Guía Completa sobre Documentación Oficial: Derechos, Deberes y Procedimientos

Documentación Oficial: Derechos, Deberes y Procedimientos

Los documentos oficiales son esenciales en la interacción entre ciudadanos, empresas y la Administración Pública. A continuación, se detalla información relevante sobre derechos, deberes, tipos de documentos y procedimientos relacionados.

Derechos y Deberes de los Ciudadanos

Derechos de los Ciudadanos

Los ciudadanos tienen una serie de derechos en sus interacciones con la Administración:

1. Conocer el estado de la tramitación de sus expedientes.
2. Identificar a las autoridades y personal al servicio de la Administración bajo cuya responsabilidad se tramitan los procedimientos.
3. Obtener copia sellada de los documentos presentados, así como la devolución de éstos si procediera.
4. Utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma.
5. Formular alegaciones y aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia.
6. No presentar documentos no exigidos por la normativa aplicable.
7. Obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos relacionados con los trámites.
8. Acceder a registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en las leyes.
9. Ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios.
10. Exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y del personal a su servicio.

Deberes de los Ciudadanos

Los principales deberes de los ciudadanos son:

1. Colaboración: Los ciudadanos deben facilitar información a la Administración, permitir inspecciones y otros actos de investigación en los casos previstos por la ley.
2. Comparecencia: Solo será obligatoria cuando así esté previsto en una ley. En los actos que proceda, deberá expresarse el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia. Las Administraciones Públicas, a solicitud del interesado, le entregarán certificación de la comparecencia.

Tipos de Documentos Oficiales

Documentos Oficiales: Concepto General

En concepto de documento oficial se engloban ambos tipos de documentos (administrativos y de los ciudadanos) y se caracterizan por ciertos aspectos:

• Se originan como modo de relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración.
• Tienen formatos con unas características formales muy determinadas.

Documentos Administrativos

Sirven para dejar constancia de los actos de la Administración y sirven como medio de comunicación de dichos actos tanto a nivel interno como externo.

Para que sea un documento administrativo debe reunir las siguientes características:

• Producir efectos jurídicos.
• Su elaboración requiere el cumplimiento de requisitos en cuanto a su forma y contenido.
• Debe ser válidamente emitido por un órgano de la Administración.

Soportes Documentales

Son aquellos medios en los que se contiene la información relativa a las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.

Comunicaciones Administrativas

Todo documento que contenga actos administrativos debe estar formalizado. En los restantes documentos, no se exigirá formalización.

Existen 3 tipos de comunicaciones:

1. Comunicaciones con carácter externo: oficios.
2. Comunicaciones con carácter interno: notas interiores.
3. Comunicaciones protocolarias: cartas en función.

Solicitudes, Escritos y Comunicaciones

Los ciudadanos podrán presentar solicitudes, escritos y documentos que dirijan a la Administración Pública y entidades de Derecho público vinculadas a ellas, por los siguientes medios:

1. En soporte papel.
2. Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos.

Documentos Electrónicos

Para su validez, deben contener información y ésta ser archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Deben disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, y haber sido expedidos y firmados electrónicamente.

Clasificación de Documentos Oficiales

Documentos Administrativos

Pueden dividirse en las siguientes categorías:

Documentos de Decisión

Expresan una declaración de voluntad del órgano administrativo.

1. Acuerdo: declaración que recoge las decisiones adoptadas por los órganos durante la tramitación de un procedimiento.
2. Resolución: decisión que pone fin a un procedimiento.

Documentos de Transmisión

Documentos utilizados por la Administración para comunicar hechos o actos, entre ellos se incluye:

1. Notificación: comunicación de la resolución en un procedimiento administrativo.
2. Publicación: inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación.
3. Comunicación: documento utilizado para transmitir información entre órganos de la administración. Pueden ser de oficio (la comunicación se produce entre órganos de distintas Administraciones) y nota interior (la comunicación se produce entre unidades de un mismo órgano).

Documentos de Constancia

Declaración de conocimiento de un órgano administrativo con el objetivo de acreditar actos o hechos. Se clasifica en:

• Acta: Acredita hechos, juicios, circunstancias o acuerdos.
• Certificado: Deja constancia de actos o situaciones de carácter personal.

Documentos de Juicio

Consisten en la emisión de una valoración o juicio de un órgano administrativo especializado sobre las cuestiones de un procedimiento administrativo.

