Guía Completa del Inventario Físico: Tipos, Procesos y Valoración

El inventario es un informe de los materiales, productos, mercancías, etc., que tiene la empresa almacenados y clasificados según las categorías. El objetivo del inventario es:

• Conocer la situación exacta de los materiales.
• Comprobar si coinciden las unidades físicas y contables.
• Localizar materiales en mal estado.
• Concretar las necesidades de espacio, instalaciones, etc.

El balance final, son los bienes que posee la empresa en un momento dado. La cuenta de pérdidas y ganancias son todas aquellas pérdidas o ganancias obtenidas por las actividades realizadas en las secciones de la empresa durante el ejercicio económico.

Tipos de Inventario

Inventario Permanente

Se realiza para el control de entradas y salidas de cada uno de los artículos. Tendrán que estar anotados en las fichas de control de existencias.

Inventario Periódico

Se realiza un recuento físico de las existencias para saber las cantidades de stock existentes al final de un periodo y valorarlas.

Inventario Final

Recuento de las existencias al final del ejercicio económico.

Inventario Rotativo

Realizar el recuento de manera continua.

Con el inventario periódico se pueden calcular las existencias de artículos que han caducado, artículos que se almacenan a granel o artículos que se han roto o deteriorado y tenemos que dar de baja.

El ejercicio económico es el ciclo contable de periodicidad anual.

Proceso del Inventario Físico

El inventario físico se realiza mediante inspección ocular y recuento de los artículos almacenados. El siguiente proceso consiste en planificar las siguientes operaciones:

1. Establecer la época del inventario.
2. Informar al personal sobre en qué consiste el inventario.
3. Preparación del almacén, consiste en ordenar el inventario.
4. Programar las fechas del inventario, para reducir los mínimos errores.
5. Preparar los impresos o formularios necesarios.
6. Detallar los productos.
7. Indicar la referencia o código del artículo.
8. Reflejar el precio de los artículos.

Para confeccionar el inventario no existe una norma, cada empresa puede elaborar el modelo de inventario que quiera y que mejor se adapte a sus necesidades y características de los productos.

Procedimientos Técnicos

Control por Sectores

Cuando la mercancía está establecida en un orden fijo de ubicación en un pasillo, estantería o nivel. Se pueden encontrar los siguientes procedimientos:

• En la parte izquierda, el operario anota las cantidades existentes del producto.
• En la parte derecha, puede anotar las variaciones de entradas y salidas.

El documento de inventario por sectores es de doble copia. Una vez que se registre la mercancía inspeccionada, la original se envía al departamento de administración y la segunda se pega sobre el estante para evitar duplicaciones. Antes de empezar el inventario se actualizan las variaciones y se coteja la fecha del artículo.

Control por Cupones

El control por cupones se utiliza para controlar la composición del stock, en función de las características de los artículos.

El impreso que utiliza es un talonario de doble copia y con cupones:

• La primera copia lleva la indicación del inventario y se coloca sobre el artículo inventariado.
• La segunda copia se arranca en el momento de la valoración.
• La tercera copia es una hoja sin resumen que queda unida al talonario.

Una vez se termina el recuento, se reagrupan los cupones y se procede a la valoración del inventario.

Control en Rayos Sinópticos

Se utiliza para artículos que presentan múltiples variantes, pero están valorados al mismo precio. La finalidad del recuento es controlar la cantidad de los productos almacenados, pero también sirve para confirmar excesos o carencias de ciertas referencias y ajustar el stock a las necesidades.

Valoración del Inventario

Una vez valorado el stock almacenado, se transcribe en el Libro de Inventarios todas las anotaciones de los documentos. Los artículos al confeccionar el libro se agrupan en categorías.

Después de transcribir el balance final al libro debemos conservar todos los documentos o formularios utilizados en las inspecciones o controles para confeccionar el inventario. Deben estar disponibles durante el ejercicio ya que constituyen una fuente de información necesaria para poder comparar datos con anteriores ejercicios económicos.

Los productos que figuran en el libro se valoran con el mismo criterio que han sido valorados con el ejercicio. En el caso de que la fecha de cierre sea inferior a la adquisición se toma el precio más bajo para prevalecer el principio de prudencia valorativa.