Grupos de trabajo y reuniones: conceptos y organización

Grupos de trabajo

Un grupo es un conjunto de personas que cumple las siguientes condiciones:

• tienen relaciones interdependientes entre sí.
• se perciben como grupo y distinguen a los miembros de los que no lo son.
• se les percibe desde fuera como grupo.
• tienen relaciones, como miembros del grupo, con otros grupos.
• tienen roles asignados dentro del grupo en función de diversos factores.

El significado originario del término era de nudo o círculo. Ambos conceptos sugieren ideas de unión, cohesión e integración.

En cuanto a su extensión y fundamentos, podemos distinguir dos tipos de grupos: primario (pareja, familia, amigos) y secundario (trabajo, club, asociación).

Equipo de trabajo: corresponde a grupos pequeños compuestos por personas que están en contacto directo, colaboran entre sí y se comprometen en una acción coordinada.

Ventajas del trabajo en equipo:

• facilita la tarea
• solución más rápida de problemas
• mejora de la calidad del trabajo
• menos deterioro físico y mental
• mayor tolerancia hacia los demás
• aumento de motivación y satisfacción
• se aprende más rápido
• fomenta la creatividad
• contribuye al conocimiento de la propia organización y aporta experiencias que pueden aplicarse a otros grupos

Tipos de grupos de trabajo:

• dimensión temporal (permanentes, temporales)
• nivel de formalidad (formales, informales)
• finalidad para la que se crean los grupos (producción, solución de problemas particulares de la propia organización, resolución de conflictos, cambio y desarrollo organizacional)
• nivel jerárquico (directivos de planificación, ejecutivos y mandos intermedios, grupos de empleados y trabajadores no directivos, operarios y subordinados)

Fases de formación de los grupos: etapa primera o inicial; etapa segunda o de conflicto; etapa tercera o de desarrollo; etapa cuarta o de trabajo.

Técnicas de dinámicas de grupo:

• dramatización o role-playing
• Phillips 66
• tormenta de ideas o brainstorming
• estudio de casos
• los sombreros de bono

Reuniones

Concepto de reunión:

• motivos (solucionar problemas entre personas o grupos, recabar o transmitir información, fomentar el contacto entre trabajadores, generar ideas sobre productos o servicios, desarrollar cursos de formación, tomar decisiones)
• características (conjunto de personas, tema común, proceso que requiere la realización de un conjunto de pasos, tiempo determinado, espacio adecuado)
• elementos (sujetos, objeto, tiempo, lugar)
• tipos de reuniones: según el número de participantes (pequeñas, medianas, de masas); según su frecuencia (esporádicas, duración continuada); según su contenido o temática (reuniones de información -> información descendente, información ascendente, información horizontal)
• otros tipos de reuniones (reuniones de solape, reuniones para formar un equipo de trabajo, eventos corporativos)

Organización de las reuniones:

• planificación (establecer objetivos, valorar si es conveniente realizar la reunión)
• preparación (programa de trabajo, elegir lugar, recopilar toda la información, ponentes, concretar la duración, realizar y enviar la convocatoria)
• ejecución (acoger a los participantes, presentar la cuestión, repartir documentación, moderar la reunión)
• resumen y registro (asistentes, posturas de las personas que han participado, acuerdos, indicar quién va a llevar a cabo los acuerdos tomados, fecha de la próxima reunión si fuera necesario)
• evaluación

Medios y pautas para organizar reuniones:

• recursos económicos (gastos, ingresos)
• recursos humanos (coordinador, responsable, moderador, secretario)
• recursos técnicos
• lugar de reunión