Gestión de Operaciones: Estrategias Esenciales para la Eficiencia Empresarial

Decisiones Estratégicas Fundamentales en la Dirección de Operaciones

La Dirección de Operaciones implica una serie de decisiones estratégicas que impactan directamente en la eficiencia, los costes y la calidad de los productos y servicios. A continuación, se detallan diez de estas decisiones clave:

1. Diseño de Bienes y Servicios: Determina en gran medida el proceso de transformación. Las decisiones sobre costes, calidad y recursos humanos están condicionadas por las decisiones de diseño. Los diseños normalmente establecen los límites más bajos de coste y los límites más altos de calidad.
2. Gestión de Calidad: Deben determinarse las expectativas de calidad del cliente y establecer políticas y procedimientos para identificar y lograr esa calidad.
3. Diseño del Proceso y la Capacidad: Las decisiones sobre el proceso para la producción o entrega de los productos y servicios comprometen a la dirección con una determinada tecnología, calidad, costes, recursos humanos y mantenimiento. Además, dan lugar a una capacidad específica.
4. Elección de la Localización: Puede ser determinante para el éxito final de la empresa.
5. Diseño del Layout (Disposición de la Planta): Los flujos de materiales, las necesidades de capacidad, los niveles de personal, las decisiones de tecnología y las necesidades de inventario influyen sobre la disposición física de la planta.
6. Recursos Humanos y Diseño del Trabajo: Debe decidirse la calidad de vida laboral proporcionada, las capacidades y habilidades requeridas, y su coste.
7. Gestión de la Cadena de Suministro: Implica decidir qué se debe fabricar y qué se debe comprar. Es crucial considerar la calidad, la rapidez en las entregas y la innovación, todo a un precio satisfactorio. Para un proceso de compras eficaz, es necesaria la confianza mutua entre compradores y proveedores.
8. Inventario: Las decisiones sobre inventarios pueden optimizarse considerando la satisfacción de los clientes, los proveedores, los programas de producción y la planificación de los recursos humanos.
9. Programación: Deben elaborarse programas de producción viables y eficientes. Es necesario determinar y controlar las demandas en recursos humanos e instalaciones.
10. Mantenimiento: Implica decisiones sobre los niveles deseados de fiabilidad, y deben establecerse sistemas que lo hagan posible.

Conceptos Clave en la Gestión de Mercados: TAM, SAM, SOM

Para una planificación estratégica efectiva, es fundamental comprender el tamaño y el alcance de los mercados:

• TAM (Total Addressable Market): Es el mercado total que tiene como objetivo estimar el volumen de ingresos anuales que representa nuestra oportunidad de negocio. Ejemplo: La población femenina española.
• SAM (Serviceable Available Market): Volumen de mercado al que podemos llegar con nuestro modelo de negocio. Ejemplo: La población femenina española de entre 40 y 80 años.
• SOM (Serviceable Obtainable Market): Es el mercado que podemos conseguir a corto plazo y con los recursos que tenemos en ese momento. Ejemplo: El 1,5% del mercado en un año.

Niveles de Operaciones: Estratégicas y Tácticas

Las operaciones se clasifican según su horizonte temporal y su impacto en la organización:

Operaciones Estratégicas: Decisiones a Largo Plazo

Son decisiones estructurales que afectan profundamente al diseño del sistema productivo y están directamente relacionadas con la propuesta de valor de la empresa. Incluyen:

• Diseño del producto/servicio.
• Definición de procesos.
• Capacidad del sistema.
• Estrategia de instalaciones.
• Diseño de la cadena de suministro.
• Insourcing vs. Outsourcing.

Operaciones Tácticas: Decisiones del Día a Día a Corto Plazo

Se centran en implementar las estrategias de manera eficiente y eficaz, resolviendo problemas operativos concretos para alcanzar los objetivos establecidos. Incluyen:

• Planificación de la producción agregada.
• Planificación de necesidades de materiales.
• Gestión de la cadena de suministro.
• Adquisiciones/compras.
• Logística.
• Gestión y atención al cliente.
• Mantenimiento del equipo.

La Demanda en el Área de Producción

Importancia de Conocer la Demanda

Sí, conocer la demanda es crucial para el área de producción porque ayuda a determinar cuánto producir, evitando quedarse sin productos o producir en exceso. Esto permite ahorrar costes y satisfacer la demanda del cliente a tiempo.

