más frecuentes son:

• Industrias farmacéuticas y agroalimentarias que exigen control de calidad.
• Productos tóxicos, peligrosos o estupefacientes.
• Mercancía que pasa por aduana, como alcoholes, productos farmacéuticos o petrolíferos.

Para que no se pueda acceder a los productos en cuarentena, se aplican dos métodos: la cuarentena física y la cuarentena informática.

La cuarentena física obliga a que los productos estén en una zona específica, mientras que en la cuarentena informática los productos están en cualquier lugar del almacén, pero en el sistema informático se prohíbe su expedición.

Recepción de Devoluciones

Cuando hay una devolución de la mercancía, hay que averiguar la causa de la devolución y aplicar el procedimiento correcto. A veces ocurre cuando:

• El producto no llegó con las condiciones solicitadas o llegó con defectos de calidad, errores, golpes o deterioros. Estos productos pasan directamente al centro de fabricación para su reparación o destrucción.
• El cliente recibe artículos que no ha solicitado. Estos productos se almacenan de nuevo en su lugar.
• El cliente solicitó más cantidad de la que pudo vender y devuelve lo que le sobró. Estos productos se almacenan de nuevo en su lugar.

Trazabilidad en la Cadena de Suministro

Permite conocer la ubicación y trayectoria de un producto, desde su origen hasta su destino final.

Existe la trazabilidad ascendente y la trazabilidad descendente. Para lograr la trazabilidad en ambos sentidos, es necesario recibir información de los proveedores y transmitirla a los clientes, y controlar los lotes durante el proceso de fabricación, almacenaje y expedición.

El sistema de trazabilidad registra la información en tres niveles:

1. La información de la etiqueta de la mercancía se simboliza con un código de barras o similar.
2. La información se registra en las bases de datos de cada agente en caso de necesidad puntual.
3. La información se transmite electrónicamente entre los distintos agentes de la cadena de suministro.

Clasificación ABC y Gestión de Existencias

El control de existencias por inventario permanente ofrece una información detallada sobre la evolución de cada artículo, pero no siempre es posible realizarlo.

Con la clasificación ABC se establecen tres categorías de productos con un tratamiento diferente.

• Productos categoría A: No superan el 20% de los artículos almacenados, pero su valor representa el 80% de la inversión total de los stocks inventariados. Tienen mayor importancia.
• Productos categoría B: Suman el 30% de los artículos almacenados y representan el 15% del total de la inversión. Tienen una importancia relativa.
• Productos categoría C: Superan el 50% de los artículos almacenados y su inversión representa el 5% del stock almacenado. Se considera de escasa importancia.

Los resultados del análisis ABC se representan mediante una gráfica denominada curva de Pareto.

Aplicación de la Clasificación ABC

La clasificación ABC y su representación gráfica se obtiene realizando lo siguiente:

1. Se ordenan los artículos de mayor a menor valor partiendo de la variable utilizada.
2. Se obtiene el porcentaje acumulado de participación.
3. Calculamos el porcentaje de cada artículo sobre el valor del stock total.
4. Obtenemos los valores absolutos acumulados del stock.
5. Calculamos el porcentaje de inversión acumulada.
6. Hacemos la representación gráfica.

Operaciones de Expedición

Desde que se recibe un pedido en el almacén hasta que la mercancía se envía al cliente, hay una serie de operaciones:

• Llevar la mercancía desde el almacén hasta la zona de preparación.
• Acondicionar los artículos con embalaje, precinto y etiquetado.
• Realizar el control de artículos y pesarlos.
• Agrupar los envíos y llevarlos a la zona de expedición.
• Emitir la documentación.
• Trasladar los envíos para cargarlos en el vehículo.

Tipos de Pedidos Recibidos

• Por el plazo de entrega: Pedidos urgentes (se deben realizar en el menor tiempo posible) y pedidos ordinarios (se realizan con el menor coste posible).
• Por el volumen de mercancía: Pedidos de un solo producto de gran cantidad (se hace una orden de extracción) y pedidos de muchos artículos en pequeñas cantidades (se hacen varias órdenes de extracción).

