Gestión de Mantenimiento Industrial: Repuestos, Planes y Presupuestos

T8 Repuesto o Recambio

Elemento susceptible de ser cambiado para mantener la operatividad del sistema en el que se encuentra montado, directamente relacionado con el mantenimiento industrial y la mantenibilidad de equipos. La buena gestión decide el tiempo que los equipos están fuera de servicio. Hay problemas a la hora de llevar a cabo la administración de recambios debido al gran número de elementos a mantener y gestionar.

Para simplificar la administración necesitas una gestión eficiente de repuestos:

• Identificar elementos a tratar como recambio.
• Definir cada elemento: dificultad en el suministro, problema de descatalogación, posibilidad de sustitución por elementos análogos, identificación de proveedores...
• Posibilidad de almacenado de diferentes elementos, estudiar cómo se hará ese almacenado.

2 tipos de repuesto:

• Compra:
  • Comerciales: Elemento que se compra a un proveedor con referencia. Ejemplos: ventosa de manipulación, robot, actuador y sensor, elemento de transmisión.
  • Normalizados: Elemento de compra definido por un código compuesto por el número de la norma y medidas. Ejemplos: Tornillería (Arandela, tuerca, tornillo), Pasadores cilíndricos en R, de aletas y plegables, chavetas y guías de brocas.
• Diseño:
  • Elemento de fabricación a medida que necesita plano de fabricación. Ejemplos: Dedo de manipulación, pinza de manipulación, eje a medida, tambor, rueda dentada...

Problemas de repuestos:

El recambio es un elemento fundamental para gestionar el mantenimiento. Su accesibilidad causa fuertes retrasos en el tiempo que dura la reparación, problemas como:

• Identificación de repuesto: Fallo de documentación que acompaña a la máquina o manual de mantenimiento.
• Catálogo de recambio: Pieza que no aparece en el catálogo de piezas designadas como recambio.
• Almacenado: Fallos de desubicación de pieza, alto tiempo para encontrarla, no reposición de piezas agotadas....
• Aprovisionamiento: Alto tiempo de entrega, rotura de stock que imposibilita el suministro, poco suministro (precios altos).

Gestión de repuestos

Está dentro de la gestión de mantenimiento industrial y decide qué elemento entra dentro del catálogo de repuestos y cómo se realiza la gestión de cada una de las referencias:

• Compra y almacenamiento de elemento: decidir el número de elementos a tener en stock, reduce la complejidad en la accesibilidad del elemento y aumenta la gestión de este (compra, almacenado, supervisión de stock, necesidades de espacio...).
• Solicitud del elemento según necesidad: aumenta la complejidad en la accesibilidad del elemento, deben incluirse otros departamentos como el de compras y elimina la necesidad de almacenamiento y gestión.

Elaboración del catálogo de repuestos

Catálogo técnico de recambios: documento donde se listan todos los elementos susceptibles de ser sustituidos. El catálogo hace referencia tanto a elementos que haya en stock como a los que habrá que comprar cuando se necesiten, cada elemento queda completamente definido en función del tipo de elemento:

• Diseño: Necesario incluir plano de fabricación.
• Comercial: Marca del elemento con referencia que lo defina completamente, si se puede, contar con elementos que pueden cumplir su función de manera análoga de otros suministradores o marcas.
• Normalizado: Código compuesto de la norma y las medidas que definan completamente al elemento.

Diferenciar entre catálogo e inventario de repuestos

• Catálogo de repuestos: Lista de elementos susceptibles de ser sustituidos por rotura, desgaste, amortización de vida útil...
• Inventario de repuestos: Lista de elementos de los que están almacenados para uso inmediato. Este documento contiene también indicaciones de dónde se puede encontrar el elemento en el almacén de mantenimiento.

Rotación de almacenes y accesibilidad, tipos de elementos a almacenar:

• Recambio estándar: Elemento fácil de sustituir con gran cantidad de proveedores.
• Recambio especial: Elemento específico que no puede ser sustituido por elementos de funcionamiento análogo o que no hay más proveedores.
• Consumibles: Elemento como tornillería, brocas, bridas, lubricantes, aceites, líquidos refrigerantes...

Aprovisionamiento de repuestos

Para mejorar la gestión de repuestos, minimizando problemas de almacenaje de grandes cantidades de referencias y unidades, se recurre a sistemas de aprovisionamiento como:

• Aprovisionamiento habitual: Suministro estable en el tiempo de elementos de los que se pueda prever sus necesidades, minimiza la necesidad de stock.
• Aprovisionamiento de urgencia: Suministro en tiempo mínimo bajo contrato o acuerdo previo, se elimina la necesidad de stock pero es carísimo.