Factores que Influyen en la Estimación de la Demanda

• Demanda del mercado.
• Economía y política.
• Competencia.
• Capacidad de producción.
• Inventarios y recursos disponibles.
• Características del producto/servicio.
• Precio de venta.
• Comportamiento de los consumidores.
• Posicionamiento de la empresa.

Impacto de la Estacionalidad en la Producción

La demanda cambia en ciertas épocas del año (como Navidad o verano), por lo que la producción debe adaptarse, fabricando más o menos productos y planificando mejor para evitar problemas.

Homologación de Proveedores

Proceso y Criterios Clave

La homologación de proveedores es un proceso clave por el cual una empresa evalúa y selecciona a los proveedores que cumplen con ciertos criterios mínimos para establecer una relación comercial sostenible y confiable. Los criterios a considerar incluyen:

• Financiera: Sostenibilidad y estabilidad económica.
• Contable: Revisión de informes fiscales y contables.
• Capacidad Operativa: Infraestructura, tecnología y personal.
• Seguridad: Seguridad en el trabajo, producto y servicios.
• Calidad: Estándares de calidad.
• Cliente: Historial de clientes.
• Responsabilidad Social: Condiciones de trabajo, aspectos éticos.
• Continuidad del Negocio: Habilidad para producir sin interrupciones.
• Medio Ambiente: Responsabilidad ambiental.
• Gestión Comercial: Relaciones con los clientes, tiempos de respuesta, tiempo de espera, atención, cumplimiento de acuerdos.

Evolución de la Relación Proveedor-Cliente

Visión Tradicional vs. Visión Actual

La relación entre proveedor y cliente ha evolucionado significativamente:

Gestión de Inventarios: Stock de Seguridad

Definición y Propósito

El stock de seguridad se refiere a mantener un cierto nivel de inventario adicional más allá de lo que se espera vender o utilizar en un periodo de tiempo determinado. Este stock se mantiene como una precaución contra posibles variaciones en la demanda del producto o en los tiempos de entrega de los proveedores. La idea detrás de este stock es proteger la operación de la empresa contra situaciones imprevistas. Tener este margen adicional ayuda a evitar interrupciones en la producción y asegura que la empresa pueda satisfacer las necesidades de sus clientes de manera oportuna y eficiente.

Cálculo del Stock de Seguridad

Se calcula multiplicando el consumo en un periodo de tiempo por el retraso estimado en la entrega.

Razones para NO Tener Inventario

• Necesita inversión de capital.
• Necesita administración y control.
• Demanda espacio de almacenamiento.
• Puede dañarse.
• Se deprecia.
• Puede ser robado, perderse o volverse obsoleto.

Razones para SÍ Tener Inventario

• Permite economías de escala.
• Permite afrontar cambios en la demanda.
• Permite aprovechar aumentos en los precios.
• Permite la especulación en el coste.
• Reduce la incertidumbre en los tiempos de entrega.

Proceso de Preparación de Producción para un Nuevo Producto en un Nuevo Mercado

El lanzamiento de un nuevo producto requiere una planificación meticulosa:

1. Concebir y diseñar el nuevo producto.
2. Concretar características técnicas y de calidad (especificar materiales, materias primas y proveedores).
3. Estimar la demanda del mercado.
4. Estimar el margen (precio - coste).
5. Comprar la maquinaria necesaria o adaptar la existente.
6. Elegir los perfiles humanos necesarios para el proceso.
7. Fabricar en base a la estimación de la demanda.
8. Planificar tiempos de llegada de materias primas, fabricación, transporte y distribución hasta el punto de venta.

Estrategias de Fabricación: Estandarizada vs. Personalizada

Diferencias Fundamentales

En la fabricación estandarizada, se producen artículos idénticos en grandes cantidades, mientras que en la personalizada, se crean productos únicos adaptados a las especificaciones del cliente.

Fabricación Estandarizada: Ventajas e Inconvenientes

Ventajas:

• Menores costes de producción.
• Producción más rápida y eficiente.

Inconvenientes:

• Menor flexibilidad.
• No se adapta a necesidades específicas del cliente.

Fabricación Personalizada: Ventajas e Inconvenientes

Ventajas:

• Satisface exactamente lo que se demanda.
• Mayor valor percibido por el cliente.

Inconvenientes:

• Más costosa.
• Requiere más tiempo y coordinación.

