Habilidades Clave para la Comunicación Profesional y la Gestión de Visitantes

Comunicación Profesional y Gestión de Visitantes

La Entrevista

La entrevista siempre es uno a uno: de trabajo, con clientes, entre jefe y empleado... Normas: concertar cita, confirmar asistencia, puntualidad, presentarse, procurar que el entrevistado se sienta cómodo, etc.

Conferencias y Presentaciones

Una persona diserta ante un grupo, es frecuente abrir turno de preguntas o aclaraciones. Se apoya en medios audiovisuales para mostrar gráficos, fotos, datos, etc., para reforzar con esquemas y textos sus palabras.

Ventajas

• Ayuda a la persona a centrarse.
• Los escuchantes pueden seguir y comprender mejor el discurso.

Reuniones de Trabajo

Fin: analizar, decidir, planificar, etc. Es fundamental preparar y coordinar adecuadamente las reuniones, si no se corre el riesgo de perder el tiempo en discusiones inútiles.

Preparación

• Fijar el objetivo.
• Elegir los participantes.
• Planificar los asuntos a tratar y el orden a seguir (es lo que conocemos como orden del día).
• Elaborar la convocatoria o llamamiento escrito informándoles del lugar, fecha y hora, además de incluir el orden del día.
• Preparar la documentación que se va a entregar.

Coordinación

Imprescindible. El moderador conduce y dinamiza la reunión. Las reuniones comienzan con una presentación.

Tipos de Reuniones

Según finalidad

• Informativas.
• Consultivas.
• Decisorias.

Según número de asistentes

• Coloquio: número limitado, informal, espontánea...
• Asamblea: número de todos los miembros de un grupo. Limitada si asisten solo las personas vinculadas a uno o varios departamentos de la empresa, y general cuando son todos los trabajadores. Se celebran asambleas para tratar asuntos de importancia para todo un colectivo.

Imagen Personal

No es ir a la última o tener cuerpazo, trata de lograr apariencia agradable acorde con el lugar y la circunstancia. Resaltar nuestros puntos fuertes y seguir un estilo que no llame en exceso la atención.

Gestión de Visitantes

Recepción

No dejar al visitante de pie. Que la zona resulte agradable, invitarle a sentarse y que si necesita algo, dejar a su lado lecturas, si el tiempo de espera se prevé largo ofrecer bebida, sistema de cargos y jerarquía en la atención de los visitantes, cuidado con las esperas (10 o 15 minutos máximo).

Durante la Visita

Gestión: Comportamiento: cortesía y educación, presentarse, saludar, bienvenida, ofrecer asiento, etc. Tiene que sentirse cómodo y confiado. Quien le está atendiendo le informe de lo que va a ir pasando. Memorizar datos del visitante, llamarle por su nombre.

Despedida

Agradecer la visita. Hay que acompañarle hasta la salida. Deberá encargarse la persona con la que se ha entrevistado o quien lo acogió a la llegada. Que no se sienta abandonado o desatendido. Deberá percibir:

• Respeto.
• Cortesía.
• Hospitalidad.