Fases de aprovisionamiento de recambios:

• Elección del proveedor: Contar con un proveedor principal y secundario de emergencia, no guiarse por el precio final del producto, tener en cuenta el servicio postventa o la flexibilidad.
• Realización de pedido: Acto efectivo de realizar la compra y gestionar el modo de pago.
• Tiempo de espera: Tiempo desde que se formaliza el pedido hasta que el material llega a la empresa.
• Recepción de materiales: Se verifica el material recibido y se da de alta en el sistema almacenándolo en su lugar.

Gestión de proveedores:

Proceso destinado a la elección del proveedor. Proceso fundamental, la empresa depende del proveedor (agente externo) y puede derivar en debilidades y problemáticas difíciles de prever.

Problemas asociados a la compra de elementos:

• Rotura de stock.
• Fallos en la gestión de pedidos.
• Altos tiempos de entrega.
• Subida de precio.
• Fallo en entregas: materiales equivocados, defectuosos, cantidades erróneas...

Homologación de proveedores

Proceso destinado a la selección de proveedor para la compra de elementos como rodamientos, patines de deslizamiento, cadenas o correas de transmisión, motores, reductoras, elementos de fijación... buscan eliminar al mínimo los problemas, se realizan auditorías periódicas para comprobar si el proveedor mantiene los niveles de calidad, si tiene la ISO 9001 no se hace, se estudian los posibles proveedores desde diferentes puntos de vista como:

• Precio.
• Tiempo de suministro.
• Servicio postventa.
• Condiciones contractuales.
• Modos de pago.
• Flexibilidad en entregas.
• Capacidad de fabricación.

Sistema de gestión de inventario de repuestos:

• Dedicar un espacio para el almacenamiento de referencias.
• Gestionar el espacio estableciendo la posición de cada referencia.
• Controlar el flujo de entrada y salida de material.
• Establecer cantidades mínimas disponibles de cada referencia.
• Compra de material necesario directamente o a través del departamento de compras.
• Establecer un sistema de trazabilidad para saber en todo momento el proveedor de cada elemento y la máquina donde se ha montado.

Organización en el almacén:

Establecer normas para que el almacén funcione eficientemente, acceso restringido, contabilizar entrada y salida, establecer una organización física para facilitar el acceso a los elementos almacenados:

• Los más usados delante y, los menos usados, al fondo.
• Los más voluminosos y pesados debajo y los más manejables en los estantes superiores.
• Tener siempre elementos como escaleras a mano, en caso de que haya elementos fuera del alcance.

Control de existencias

Para gestionar el número real de elementos en existencia, controlar la entrada y salida de materiales con recuentos periódicos con programas de ordenador como GMAO (gestión del mantenimiento asistido por ordenador), MRP (sistemas de gestión de materiales) o ERP (sistemas de gestión de empresas). Controlar las existencias es fundamental para evitar problemas como:

• Ir a buscar un elemento y que no haya stock.
• Gran inmovilización de dinero en material que no se usa, por realizar pedidos innecesarios.

Gestión de pedidos

Para minimizar las necesidades de stock y el tiempo de espera y realizar la gestión de pagos y negociaciones en los precios. Las gestiones las pueden realizar, tanto el departamento de mantenimiento con su encargado o el departamento de compras. Es fundamental llegar a acuerdos ventajosos con los proveedores para garantizar los suministros con la menor incertidumbre posible, así la gestión de compras, stock y almacenado se simplifican al máximo.

T9 El plan de mantenimiento

Conjunto de actividades programadas con la intención de reducir al máximo la aparición de fallos que impidan el correcto funcionamiento de la instalación, controlar la eficacia creando nuevos planes de mantenimiento periódicos para mejorar la efectividad. El plan se diseñará con el objetivo de que sirva como plan de acción para la aparición de fallos.

5 fases del ciclo de vida de un plan de mantenimiento:

1. Diseño del plan de mantenimiento.
2. Implantación y puesta en marcha.
3. Seguimiento de resultados obtenidos y recolección de datos.
4. Análisis de datos obtenidos.
5. Implementación de medidas correctivas y rediseñar o modificar el plan.

Diseño del plan de mantenimiento:

Es fundamental la información, si no se tiene un plan de mantenimiento previo, se recopila información de:

• Fabricantes de los equipos.
• Información de mantenimiento o plan de mantenimiento genérico.

