Guía Completa sobre Documentación en Procesos de Compraventa: Facturas, Albaranes y Más

Documentación Clave en la Compraventa: Facturas, Albaranes y Procesos Relacionados

La Factura

Definición: Certifica una operación de compraventa a cambio de una compensación.

Características de la Factura

• Obligatoriedad: Es obligatoria.
• Acreditación Jurídica: Acredita jurídicamente la realización de una compraventa.
• Copias: Debe haber dos copias.
• Detalle: Refleja la descripción y precio de las mercancías.

Tipos de Facturas

• Proforma: Se usa para documentar una posible operación.
• Simplificada: Sustituye a la factura si el importe es inferior a 400$.
• Recapitulativa: Agrupa todas las facturas del mismo cliente del mes anterior en una sola.
• Duplicado de Factura y Factura Rectificativa

El Albarán

Definición: Lo emite el vendedor y se entrega junto con el pedido.

Características del Albarán

• No Obligatorio: No es obligatorio.
• Especificaciones: Especifica las cantidades del pedido.
• Constancia de Incidencias: Permite dejar constancia de incidencias.
• Comprobante de Entrega: Sirve como comprobante de entrega.

Incidencias en la Recepción de Pedidos

Vendedor: Calidad, cantidad, daños, defectos, vicios ocultos, etc.

Comprador: Daños en la entrega y defectos.

Tipos de Albaranes

• Valorado: Se especifican detalles y los portes.
• Sin Valorar: No se detallan ni precios ni importes de los artículos.

Formato y Contenido del Albarán

Datos de ambas empresas, número de documento, fecha de emisión, número de pedido, cantidad, unidad, descripción, código, precio, datos del transporte, lugar de entrega, número de cajas, tipos de portes, hora y fecha de llegada e incidencias.

Libro de Registros de Facturas

• Emitidas: Reflejan número, fecha y destinatario, NIF, base imponible, etc.
• Recibidas: Se anotarán de manera correlativa todas las facturas que recibe la empresa.

Documentación Adicional a la Compraventa

• Nota de Gastos: Nombre del comprador y vendedor, fecha de emisión y vencimiento, importe, cuota del IVA, nota del pedido correspondiente.
• Carta de Portes: Documento que muestra que existe un contrato de transporte y hace constancia de las condiciones contratadas.
• Nota de Abono: Documento por el cual una factura emitida con anterioridad es devuelta o anulada.

Proceso Documental de la Compraventa

Serie de documentación relacionada entre sí, que se inicia con la petición de un producto y finaliza con la entrega del mismo.

El Pedido

Definición: Documento en el cual el comprador deja reflejadas las cantidades solicitadas bajo ciertas condiciones.

Características del Pedido

• Emisión: Lo emite el comprador y lo recibe el vendedor.
• Carácter Contractual: Tiene carácter contractual.
• Obligación: Obliga al vendedor a cumplir las condiciones pactadas.
• Formato: Puede ser escrito u oral.

Formato y Contenido del Pedido

Datos de ambas empresas, número de identificación, fecha de emisión, cantidad, unidad, descripción, código, fecha y lugar de entrega, y descuentos.