Gestión y Protección de Archivos: Fundamentos y Seguridad
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Un archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Funciones del Archivo
- Almacenar la información recibida.
- Conservar la información correctamente.
- Recuperar rápidamente y en el momento que se necesita.
Finalidades del Archivo
- Ser el núcleo de la información y documentación de la organización, de modo que se pueda desarrollar el trabajo de la manera más eficaz posible.
- Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
- Ser una herramienta que facilite la perfecta conservación de los documentos.
Equipamientos de Archivo
Los equipamientos de archivo son todos los dispositivos físicos (ordenadores, armarios, etc.) que permiten tener almacenada y ordenada la información. La elección de los equipamientos de archivo es importante y debe responder a aspectos como: el espacio del que se dispone, la frecuencia de uso de los documentos, el volumen de material archivado, la forma de uso o la forma en que aumenta su volumen.
Tipos de Archivo
- Archivo convencional o manual: archivadores, carpetas, armarios, etc.
- Archivo informático: equipos informáticos y sistemas operativos y de gestión de la información.
Medidas de Seguridad
Dos tipos de medidas de seguridad:
- Medidas organizativas: determinarán los procedimientos, reglas y niveles de seguridad que se deben seguir dentro de la empresa con los datos de terceras personas.
- Medidas técnicas: están destinadas a evitar la modificación, pérdida o robo de los datos existentes. Se dirigen a los propios sistemas y mecanismos de archivo de datos.
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las Administraciones Públicas.
Objetivo de la AEPD
Su objetivo es velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos.
Registro General de Protección de Datos
El Registro General de Protección de Datos es el órgano de la Agencia Española de Protección de Datos al que corresponde velar por la publicidad de la existencia de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y cancelación de datos regulados en los art. 14 a 17 de la LOPD.
Firma Digital
La firma digital es un sistema que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico.
Firma Electrónica
La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante, con el mismo valor que la firma manuscrita.
Diferencia entre Firma Digital y Firma Electrónica
La principal diferencia entre la firma digital y la firma electrónica radica en el respaldo legal que tiene esta segunda, ya que cuenta con un certificado electrónico emitido por una autoridad de certificación autorizada que le da la misma validez que la firma manuscrita.
Certificado Electrónico
Un certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por una Autoridad de Certificación, que vincula la identidad de cada usuario con la firma electrónica.