Plan de mantenimiento genérico:

Realizar un plan de mantenimiento básico que tenga en cuenta operaciones rutinarias de elementos más importantes montados en diferentes equipos implementados en la empresa. Para elaborar este plan partir de:

1. Listado de equipos a mantener en función de posibles pérdidas por no disponibilidad.
2. Clasificar elementos contenidos en equipos a mantener que se sepa que necesitan mantenimiento periódico como: motores, bombas hidráulicas y neumáticas, unidades de mantenimiento, actuadores neumáticos...
3. Listar las tareas necesarias para el mantenimiento de equipos clasificados.

Implementar el plan genérico si no se dispone de información previa o si se dan ciertas condiciones:

• Los equipos son genéricos.
• La cantidad de equipos es moderada.
• El uso de los equipos es normal y no existen condiciones especiales (altas producciones, condiciones de uso agresivas...).
• Necesidad de implementar un plan de mantenimiento en un corto periodo de tiempo.

Fases del proceso de elaboración del plan genérico:

• Listado de equipos.
• Definición de tareas genéricas por tipo de equipo.
• Análisis y selección de medidas relevantes por equipo.
• Contrastar con información del fabricante.
• Requerimientos legales.

Plan de mantenimiento específico:

Estudio previo de información:

• Información del fabricante.
• Entorno productivo.
• Experiencia del personal de mantenimiento.
• Resultados del plan vigente y anteriores.
• Requerimientos legales.

Al diseñar el plan de mantenimiento, revisar las normativas que sean de obligado cumplimiento.

Plan de mantenimiento específico:

Para analizar la información de los fabricantes de equipos, tener en cuenta inconvenientes como:

• Prioridad del fabricante en el diseño del producto, no en el mantenimiento, eso es un aspecto secundario.
• No tiene en cuenta factores propios del entorno productivo: materiales usados en la producción, intensidad de uso, factores ambientales como temperatura o humedad...
• Uso del equipo diferente al previsto por el fabricante.
• Valores muy conservadores en la vida útil de algunos componentes (evitar reclamaciones por fallos, aunque el fallo sea por uso abusivo/incrementar la venta de recambios).
• Información incompleta o no tan fiable que obliga a contratar al fabricante parte del mantenimiento.
• Operaciones innecesarias o con mayor frecuencia de lo normal que el fabricante realiza y que de no realizarse invalidan la garantía.

Fases de la elaboración del plan de mantenimiento (consensuar medidas con el departamento de producción)

• Ámbito y codificación de equipos:
  • Codificación: asignar un código alfanumérico único para cada equipo que defina ciertas características del equipo, se usa como alias para identificar equipos en diferentes catálogos y en layouts de la empresa. Este código da información como: ubicación (lugar donde está instalado el equipo), categoría (tipología del equipo que puede incluir su uso dentro del sistema productivo) o equipo (determinado por marca, modelo y cualquier otra información que defina el equipo identificado).
• Jerarquización de funciones:
  • También llamado análisis funcional, consistente en analizar los trabajos principales y secundarios donde intervengan cada uno de los equipos, así se busca realizar una jerarquía de funciones, se puede establecer un orden de prioridad de tareas de mantenimiento a realizar, las tareas de mantenimiento a realizar serán tan importantes como las funciones que se dejen de llevar a cabo en caso de que aparezca el fallo.
• Análisis de fallos y causas:
  • Análisis complementario al análisis de funciones y su jerarquización, una vez identificadas las funciones de los equipos se estudia de dónde provienen los posibles fallos, a la hora de jerarquizar los posibles fallos, estos se clasifican en:
    • Fallos funcionales: fallos que impiden totalmente que se cumpla la función prevista (más importantes a evitar).
    • Fallos técnicos: fallos que no impiden que se cumpla la función prevista totalmente, pero no funciona con normalidad o lo hace por debajo de los valores previstos.
  • Los fallos se dan por múltiples motivos que se les suele denominar modos de fallo, se debe llevar un historial de averías donde aparezcan todos los fallos y los modos de fallo más comunes. Ejemplo:
    • Fallo: Un motor eléctrico no gira.
    • Modos de fallo: (No hay tensión eléctrica/ Bobinado quemado/ Cables rotos o dañados/ Rodamientos rotos o bloqueados).
  • Ejemplo: En una cinta transportadora, el fallo de un rodamiento dificulta el funcionamiento, pero no lo imposibilita (fallo técnico). Un fallo en el motor para la cinta directamente (fallo funcional).
• Análisis de criticidad:
  • Una vez identificados los fallos y sus modos se debe realizar una jerarquización en función de la criticidad de las consecuencias asociadas a la aparición de cada fallo. Para llevar a cabo estos análisis se recurre a herramientas ya conocidas como el AMFE o el análisis causa-efecto.
• Medidas preventivas:
  • Una vez estudiados los fallos de cada máquina, consecuencias y las posibles acciones a desarrollar para evitarlos en la documentación de los fabricantes, se definen las medidas preventivas necesarias para evitarlos, para eso se necesita:
    • Establecer el tipo de intervención asociado: predictivo o preventivo.
    • Establecer la periodicidad con la que se hará cada medida a implementar.
    • Establecer herramientas y demás equipos necesarios para realizar las tareas.
    • Establecer las necesidades de formación del personal.
• Agrupación de medidas preventivas. Gamas de mantenimiento:
  • Se estudia la naturaleza de las medidas preventivas a realizar para agruparlas en las gamas de mantenimiento agrupadas según:
    • El perfil profesional (eléctrico, mecánico, electrónico...).
    • La periodicidad (Diarias/ Semanales y mensuales/ Anuales/ Overhaul: operaciones de gran importancia que deben ser programadas en periodos fuera de producción que pueden requerir de personal externo de apoyo).
• Puesta en marcha:
  • Una vez realizado y revisado el plan de mantenimiento se pone en marcha. Si algunas tareas implican herramientas o utillaje específico, tener control de que se dispone de ello antes de activar el plan. Asignar responsables para cada gama, fundamental para su seguimiento y control.

