Guía Esencial de Abastecimiento, Almacenaje y Documentación Mercantil

Vocabulario

ABASTECIMIENTO: cubrir las necesidades de consumo de una empresa.

APROVISIONAMIENTO: obtención de provisiones (bienes o servicios) para una determinada necesidad. La sección de abastecimiento es la encargada de comprar bienes y servicios para consumo propio o para compraventa.

EXISTENCIAS: bienes que posee una empresa para su consumo.

ROTURA DE STOCK: quedarse sin existencias.

Almacén sanitario: se encarga de surtir de material de esta naturaleza a un área, centro o consulta determinada. En el que el TCAE controla las existencias y las fechas de caducidad, así como el estado de las mercancías almacenadas.

Clasificación:

• Cantidad de material (Almacén central, Almacén general, Almacén pequeño)
• Tipos: Almacén cocina, Almacén farmacia, Almacén lencería
• Funcionamiento: Almacén cerrado, Almacén abierto

Condiciones de Almacenamiento

En un almacén se deben dar las condiciones óptimas para asegurar que los productos allí depositados se encuentren en perfecto estado en todo momento y puedan ser utilizados según se necesiten.

A) Condiciones Estructurales

(Edificio estable, dimensiones e iluminación adecuada, puertas y vías de salida, instalaciones bien conservadas, identificación y señalización, suelos y paredes antideslizantes, orden y limpieza).

B) Colocación de Material: Modalidades

(Estanterías de metal, soportes de madera, contenedores de diferentes formas y tamaños).

Gestión de Existencias e Inventarios

1. Imprimir la ficha de inventario con los datos de los productos a inventariar.
2. Localizar y diferenciar cada variedad de los productos en el almacén.
3. Contar el número de artículos de cada variedad.
4. Comprobar que el número de unidades coincide con la cantidad que figura en la ficha de almacén.
5. Localizar las unidades que estén caducadas o estropeadas y darlas de baja en el almacén.
6. Emplazar el material estropeado o caducado en el lugar del almacén destinado a dicho efecto.
7. Registrar los datos obtenidos.

La Operación de Compraventa

Es un proceso que se desarrolla entre empresas o personas jurídicas en el que media la compra de productos o la prestación de un servicio, lo cual pone de manifiesto la relación existente entre ambas partes.

Solicitud de presupuesto / Presupuesto / Pedido / Albarán o nota de entrega / Factura / Recibo

Documentos Mercantiles

Es el conjunto de todos aquellos documentos escritos que se generan en una operación de compraventa y que pueden servir de prueba para demostrar que el proceso ha tenido lugar.

Datos de Identificación Fiscal

(Personas físicas: Número de identificación fiscal NIF) (Personas jurídicas y entidades generales: Código de identificación fiscal CIF hasta 2008 Y Número de identificación fiscal desde 2008 NIF)

Presupuesto

Es el documento mercantil que se emite para informar a un cliente del coste del servicio o producto que demanda.

Pedido

Documento mercantil que se emite para solicitar materiales y equipamientos a una empresa proveedora determinada.

Albarán o Nota de Entrega

Documento que envía el proveedor al cliente junto con la mercancía para que pueda comprobar que los productos solicitados coinciden con los recibidos.

La Factura

Puede considerarse como el justificante fiscal del proceso de compraventa, es el documento que lo acredita legalmente.

Tipos de Factura

• Factura Rectificante: Sirve para rectificar errores en facturas ya emitidas.
• Factura con Recibí: Sustituye al recibo con la firma del vendedor, se ratifica el pago de la misma.
• Factura Proforma: Se emite antes de la venta para que el comprador pueda hacer trámites.
• Factura Electrónica: Elaborada con tecnologías informáticas, puede sustituir a la factura de papel.

Los Impuestos

IVA es un impuesto de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo de bienes y las peticiones de servicios realizados por empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad.

El Cargo Equivalente

Impuesto obligatorio para los comerciantes minoristas que no transforman los productos.

El Recibo

Documento que sirve para acreditar que el pago ha tenido lugar, es por tanto un justificante del mismo.