Gestión de Presupuestos y Pedidos en la Actividad Comercial
El Presupuesto
El presupuesto es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada a un posible comprador. Si la oferta es aceptada por el comprador, el presupuesto se convierte en el origen de un contrato.
Presupuestos de obras y servicios
Se trata de un documento creado por el oferente del servicio en el que se hace constar la descripción detallada de la operación y de sus condiciones específicas.
Consideraciones clave:
- El prestador entregará el presupuesto antes de la realización de la obra.
- Gastos de desplazamiento: solo pueden cobrarse una vez.
- Averías o defectos ocultos: serán puestos en conocimiento del cliente con la indicación del incremento del coste.
El Pedido
El pedido es la solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para que le suministre unas determinadas mercancías o le preste un servicio. El pedido obliga al comprador de forma unilateral, pero no crea obligaciones para el vendedor hasta que este lo acepta. El pedido tiene carácter contractual.
Clases de pedidos
- En firme: se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación.
- Condicional: surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor y la validez depende de la aceptación de dichas condiciones por parte del vendedor.
Organización de los archivos de pedidos
En el departamento comercial o el área de compras se dispondrá de un archivo para guardar los pedidos de los clientes y otro para guardar los pedidos que se hayan realizado a los proveedores. Junto con cada pedido se archivan todos los documentos relacionados con él (presupuestos, correos electrónicos, etc.) para tener concentrada toda la información en un solo expediente.
Incidencias en los pedidos
En las relaciones comerciales se pueden presentar situaciones que pueden dar lugar a denegaciones, modificaciones o anulaciones de los pedidos que se hayan llevado a cabo.
Denegaciones
Estas pueden ocurrir por diversas circunstancias:
- Carecer de existencias que resulte imposible conseguir para la fecha indicada.
- No poder cumplir las condiciones solicitadas por el comprador.
- Disponer de informes poco favorables sobre el comprador (tales como morosidad, incumplimiento de condiciones, etc.).