La Cadena de Suministro: Conceptos y Objetivos

Definición y Alcance

La cadena de suministro es la coordinación y gestión eficiente de los flujos de información y de materiales/productos a lo largo de todas las etapas del proceso de producción, desde el proveedor hasta el cliente final. Incluye las actividades de recepción de materias primas, fabricación, almacenaje, transporte y distribución hasta el punto de venta. Su objetivo es asegurar que los productos lleguen al cliente en el momento, lugar y forma adecuados, mientras se optimizan los recursos y se maximiza el valor.

Eslabones de la Cadena de Suministro

• Proveedores.
• Fabricantes.
• Almacenistas.
• Distribuidores o transportistas.
• Clientes finales.

Visión Integrada de la Cadena de Suministro

La integración de la cadena de suministro entre clientes y proveedores representa una visión diferente: no se trata de una competencia individual entre empresas, sino de que estas trabajen de forma conjunta. La eficiencia interna de cada una debe ser una etapa ya conseguida, y la tarea a realizar es la integración y creación de redes para competir en el mercado con mayores fortalezas. Las compañías deben elegir a sus socios estratégicos para llevar adelante esas prácticas sin perder de vista su compromiso de ser mejores, más rápidos y estar más cerca del consumidor. Es clave conocer qué es lo que demanda el consumidor y bajo qué condiciones realiza su consumo para que la red trabaje de forma alineada.

Se trata de una cadena porque:

1. Desde un extremo, la demanda tira.
2. En otro, la producción resiste.
3. Cuanto más tenso, más eficiente es el sistema.

Objetivos de la Cadena de Suministro

• Entregar el producto adecuado.
• En la cantidad precisa.
• En el momento exacto.
• Al mínimo coste.
• Reducir costes internos innecesarios.
• Acortar plazos de entrega.
• Mejorar la calidad y el valor percibido por el cliente.
• Incorporar servicios adicionales de escaso coste y con aportación de valor (como la información).

Metas de la Cadena de Suministro

• Flexibilidad.
• Fiabilidad en la entrega.
• Reducción del tiempo de espera/entrega.
• Optimización del nivel de inventario.

Elementos de Integración de la Cadena de Suministro

1. Integración de la Información

Implica compartir información y conocimientos entre los miembros de la cadena de suministro, incluyendo:

• Información sobre la demanda.
• Estado del inventario.
• Plan de capacidad.
• Programa de producción y pronóstico de producción.
• Uso de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).

2. Coordinación

Se refiere a la coordinación de actividades y la optimización de recursos en la cadena de suministro, como:

• Reabastecimiento de materiales (MRP I y VMI).
• Balance de actividades y procesos.
• Compartir recursos de manera que los miembros de la cadena de suministro se beneficien (ej. compartir almacenes).

Inventario Administrado por el Vendedor (VMI)

El VMI es una familia de modelos de negocio en los cuales el minorista de un producto suministra información sobre ventas e inventarios al proveedor. El proveedor suele asumir la responsabilidad sobre la administración de los inventarios y la toma de decisiones sobre los tamaños de pedidos y las fechas de despacho. La información entre ambos agentes fluye a través de un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) u otra red electrónica, que está actualizada permanentemente (ej. Walmart, Depop). El proveedor se beneficia por un mayor conocimiento de la demanda y un contacto más directo con sus clientes, mientras que el distribuidor minorista reduce el riesgo y los costes de mantener el inventario.

3. Enlace Organizacional

Los miembros de la cadena de suministro deben definir y mantener canales de comunicación efectivos, tales como:

• EDI (Electronic Data Interchange).
• Internet.
• Personal de logística.
• Reportes.

Además, es crucial establecer medidas de desempeño de la cadena de suministro, incluyendo su definición, integración, monitorización y control, así como el balance del riesgo.

Complejidad de la Integración

La integración de las empresas en la cadena de suministro es compleja porque cada una tiene sus propios sistemas, procesos y objetivos. Es difícil coordinar si no comparten información ni trabajan de forma organizada. Para facilitar la integración, se utilizan sistemas comunes de información como ERP o EDI, se comparten datos sobre inventarios y producción, y se coordinan actividades como los pedidos o el transporte. También se busca una buena coordinación entre todas las partes. Se habla de una relación de partnership porque no se trata solo de comprar y vender, sino de colaborar como socios. Al trabajar juntos con confianza, se puede mejorar el servicio al cliente, reducir costes y adaptarse mejor a los cambios del mercado.