Las actividades de extracción se pueden hacer de dos formas:

• Extracción por pedido-envío: Se hace un recorrido por el almacén para la selección y extracción de todos los artículos.
• Extracción en bloque: En cada recorrido se extraen los productos necesarios.

Las tareas de extracción-reposición y preparación de pedidos se pueden optimizar separando el almacén en dos zonas y colocando correctamente la mercancía en las estanterías de almacenaje.

Preparación del Envío

Cuando los artículos están en la zona de preparación, se realiza lo siguiente:

• Verificación: Comprobar que son los artículos y cantidades del pedido.
• Embalado: Se colocan los máximos artículos en los menores bultos (cajas, contenedores, pallets…) y se rellenan los espacios vacíos.
• Precintado: Para evitar la apertura de los bultos antes de llegar al destino.
• Pesado: Para calcular y controlar el peso.
• Etiquetado: Se colocan una o varias etiquetas en cada bulto para identificarlos.
• Emisión de documentos: Se hace el albarán para el cliente o el listado de bultos y pesos.
• Agrupación de envíos: Los bultos del mismo pedido deben estar juntos.
• Entrega al transportista: Se realiza en el área de expedición o en el muelle de carga.

Logística Inversa

Es el proceso de planificar y controlar el flujo eficiente y rentable de materias primas, inventario en proceso, productos terminados y la información relacionada, desde el punto de consumo al de origen para recuperar valor o para su correcta eliminación.

La logística directa hace el circuito desde el fabricante al consumidor y la logística inversa desde el consumidor al fabricante.

Fases de la Logística Inversa

• Devolución del pedido al proveedor o fabricante: Cuando hay defectos o roturas.
• Devolución del consumidor: Al finalizar la vida útil de envases, embalajes o productos de uso.
• Compromiso del fabricante: Tratar los desechos nocivos para la naturaleza.
• Reciclaje y desecho de piezas: Para optimizar los inventarios.
• Inicio de un nuevo ciclo de producción: Las piezas recicladas se tratan en un nuevo proceso de producción.

Costes Logísticos de Transporte

El encargado de almacén debe decidir utilizar medios propios o ajenos para el transporte de mercancías.

El transporte con medios propios coordina expediciones, trayectos y entregas; se suele utilizar para entregas puerta a puerta y con vehículos pequeños.

El transporte con medios ajenos puede ser contratado solo el vehículo o servicios, y permite escoger entre varias opciones:

• Según la regularidad del servicio: Puede ser transporte continuo (tuberías o canalones) o transporte discontinuo (puede ser transporte de línea regular (frecuencias de horario y recorrido) o discrecional (el cliente indica el recorrido)).
• Según la zona geográfica: Puede ser transporte internacional o nacional.
• Según la carga y los servicios prestados: Puede ser transporte de cargas completas (un origen y destino) o de cargas fraccionadas (uno o varios orígenes o destinos).

La carga completa consiste en contratar la capacidad total del vehículo y los servicios que presta la compañía.

La carga fraccionada permite contratar el servicio, mientras que el transportista lleva más mercancía de otros clientes.

Factores que Influyen en la Elección del Transporte

• Propiedades de la mercancía: Según las cualidades físicas de la mercancía, su formato o las necesidades de conservación, se elegirá un medio u otro.
• Disponibilidad de los medios y su accesibilidad al destino: Algunas compañías tienen vehículos que van a cualquier destino, mientras que otras no.
• El precio del transporte.
• Condiciones del contrato de transporte: Muchas veces se utilizan las cláusulas Incoterm junto con el contrato de compraventa.

Etapas de las Operaciones de Transporte

• Estática o de preparación: Protección física de la mercancía (envase, embalaje, almacenaje) y protección jurídico/económica de vehículos, mercancías…
• Dinámica o de movimiento: Son las características técnicas del medio de transporte (capacidad, dimensiones…).