Documentos de los Ciudadanos

Engloba todos los documentos que dirigen los particulares y empresas a la Administración.

1. Solicitud: documento que contiene peticiones de un ciudadano a la actuación de un órgano administrativo para satisfacer una o varias pretensiones basadas en un derecho. Recibe el nombre de instancia, pues su finalidad es la apertura de un procedimiento administrativo a instancia del interesado.
2. Denuncia: documento por el que cualquier ciudadano pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un hecho que pueda obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.
3. Alegaciones: documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los órganos responsables de este datos o valoraciones para su consideración.
4. Otros documentos: Ej: quejas, sugerencias, etc.

Elaboración de Documentos Oficiales

Los documentos oficiales se caracterizan porque su estructura y contenido están regulados en distintas normas jurídicas.

Estructura y Contenido

En los documentos oficiales el lenguaje utilizado es formal y directo, redacción muy clara y concisa y que exprese detalladamente todos los datos relevantes.

Documentos Administrativos

El Real Decreto 1465/1999 establece que los documentos que contengan actos administrativos, deben contener:

1. Título del documento, que expresará con claridad el tipo de documento que es y su contenido esencial.
2. El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el documento.

Documentos Electrónicos

Se caracterizan por archivar la información en un soporte electrónico, habiendo sido expedidos o firmados electrónicamente. Aquellos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano.

Documentos de los Ciudadanos

Cuando se crea conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos requeridos o simplificar la tramitación del procedimiento, el órgano competente podrá establecer modelos normalizados de solicitud. Estos modelos podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión de datos e informaciones requeridos.

Documentos Oficiales Más Usados

Solicitud

Es el documento por el que se inicia el procedimiento administrativo a instancia de los interesados, y debe contener:

1. Nombre y apellidos del interesado o persona que lo represente.
2. Exposición numerada de los hechos, razones y petición.
3. Lugar y fecha.
4. Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad.

Acuerdo

Los instructores de los procedimientos administrativos emiten las decisiones que van adoptando; el primero de estos será el acuerdo de iniciación. Su estructura es:

1. Datos identificativos del procedimiento y del órgano responsable.
2. Enumeración de los hechos.
3. Referencia a la norma que atribuye la competencia.
4. Indicación del tipo de procedimiento que sea.
5. Notificación al interesado de la decisión.
6. Fecha, lugar y firma.

Alegaciones

Se presentan en procedimientos administrativos ya iniciados destinados a presentar datos que favorezcan a una resolución favorable por parte del interesado. Su estructura es:

1. Datos identificativos de la persona que presente alegaciones.
2. Iniciación del procedimiento sobre el que se realizan.
3. Formulación numerada de las alegaciones.
4. Relación numerada de documentos que se aportan.
5. Lugar, fecha y firma.
6. Órgano o persona a quien se dirige.

Documento de Comunicación

Se usan para transmitir información y realizar peticiones entre distintos órganos. Hay dos tipos:

1. Oficio: la comunicación se produce entre órganos pertenecientes a distintas Administraciones o entidades.
2. Nota interior: La comunicación se produce entre unidades pertenecientes a un mismo órgano.

Certificado

Documento que deja constancia de actos o situaciones de carácter personal. Su estructura:

1. Encabezamiento: nombre o logotipo de la empresa u órgano que emite el certificado.
2. Cuerpo: se inicia la expresión “Certifica” y seguidamente se detalla el hecho que se certifica.
3. Cierre: con la fecha, en letra, precedida de alguna frase del tipo que conste a los efectos oportunos.
4. Firma: de la persona que certifica.

Resolución

Recoge la decisión del órgano competente, poniendo fin al procedimiento. Su estructura:

1. Título de la resolución.
2. Datos identificativos del procedimiento y del órgano responsable.
3. Enumeración de los hechos examinados.
4. Enumeración de las valoraciones jurídicas.
5. Contenido de la resolución.
6. Indicación de si la resolución pone fin o no a la vía administrativa.
7. Notificación a los interesados.
8. Lugar, fecha y firma del órgano que emite la resolución.

