Guía Completa sobre Documentación Mercantil y Contable: Tipos y Obligaciones

Documentación Mercantil y Contable: Una Visión General

La documentación mercantil es cualquier comprobante escrito que deja constancia de los movimientos que se llevan a cabo en la actividad comercial, de acuerdo con las disposiciones legales. Al contabilizar las operaciones comerciales, se toman los datos necesarios de los documentos mercantiles y se procede a efectuar los asientos correspondientes en el libro diario.

Documentos Justificantes Mercantiles

Son aquellos documentos que fundamentan las variaciones patrimoniales y se utilizan para realizar los asientos contables, sirviendo como prueba formal de que han existido variaciones reales en el patrimonio.

Documentos Relacionados con el Proceso de Compraventa

• Pedido: Recoge la petición de bienes y servicios que un cliente realiza a un proveedor.
• Albarán: Acompaña a la mercancía enviada por el proveedor con el fin de acreditar su entrega al cliente.
• Factura: En este documento se detallan las mercancías vendidas y el precio a pagar por los bienes o servicios adquiridos por el cliente.

Documentos Relacionados con Pagos y Cobros de la Compraventa

• Recibo: Justifica el pago en efectivo de bienes o servicios.
• Letra de Cambio: Documento mercantil de crédito por el que una persona denominada librador ordena a otra denominada librado el pago de una determinada cantidad de dinero a su vencimiento al beneficiario de la misma, denominado tomador.
• Cheque: Documento mercantil por el que un banco o entidad financiera se obliga a pagar una cantidad determinada a una tercera persona con cargo a la cuenta bancaria del cliente que da la orden de pago.
• Transferencia Bancaria: Justifica el movimiento de dinero entre cuentas bancarias.

Documentos Relacionados con el Almacén

• La ficha de almacén refleja la valoración de las existencias.

Documentos Relacionados con el Ámbito Laboral

• Nóminas: Recibo de salario que refleja las diferentes cantidades que conforman el sueldo, incluidas las deducciones que se realizan, tales como las retenciones a cuenta del IRPF y las cuotas a la Seguridad Social (S.S.).
• TC1: Documento de cotización a la S.S. donde se recogen las cuotas correspondientes a la empresa y a los trabajadores. Se calculan conjuntamente y se determina el importe a ingresar.
• TC2: Documento de cotización a la S.S. donde se recoge la relación nominal de los trabajadores junto con sus bases de cotización.
• Documentación Relativa a la Prevención de Riesgos Laborales: Se recogen la normativa y las obligaciones existentes en materia de prevención de riesgos laborales.

Documentos Relacionados con el Pago de Impuestos

• Liquidaciones de IVA: Documentos que en la mayoría de los casos están obligados a presentar trimestralmente los sujetos pasivos del IVA.
• Documento de Liquidación de Retenciones IRPF: Se recogen las cantidades retenidas por Hacienda en prevención de lo que posteriormente habrá que pagar en la declaración.
• Liquidación del Impuesto sobre Sociedades: Grava la renta de sociedades y otras entidades jurídicas.

Otros Tipos de Documentos

Recibos de pagos y cobros de alquiler, recibos y extractos bancarios, pólizas de seguros, contratos de compraventa, facturas de suministros.

Obligaciones Legales de los Empresarios Relativas a la Contabilidad

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Los Libros Contables

Es aquel que tiene la finalidad de registrar las operaciones de la empresa. Los libros contables pueden ser obligatorios o facultativos.

• Un libro es obligatorio cuando la ley lo exige explícitamente.
• Un libro es facultativo o voluntario cuando la ley no lo exige explícitamente, pero sí implícitamente, porque aunque no es obligatorio, se considera necesario.

El Código de Comercio continúa diciendo que todo empresario llevará necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales, y otro diario. Es obligatorio para las sociedades mercantiles un libro o libros de actas.