Gestión del plan de mantenimiento

Cuando el plan de mantenimiento se ha puesto en marcha, se debe gestionar su desempeño para evaluar el impacto en la productividad de la empresa y mantener en condiciones óptimas los recursos necesarios:

• Formación periódica de operarios.
• Gestión de repuestos necesarios.
• Compra y mantenimiento de herramientas necesarias.
• Actualización del plan según se incorporen nuevos equipos al sistema productivo y mantenimiento de toda la documentación de dichos equipos.
• Modificación de procedimientos del departamento de mantenimiento.
• Actualización de históricos de intervenciones realizadas y demás documentación asociada al mantenimiento.

Gestión de los recursos:

Al planear las intervenciones planificadas a realizar, es fundamental conocer los recursos humanos, materiales y de espacio para poder efectuar un plan realista, se debe conocer:

• Mano de obra disponible (conocimiento y experiencia).
• Herramientas y utillajes específicos.
• Repuestos.
• Espacios con equipamiento necesario para efectuar intervenciones.
• Necesidades de fabricación previstas para no interferir.
• Estudio de la posibilidad de ampliar la plantilla o recurrir a la subcontratación.

Memoria técnica del plan de mantenimiento

Para recopilar y organizar toda la documentación generada en las fases destinadas a diseñar el plan de mantenimiento se agrupan en memorias técnicas que incluyen apartados equivalentes a cualquier proyecto técnico:

• Listado y descripción de problemas a solucionar.
• Soluciones propuestas y soluciones alternativas descartadas.
• Pliego de condiciones.
• Planos (esquemas de montaje y desmontaje, planos de repuestos...).
• Presupuestos (compra de repuestos, mantenimiento de herramientas, compra de material específico, subcontratas...).

Estructura de la memoria técnica del plan de mantenimiento:

• Introducción: objetivos del plan, alcance, visión de la situación de la empresa, hace referencia a los objetivos de la empresa recogidos en el manual de calidad para contextualizar el plan.
• Listado de equipos y elementos a mantener: recopilación de la información obtenida durante la fase de diseño del plan.
• Análisis de equipos: recopilación de datos obtenidos.
• Layout: plano de fábrica donde se ubican los equipos, documento fundamental para ver la disponibilidad de espacio para realizar intervenciones de mantenimiento.
• Gamas de mantenimiento: listado de medidas programadas agrupadas, incluyendo el tipo de medida preventiva o predictiva y descripciones de estas (equipos a los que afecta, repuestos involucrados, herramientas necesarias, necesidades especiales...).
• Procedimientos para la realización de mantenimientos: documentos asociados al manual de calidad de la empresa donde se indican los trabajos a realizar por el departamento de mantenimiento.
• Hojas de toma de datos: Checklist, hojas de procesos...
• Conclusiones: Apartado dedicado al análisis de datos obtenidos y toma de decisiones.

Documentación complementaria:

La memoria técnica puede complementarse con otros documentos como:

• Catálogo de recambios.
• Especificaciones técnicas de productos a fabricar para comprobar el desempeño de equipos y de elementos a cambiar y mantener.
• Procedimientos de montaje y mantenimiento.
• Documentación técnica de referencia como el Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión.
• Normas de uso: documentos que especifican cómo usar los equipos.
• En caso de tareas asociadas al mantenimiento predictivo: fundamental manuales de equipos usados para monitorizar equipos.