Certificado de Acto Presunto

Los actos administrativos producidos por el silencio administrativo se pueden acreditar, por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. La estructura es:

1. Datos identificativos del procedimiento y del órgano.
2. Fecha de inicio del procedimiento.
3. Reproducción de lo solicitado por el interesado.
4. Plazo máximo para la resolución del procedimiento.
5. Fecha de finalización del plazo máximo de resolución y el departamento la solicitud de expedición del certificado.
6. Determinación de los efectos de la falta de resolución expresa.
7. Recursos que proceden contra la resolución.
8. Lugar, fecha y firma del órgano que emite la resolución.

Recursos Administrativos

Los administrados tienen la posibilidad de reclamar contra las resoluciones que les afecten, para que vuelvan a ser revisadas.

Los recursos válidos tienen una estructura muy similar, sus diferencias radican en el órgano que resuelve el recurso y en el carácter previo al recurso contencioso-administrativo de reposición:

1. Identificación del recurrente.
2. Iniciación de la resolución y expediente administrativo.
3. Nombre del recurso que se interpone.
4. Enumeración de los hechos.
5. Solicitud.
6. Lugar, fecha y firma.
7. Órgano que debe resolver el recurso.

Recurso Contencioso-Administrativo

Cuando ya no hay posibilidades de recurrir ante la administración, existe la posibilidad de recurrir ante los órganos judiciales a través de este recurso. Tiene varias fases, la primera es la interposición del recurso. Una vez interpuesto, el órgano judicial reclamará el expediente, si lo admite, remitirá el expediente al recurrente para que formalice la demanda.

Presentación de Documentos ante la Administración

Las solicitudes que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones podrán presentarse, entre otros, en:

1. En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la administración general del estado, comunidades autónomas o alguna de las entidades que integran la Administración local.
2. Oficinas de Correos.
3. En oficinas consulares de España en el extranjero.

Los órganos administrativos deben llevar un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito que sea presentado. Estos registros deberán instalarse en soporte informático. Además, se pueden crear registros telemáticos.

Oficinas de Registro

Existen 2 tipos:

1. Oficinas de registro general: ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes para los órganos administrativos.
2. Oficinas de registro auxiliares: ejercen idénticas funciones y para los mismos órganos, pero se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquella.

Registros Telemáticos

Las Administraciones públicas disponen de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, que pueden admitir:

• Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen en la norma de creación del registro.
• Cualquier otra solicitud, dirigida a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Administración titular del registro.

Certificado Digital y Firma Electrónica

Certificado Digital

Es un documento digital, identificado por un número de serie único y con un periodo de validez incluido, mediante una autoridad de certificación acredita la identidad de su propietario, vinculándolo con la clave pública.

Firma Electrónica

En cuanto a la seguridad en las comunicaciones, las Administraciones públicas admiten sistemas de firma electrónica. Los ciudadanos pueden utilizar los siguientes sistemas de firma electrónica para relacionarse con las Administraciones públicas:

• Sistemas de firma electrónica incorporados al DNI.
• Sistemas de firma electrónica avanzada.
• Otros sistemas de firma electrónica.

DNI Electrónico

Es un documento físico que incluye los certificados digitales de su titular almacenados en un chip:

• Certificado de autenticación: el titular podrá probar su identidad frente a terceros.
• Certificado de firma electrónica avanzada: permite al titular firmar documentos y realizar válidamente trámites de forma electrónica.

Para la utilización del DNI electrónico es necesario disponer de diversos elementos que permitan utilizar los certificados incluidos en el chip, tanto de hardware como de software.

Escritura de Constitución y Estatutos Sociales

La escritura de constitución debe recoger los apartados que detallamos a continuación:

1. La identidad del socio o los socios.
2. La voluntad clara y definida de constituir una sociedad de responsabilidad limitada.
3. Las aportaciones que cada socio realiza a la mercantil, así como la numeración de las participaciones asignadas en pago.
4. Los estatutos sociales correspondientes.
5. La organización de la administración de la sociedad limitada.
6. La identidad de la persona o personas que tengan a su cargo la administración y la representación social de la sociedad limitada.
7. Según indica la Ley el contenido mínimo que deben tener las escrituras es el que se determina a continuación: - Denominación-Objeto-Capital-Participaciones.

Los estatutos sociales forman parte del contenido necesario de la escritura. Son éstos las normas que, para regir su propia organización y funcionamiento, la sociedad, dentro del respeto a las normas legales imperativas, se da a sí misma. Más propiamente, son los socios fundadores los que, a propósito de constituir la sociedad, establecen estos estatutos. En lo sucesivo es la propia sociedad la que puede modificarlos.