Guía Completa de Derechos, Obligaciones y Organización de Viajes de Negocios

Derechos y obligaciones de las agencias de viajes:

Derechos:

• Podrán anular los viajes organizados cuando no se haya alcanzado el número suficiente de inscripciones, siempre que se anuncie a los viajeros con al menos 10 días de antelación a la fecha de salida.

Obligaciones:

• Si existiera la imposibilidad de prestar algunos de los servicios en las condiciones pactadas, se ofrecerá:
  • El reembolso total de lo abonado.
  • Su sustitución por otro similar, de categoría y calidad equivalente.

Organización de Viajes de Negocios

Pautas de Organización

1. Preparación del viaje: Recopilación de información esencial sobre el destino.
2. Estancia en el lugar de destino: Gestión de la logística y el alojamiento.
3. Programa de trabajo: Planificación de las actividades y reuniones.
4. Recopilación y archivo de conclusiones: Documentación y análisis de los resultados del viaje.

Tareas durante la Estancia en el Lugar de Destino

• Recopilación de información sobre el destino:
  • Idioma, posibilidades de intérprete.
  • Costumbres, nivel cultural y de gasto.
  • Régimen político.
  • Existencia o no de embajada del país de origen.
  • Acuerdos bilaterales relevantes.
  • Callejero de la zona.
  • Distancia desde la residencia al lugar de trabajo.
  • Alternativas de ocio (teatro, conciertos, museos, ocio deportivo).
  • Posibilidades de transporte urbano.
  • Moneda del lugar (divisas).
  • Tarjeta Visa u otras.

Programa de Trabajo del Jefe

• La secretaria, en colaboración con el jefe, diseñará la agenda de trabajo.
• Preparación de los expedientes de trabajo, informes y contratos.
• Logística necesaria:
  • Teléfono móvil de cobertura.
  • Ordenador portátil (no es conveniente llevar mucho material, se puede alquilar en destino si es necesario. Los hoteles suelen disponer de material para convenciones).
• Llevar folletos de propaganda de la empresa.
• Llevar tarjetas de presentación.

Recopilación y Archivo de Conclusiones

1. Ordenar los expedientes y archivar los contratos y la documentación utilizada como soporte para los trabajos del jefe.
2. Cumplimentar el impreso de liquidación de los gastos de viaje, estancia, dietas y otros.
3. Adjuntar los justificantes (facturas y billetes) de los gastos al impreso de liquidación.
4. Anotar los gastos de difícil justificación, como las invitaciones a los clientes.
5. Utilizar los modelos o formularios de la empresa para la liquidación y justificación de los gastos.