T10 Concepto del presupuesto

Presupuesto: herramienta financiera que permite estimar de manera anticipada la relación de gastos/ingresos, se realiza con un horizonte de 1 año. Dentro de una empresa existe un presupuesto general de la empresa (principal herramienta usada para determinar la viabilidad de la empresa en el tiempo) y dentro del presupuesto general, hay que establecer partidas presupuestarias destinadas a la financiación de diferentes actividades que desarrollarán cada departamento. Hay diferentes tipos de presupuestos: unos destinados a captar dinero del entorno en el que se mueve la empresa, y otros a evaluar el gasto de las diferentes actividades a realizar por la empresa. Un presupuesto de mantenimiento puede estar destinado a la venta de servicios de mantenimiento (que lo haría pertenecer al grupo de presupuestos emitidos al exterior para captar dinero), los presupuestos manejados por el departamento de mantenimiento son internos y son para sufragar los gastos del departamento.

Presupuesto de mantenimiento

La realización del presupuesto de mantenimiento es más sencilla que otros tipos de presupuestos para los clientes, pero es fundamental ser rigurosos en el cálculo para ajustar los gastos para que se tengan fondos para desarrollar las actividades sin incurrir en gastos innecesarios que lastren los presupuestos generales de la empresa. Estos presupuestos salen de la partida presupuestaria que la dirección de la empresa destina al departamento de producción y están destinados a costear varios tipos de operaciones:

• Compra de herramientas y consumibles derivados de las necesidades del día a día. Requieren inversiones pequeñas y moderadas, pero realizados de manera frecuente durante el año.
• Compra de nuevos equipos, realización de obras importantes o aprovisionamientos de grandes cantidades de repuestos, son grandes inversiones realizadas de manera puntual.

Cálculo del presupuesto de mantenimiento

1º Paso: El elemento base del presupuesto es la unidad de obra: es el conjunto de recursos mínimos que se puede cuantificar, estas se organizan en categorías o capítulos:

• Consumibles.
• Herramientas, equipos y material específico.
• Subcontrataciones.
• Transportes, dietas, desplazamientos...
• Reserva de dinero para afrontar gastos imprevistos (sustitución de equipos dañados o compra de materiales necesarios no previstos).

2º Paso: Mediciones de cada unidad de obra, establecer unidades de compra y unidades de gasto. Ejemplo: La gestión del consumo de cable eléctrico se hará teniendo en cuenta que la compra se realizará por bobinas de una longitud determinada, pero su consumo se medirá en metros.

3º Paso: Poner precios unitarios a cada unidad de obra, tener una referencia para poner los precios, una pequeña desviación puede provocar una gran distorsión en el cálculo final del presupuesto, tener en cuenta descuentos por la compra de grandes cantidades, impuestos a repercutir o gastos añadidos como transportes.

Realización del cálculo

Para hacer el cálculo es mejor usar programas como GMAO o ERP o MRP o hojas de cálculo. Las partes mínimas que debe contener cualquier presupuesto son:

• Cabecera: Descripción del presupuesto que incluye datos de la empresa, departamento...
• Cuerpo: Parte destinada al desglose de cada partida presupuestaria en sus unidades de obra, precios unitarios y mediciones.
• Totales: Suma de cada una de las partidas presupuestarias y del total del propio presupuesto.
• Pies: Apartado donde se incluyen aclaraciones o indicaciones que no tengan cabida en el resto de los apartados.

Cálculo del presupuesto anual

El presupuesto anual del departamento de mantenimiento es la suma de estas partidas presupuestarias:

• Mano de obra: coste derivado de los operarios que componen el departamento, puede incluir conceptos variables, la suma total será la suma del salario anual bruto de todos los integrantes del departamento, horas extras o incentivos, gastos varios como desplazamientos, dietas... y gastos de formación.
• Materiales y recambios: Suma de recursos materiales necesarios para el funcionamiento del departamento:
  • Parte fija correspondiente a intervenciones programadas y a consumos habituales.
  • Parte variable difícil de estimar (consecuencias de averías fortuitas y otras incidencias no previstas como roturas de herramientas y demás equipos técnicos).
• Herramientas y demás medios técnicos: Partida presupuestaria destinada a la compra y reposición de todo elemento de uso necesario para el desarrollo de las actividades del departamento.
• Asistencias externas o subcontrataciones: Presupuesto destinado a la subcontratación de ciertas intervenciones que excedan los conocimientos de los operarios del departamento, se incluye el coste de realización de revisiones específicas o que deben ser realizadas por personal autorizado como extintores, sistemas presurizados...