Agentes del Transporte de Mercancías

Cargador o remitente:

Contrata el transporte.

Porteador o transportista:

Transporta la mercancía.

Consignatario o destinatario:

Persona a la que se entrega la mercancía.

Operador logístico:

Organiza actividades logísticas de sus clientes.

Transitarios:

Encargados de la gestión de transporte internacional.

Grupajista o consolidador:

Reúnen pequeñas cantidades de mercancía.

Operador de transporte (carretera):

Mediador entre cargadores y transportistas.

Armador o naviero:

Propietario del buque.

Consignatario (marítimo):

Representante del armador para las operaciones del buque.

Estibador:

Operaciones de carga y estiba.

Fletador:

Contrata el buque.

Agente de carga aérea (agente IATA):

Compañía que gestiona los transportes aéreos de sus clientes.

Compañía de manipulación o handling (transporte aéreo):

Manejo y manipulación de mercancías en la carga aérea y estiba.

Características de los Medios de Transporte

Transporte por Carretera

Es el único medio capaz de realizar un servicio puerta a puerta sin transbordos. Se utiliza para cortas y medias distancias, tiene una fácil carga y descarga, llega a toda la zona geográfica y opera a nivel internacional y nacional.

Transporte por Ferrocarril

Se aconseja para grandes volúmenes de mercancía a distancias medias o largas, cuando no se puede utilizar la vía marítima.

Tiene vagones de gran capacidad de carga y no le afecta el clima, pero tarda más que el transporte por carretera.

Transporte Marítimo

Es el más utilizado en envíos internacionales de grandes volúmenes.

Tarda mucho y necesita otros medios de transporte terrestres para completar el trayecto, pero su coste es bajo.

Transporte Aéreo

Es el medio más rápido y eficiente en cuanto a distancia a recorrer, pero su coste es superior a los anteriores.

Se necesitan otros medios de transporte, hay limitaciones en el tamaño y peso, y hay una gran inversión en infraestructuras.

Transporte Multimodal

Se utilizan dos o más medios (de los anteriores) sin tener que manipular la mercancía.

Sale más barato, se facilitan los transbordos, se reducen los daños y se simplifica la documentación.

Operadores Logísticos

Son empresas que ofrecen servicios de transporte y almacenaje. Estos servicios se dividen en tres grupos:

• Distribución y transporte: Destacan el alquiler de vehículos, organización de rutas, despacho aduanero…
• Almacenaje y gestión de stocks: Son la recepción de mercancías, el control de calidad y cantidad, el etiquetado, la expedición y entrega final…
• Comercialización y Merchandising: Son tratamientos informáticos de los pedidos, de la facturación, de la gestión del punto de venta, de la prestación de servicios posventa…

Características de los Operadores Logísticos

• Tienen amplia cobertura geográfica y están organizados en red.
• Tienen conocimiento y experiencia de sus operaciones junto con una cartera de clientes importantes.
• Disponen de grandes instalaciones para realizar operaciones de custodia y valor añadido.
• Obtienen costes competitivos, ya que se especializan por sectores.
• Trabajan con grandes volúmenes, ofreciendo precios bajos y buena gestión.

Plataformas Logísticas

Se ubican en puertos, aeropuertos, terminales ferroviarias y centros de transporte por carretera, y constan de:

• Recepción y fraccionamiento de envíos, consolidación y expedición de cargas.
• Un sistema de información EDI para recibir los pedidos, la emisión de las órdenes de carga, el contenido de los suministros y la documentación necesaria.

Objetivos

• Ofrecer operaciones auxiliares: Como recogida, distribución, almacenaje, embalaje, etiquetado…
• Concentrar el transporte pesado: Aprovechan al máximo las características técnicas y utilizan la ruptura de carga.
• Rentabilizar las inversiones: Disminuyen costes utilizando unidades de carga y transporte normalizadas, y agrupando los productos por familias logísticas.
• Crear grandes áreas industriales y de consumo: Sirven como enlace con las otras plataformas logísticas.