Guía completa de instrumentos de descripción archivística: Inventarios, catálogos y guías

Instrumentos de Descripción Archivística

Guías

Las guías proporcionan información sobre la totalidad o parte de los fondos de uno o más archivos. Describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar, de carácter práctico, acerca del archivo/s y los servicios disponibles.

Tipos de Guías

• Censo-Guía: Se utiliza para informar acerca de un gran número de archivos, como pueden ser todos los de un país o una región.
• Guía de Fuentes: Recopila datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a un área geográfica determinada.
• Guía Orgánica: Recoge información de diversos archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado.
• Guía de Archivo: Se centra en un solo archivo, aunque posea uno o más fondos. Ofrece información más detallada en cuanto a la historia de las entidades productoras, la organización y contenido de las agrupaciones documentales.

Inventarios

El inventario es el instrumento de descripción por excelencia. Sirve para describir tanto las series documentales como las unidades que las componen (los expedientes), dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. En función de las unidades descritas, se distingue entre inventario somero e inventario analítico.

Tipos de Inventarios

• Inventario Somero: Describe las series documentales al nivel de unidades de instalación. Contiene los elementos mínimos obligatorios de ISAD (G) y su utilidad es, ante todo, de uso interno. Una Unidad de Instalación es una agrupación de unidades documentales en envases protectores homogéneos, destinados a su colocación en los depósitos. Tiene una estructura similar a las guías, exceptuando el punto 2.2.
• Inventario Analítico: Describe las unidades archivísticas (expedientes) que componen las series documentales. Contiene los elementos mínimos obligatorios de ISAD (G), más el de alcance y contenido. Su estructura es similar al inventario somero, pero añadiendo un tercer punto: Área de contenido y estructura (Alcance y contenido).

Catálogos

Su finalidad es describir exhaustivamente, en sus caracteres internos y externos, las unidades documentales simples y compuestas. La descripción es tan detallada que no puede aplicarse a una agrupación documental amplia, salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés especial y limitados a un período cronológico concreto.