Guía Práctica sobre Comunicación Empresarial y Archivo Documental

Comunicación Empresarial y Archivo Documental

Características del Estilo Profesional

• Se utiliza la sangría para el saludo y el comienzo de cada párrafo.
• El apartado del destinatario figurará a la derecha.
• La despedida, la antefirma y la firma pueden figurar de diversas maneras: desde el centro hacia la derecha, alineadas al margen derecho o incluso pueden aparecer centradas.
• Este estilo hace más fácil la lectura de la carta, ya que su efecto óptico es más agradable.

Oficio

Es aquel documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí.

Columnas del Libro de Registro de Entrada de Correspondencia

• Nº de orden
• Fecha
• Remitente
• Clase
• Anexos
• Extracto de su contenido
• Departamento que recibe la comunicación

Diferencias entre Libros de Entrada y Salida de Correspondencia

• El libro de entrada de correspondencia tiene 7 columnas y el de salida solo tiene 6.
• El libro de entrada tiene remitente y el de salida tiene destinatario.
• El libro de salida tiene una columna de observaciones, mientras que el de entrada no la tiene.
• El libro de entrada posee extracto de contenido y departamento que recibe la comunicación, mientras que el de salida no las posee.

Peso Máximo del Envío de una Carta de Correos

2 KG.

Envío Certificado con Aviso de Recibo

¿Qué clase de envío nos puede garantizar que la persona destinataria ha recibido la carta?

• El envío de carta certificada con aviso de recibo.

Clasificación por Nombre y Apellidos Coincidentes

En el caso de que coincidiesen el nombre y apellidos de 2 personas, ¿cómo clasificarías?

• Por la comunidad autónoma donde resida, después por la provincia, dentro de la provincia por el municipio y dentro del municipio por la calle.

Inconvenientes del Sistema de Clasificación Geográfica

• Sólo debemos utilizarla cuando los documentos a archivar por municipio no sean muy numerosos.
• Si se prevé la entrada de muchos documentos para su archivo, habrá que dejar mucho espacio libre en los ficheros.

Clasificación Cronológica

En la clasificación cronológica el criterio de tiempo utilizado es: meses, quincenas, semanas y días.

Ventajas del Sistema de Clasificación Alfanumérica

Simplicidad, flexibilidad, fácil localización y familiaridad con los criterios de ordenación, son ventajas del sistema de clasificación alfanumérica.

Comunicación: Tercera Evaluación

Obligatoriedad de Llevar Libros Contables

Los libros deben llevarse porque así lo ordena: el Código de Comercio y las leyes mercantiles y tributarias y también la conveniencia de llevar un mejor control de la marcha de la empresa.

Libros Auxiliares

¿Cuál de los siguientes libros no es un libro auxiliar?

• El libro de registro de bienes de inversión.

Clases de Carpetas Empleadas en el Archivo

• Carpeta simple.
• Carpeta con anillas.
• Tipos A-Z.

Finalidad del Archivo

• Su finalidad es asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.

Tiempo de Conservación de Libros por las Empresas

¿Durante cuánto tiempo han de conservar los libros las empresas y a partir de cuándo?

• Durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

Clasificación de los Archivos Atendiendo al Grado de Utilización

• Activos.
• Semi-activos.
• Inactivos.

Telemática

Es la transmisión de datos entre ordenadores, generalmente a través del cableado y que estos cables pueden instalarse de forma privada en cuanto a su tecnología.

Ventajas de las Impresoras Láser

• Son rápidas y muy silenciosas.
• Alta capacidad de impresión.
• El coste por página es más bien bajo.

Ofimática

Son las herramientas informáticas de que disponen las personas para realizar los trabajos de oficina de una forma más segura, eficaz y rápida.

Razones para Guardar Documentos en una Empresa

• No lo sé.