Estrategias de Planificación de la Producción

Existen diversas estrategias para planificar la producción, adaptándose a las necesidades del mercado y del cliente:

1. Fabricación contra Diseño (Design to Order): El producto empieza a diseñarse cuando hay un pedido (no hay stocks). Implica crear productos personalizados desde cero, basándose en las especificaciones exactas del cliente.
2. Fabricación contra Pedido (Make to Order): El producto ya está diseñado, pero se empieza a fabricar cuando hay un pedido específico del cliente (no hay stocks de productos terminados).
3. Ensamblaje contra Pedido (Assembly to Order): El producto empieza a fabricarse hasta una fase intermedia y se almacena (no se monta si no hay un pedido). Se suele usar cuando las primeras fases son más costosas o complejas que las últimas.
4. Fabricación contra Stock (Make to Stock): Los productos se fabrican y almacenan en función de la demanda futura.
5. Fabricación a Medida: Fabricar un único producto de manera exclusiva, que se adapte plenamente a las necesidades específicas de un cliente. Esto implica tener un sistema único para cada proyecto. Suelen ser productos o servicios complejos y requieren una alta coordinación entre áreas y personal cualificado.

Costes en el Almacén: Reales y Conceptuales

Costes Conceptuales

Son aquellos costes que no suponen un desembolso económico directo para la empresa, pero sí representan un valor. Hay dos tipos:

• Costes de tener stock: Ese stock supone dinero que no se está invirtiendo, y existe el riesgo de que el producto se estropee mientras está almacenado o pase a ser obsoleto.
• Costes de no tener stock: Pérdida de ventas por no tener producto disponible.

Costes Reales

Suponen un desembolso de dinero, como la inversión de capital para construir almacenes, adquirir equipos y maquinaria de manipulación, y contratar personal para el almacén.

La Cadena de Valor de Porter

La Cadena de Valor de Porter consiste en la disgregación de la empresa en actividades básicas para poder realizar la venta de un bien o servicio. Cada actividad incorpora una parte de valor al producto final y representa una parte del coste de ese bien/servicio. Ayuda a detectar qué genera valor y qué no. Es una red de valor que incluye clientes y proveedores. Nunca se debe dar por hecho que todo aporta valor.

Principios Básicos para Procesos y Operaciones Eficientes

1. Estandarizar procesos.
2. Usar recursos de forma eficiente, equilibrar los procesos (visión del proceso de principio a fin), asegurando que sean efectivos y funcionen bien.
3. Luchar por las variaciones y mejoras en las operaciones.
4. Simplificar procesos y operaciones.
5. Mejorar de forma continua los procesos y operaciones.

Aportación de las Operaciones a la Empresa

Las operaciones determinan:

• El coste, la calidad y el momento de la propuesta que se ofrece al cliente.
• La experiencia que el cliente tiene con la empresa.
• Cómo se reacciona ante las necesidades o problemas del cliente.

Desafíos en la Gestión de Operaciones

• Tecnología: Aunque ayuda a las operaciones, la automatización no asegura la calidad por sí misma.
• Extinción de Incendios: Lo inesperado puede ocurrir, pero no debe ser la norma. Las prisas causan errores e ineficiencia.
• Complacencia: No considerar las cosas lo suficientemente buenas.
• Métricas: Cuando algo no se mide, no se conoce, y cuando no se conoce, no se puede mejorar. Usar métricas erróneas puede dar un falso control.
• Perspectiva: El Director de Operaciones debe tener una visión global de las operaciones, mientras que la gente en primera línea debe conocer el detalle.

Gestión y Plan Estratégico de Operaciones

En el área de operaciones, la gestión y el plan estratégico abarcan:

• Gestión de compras (materia prima, maquinaria, etc.) y proveedores. Este es el primer paso para la planificación.
• Gestión de la cadena de suministro (supply chain management).
• Control de la calidad del producto y del proceso (no la máxima calidad, sino la que es fiel a la estrategia de la compañía y la que el cliente desea).
• Almacenaje y gestión de stocks.
• Control de los costes de producción (el Director de Operaciones debe ser un "obseso" del control de costes, ya que son muy importantes en el precio, y el precio es fundamental en la empresa. El coste de producción debe ser el más bajo posible).
• Gestión del sistema de producción.
• Desarrollo de nuevos productos en mercados nuevos.
• Distribución y logística (logística NO es lo mismo que operaciones, pero es parte de ella).

Definición de Operaciones

Operaciones es el conjunto de pasos repetitivos y organizados que se realizan para producir y entregar el producto o servicio que define el objetivo social de la empresa. Las operaciones son continuas y sin parar. Las buenas operaciones son continuamente eficaces, eficientes y efectivas.