Gestión de Protocolo y Atención VIP: Técnicas Esenciales para Eventos Institucionales
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Técnicas Generales de Actuación y Atención de Invitados
La correcta ejecución de un acto institucional requiere el dominio de técnicas específicas de actuación y atención. Los objetivos principales son:
- Conocer las técnicas de actuación y el protocolo de presidencia, autoridades y personalidades.
- Garantizar la mejor atención y asistencia a todos los invitados.
Protocolo para la Presidencia de los Actos
La ubicación de la presidencia es fundamental y sigue reglas estrictas de precedencia:
- Derecha: Se reserva para la personalidad más relevante.
- Izquierda: Se utiliza para la precedencia de autoridades.
Regla de Ubicación (Impar y Par)
La disposición de los asientos se rige por el número de miembros en la presidencia:
- Número Impar (Ej. 3): El orden es 2, 1, 3 (siendo 1 el más relevante, siempre a la derecha del centro).
- Número Par (Ej. 2): El orden es 1, 2 (siendo 1 el más relevante, siempre a la derecha).
Nota: Siempre se debe consultar la disposición protocolaria oficial (orden de precedencia) antes de la ubicación.
Protocolo de Accesos
El flujo de entrada y salida debe reflejar el rango protocolario de los participantes.
- Llegada: Se realiza de menor a mayor relevancia.
- Despedida: La personalidad más relevante es la primera en abandonar el recinto.
Protocolo para Espacios y Asientos
La asignación de espacios debe diferenciar entre zonas de estricto protocolo y zonas semiprotocolarias.
- Puestos Protocolarios: Son rigurosos y se refieren a los asientos de la presidencia.
- Espacios Semiprotocolarios: Se asignan espacios acotados en sectores específicos para invitados de menor rango.
La presidencia debe estar siempre protocolizada y claramente definida.
Protocolo de Banderas
La colocación de banderas sigue un orden estricto de precedencia y distinción.
- Las banderas públicas (representación de instituciones no oficiales) deben estar separadas de las banderas oficiales.
- La precedencia establece que las banderas de estados son más relevantes que las banderas regionales.
Orden de Precedencia de Banderas Oficiales (España)
- Bandera de España.
- Bandera de la Comunidad Autónoma.
- Bandera del Municipio.
- Bandera Europea.
Protocolo de Llegada de Invitados
La recepción debe ser organizada y eficiente, respetando el rango.
- Recepción: Puede incluir la asistencia desde el coche oficial.
- Orden de Llegada: Se respeta estrictamente el orden de precedencia.
- Rangos de Recibida: Se establecen rangos específicos para quienes reciben a los invitados.
Las autoridades y personalidades de alto rango suelen hacer uso de la Sala VIP.
Protocolo de Atención a Invitados
La atención debe ser constante y regirse por la máxima cortesía.
- Se debe garantizar un tratamiento correcto y protocolario, junto a las normas y reglas de cortesía.
- Los invitados deben ser atendidos en todo momento.
- Es crucial asignar y ubicar correctamente los espacios.
- Se debe prestar especial atención a la Sala VIP y la asistencia directa a la presidencia.
Protocolo de Discursos y Parlamentos
Los discursos son los elementos centrales y la parte más seria, formal e institucional del acto.
- El orden de intervención se rige por el rango protocolario (orden de precedencia).
- El último en intervenir es el anfitrión de honor, marcando el final del discurso.
Asistencia durante los Discursos
El equipo de apoyo debe estar pendiente de:
- El atril y su correcta disposición.
- Atender a quien habla si lo requiere (ej. cambio de aguas, intercambio de papel del discurso, etc.).
Cóctel, Almuerzo o Vino de Honor
Aunque esta es la parte más informal del acto, el protocolo no debe relajarse.
- Es fundamental controlar la sala de catering.
- El personal de servicio no debe consumir alimentos ni bebidas durante el evento.
- Se debe establecer una distribución clara de funciones en el equipo de azafatas y personal de apoyo.
Despedida
La despedida debe ser tan organizada como la recepción.
- Todos los invitados son despedidos en el mismo lugar que la recepción.
- Se deben evitar colapsos mediante salidas escalonadas, respetando el orden de precedencia.
Procedimiento Post-Evento
Inmediatamente después del acto, se debe realizar una primera reunión de equipo para evaluar y documentar fallos y errores, con el fin de mejorar futuros eventos.