Guía Completa sobre Hallazgos de Auditoría y Mejores Prácticas

Hallazgos de la Auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos indican conformidad o no conformidad, pueden llevar a la identificación de oportunidades de mejora o al registro de mejores prácticas, si los criterios son seleccionados de requisitos legales o de otra índole, los hallazgos se denominan cumplimiento o incumplimiento.

Criterios

Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia contra los cuales se compara la evidencia de auditoría. Si los criterios son legales, se utilizan a menudo los términos cumple o no cumple en un hallazgo de auditoría.

Alcance

Extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.

Registros

Registros, o evidencia de la auditoría son declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Equipo de Auditoría

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos. A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Experto Técnico

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural. Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.

Identificación de los Recursos del Programa de Auditoría

Al identificar los recursos necesarios para el programa de auditoría, la persona que gestiona dicho programa debería considerar:

• Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar las actividades de auditoría.
• Métodos de auditoría.
• La disponibilidad de los auditores y expertos técnicos que tengan la competencia adecuada para los objetivos particulares del programa de auditoría.
• El alcance del programa de auditoría y los riesgos del mismo.
• Tiempo y costos de viaje, hospedaje y otras necesidades de auditoría.
• La disponibilidad de la información y tecnologías de comunicación.

Diferencia de Roles y Responsabilidades entre Observadores y Guías en el Proceso de Auditoría

El observador es la persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita. Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realización de la auditoría. Un observador puede ser una persona del auditado, un regulador u otra parte interesada que fue testigo de la auditoría.

Un guía de proceso es una persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Preguntas Frecuentes sobre Auditorías

¿Cómo debemos hacer frente a las no conformidades que se detecten en la auditoría interna?

Las no conformidades que se establezcan en el informe de auditoría deben resolverse aplicando las acciones correctivas determinadas para ello. Analizar los motivos de la no conformidad y la aplicación de las acciones correctivas correspondientes es labor del responsable del departamento auditado.

¿Cuáles son las Competencias y Habilidades Esenciales de un Auditor de Calidad?

• Debe mostrar imparcialidad, sinceridad y honestidad en todo momento del proceso de la auditoría de calidad.
• Tener discreción total en los asuntos y materias revisadas durante dicho proceso, respetando en todo momento la máxima de confidencialidad de la organización.
• Ha de ser una persona comprensible y abierta a aceptar diferentes visiones alternativas considerando, para ello, la aportación de nuevas ideas propuestas.
• Mantener cierta distancia y diplomacia en el trato con las diferentes personas con las que ha de tratar durante la realización de la auditoría interna.
• Tener firmeza en las decisiones tomadas en todo momento. Con esto, nos referimos a que a la hora de redactar su informe final con la valoración de la auditoría no debe negociar con la organización la consideración de ciertas inconformidades, sino que, debe incluir todo aquello que considera necesario en el informe, a pesar de que ello le lleve a desacuerdos con la organización auditada en cuestión por no querer esta última aceptar tal informe.
• Debe ser una persona muy observadora, con capacidad de que los pequeños detalles no se le pasen por alto.