Gestión de Proyectos: Ágil, Tradicional y Mejores Prácticas

Gestión de Proyectos: Un Enfoque Integral

La gestión de proyectos implica la planificación, delegación, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, así como la motivación de los participantes para lograr los objetivos establecidos. Esto incluye metas de rendimiento para duración, costo, calidad, alcance, beneficios y riesgos. Los proyectos son el medio para introducir cambios comerciales, y dado que el trabajo del proyecto implica riesgo, se debe implementar un enfoque seguro, consecuente y de probada eficacia.

Justificación y Agilidad

Todo proyecto necesita un motivo justificable para iniciarlo, una justificación válida durante toda la vida del proyecto. Esta justificación debe documentarse y aprobarse (Business Case).

La agilidad es una técnica asociada al desarrollo de software que se basa en interacciones cortas para generar valor rápido al negocio.

Principios del Manifiesto Ágil:

• Individuos e Interacciones sobre Procesos y Herramientas
• Colaboración con el Usuario sobre Negociación Contractual

Las 4 Ps del Servicio

Productos, Personas, Procesos y Proveedores son los pilares fundamentales de un servicio.

Ciclo Deming (PDCA)

El ciclo de Deming es un proceso de mejora continua que consta de cuatro etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (Plan-Do-Check-Act).

ITIL y Gestión por Excepción

ITIL establece que el servicio debe ser gestionado mediante un Ciclo de Vida que considera la Estrategia del Servicio, la Mejora Continua, el Diseño, la Transición y la Operación.

La gestión por excepción en la gestión de proyectos contempla:

• Delegar autoridad de un nivel de gestión al siguiente en base a tolerancias para cada uno de los planes del proyecto.
• Implementar mecanismos de garantía para que cada nivel de gestión pueda tener confianza en que dichos controles son efectivos.
• Fijar controles de modo que si se prevé que se excederán esas tolerancias, se involucre de inmediato al nivel de gestión siguiente para que tomen una decisión sobre la manera de proceder.

Principios de Gestión de Servicios y Métodos Ágiles

Los principios clave de la gestión de servicios incluyen enfocarse en el valor y diseñar para la experiencia del usuario.

Los métodos ágiles conducidos por valor se caracterizan por:

• La funcionalidad es estimada, y los recursos y el tiempo son fijos.
• Aprender de la experiencia significa que un proyecto tiene tolerancias definidas para cada objetivo del proyecto a fin de establecer límites de autoridad delegada.
• Crear un sentido de urgencia sirve para lograr objetivos claros y relevantes, y un equipo que desee participar.

El Diagrama de Patrocinadores es una herramienta sobre Aspectos de Cambio Organizacional.

Metodología PRINCE2

PRINCE2 se basa en 7 principios:

1. Justificación comercial continua
2. Aprender de la experiencia
3. Roles y responsabilidades definidos
4. Gestión por fases
5. Enfoque en productos
6. Gestión por excepción
7. Adaptación al entorno

Las 7 temáticas de PRINCE2 son aspectos de la gestión del proyecto que se deben abordar continuamente:

1. Caso de Negocio
2. Organización y estructura del proyecto
3. Calidad en la ejecución
4. Administración de los Planes
5. Riesgo
6. Administración del Cambio
7. Administración del Progreso

Lean Management y Herramientas

La realidad de la implementación de estrategias digitales en Chile se limita a solo algunas divisiones de la empresa.

Los 8 desechos Lean son: sobreproducción, tiempo de espera, transporte, movimiento, inventario, defectos, talento y procesamiento.

Herramientas Lean: VSM, 5S, QDF, TPM, Kanban, SMED.

Mitos sobre Metodologías Ágiles

Mito: Todos los sprints de una iteración deben planificarse al mismo tiempo.

Realidad: No es necesario esperar el resultado de un sprint para planificar el otro. La agilidad se basa en avanzar de sprint a sprint, esperando feedback en cada uno.

Mito: Los equipos ágiles no pueden tener más integrantes.

Realidad: En un proyecto ágil los recursos son fijos, pero el equipo puede ajustarse según las necesidades del proyecto.