Habilidades Clave, Planificación y Fases de una Auditoría Exitosa

Habilidades y Características Clave para Auditores

Habilidades Fundamentales

• Perceptividad: Capacidad para identificar rápidamente el problema central, sin precipitarse a conclusiones.
• Persistencia: Habilidad para ejecutar las acciones planificadas, superando los obstáculos que puedan surgir.
• Visión flexible: Capacidad para analizar situaciones desde múltiples perspectivas y adaptarse a los cambios.
• Acercamiento disciplinado: Habilidad para abordar los problemas de manera lógica y sistemática.

Características Personales

Positivas

• Educado
• Mente abierta
• Amable
• Diplomático
• Servicial
• Honesto
• Constructivo
• Maduro
• Informativo
• Modesto
• Perceptivo
• Con Tacto
• Justo

Negativas

• Crítico
• Argumentativo
• Emite juicios
• Precipitado
• Agresivo
• Desconsiderado
• Inconsistente
• Inflexible
• Perezoso
• Susceptible
• No práctico
• "Sabelotodo"
• Indeciso
• Intratable
• Descuidado

Planificación y Ejecución de Auditorías: Guía Detallada

Establecimiento del Alcance de la Auditoría

El responsable de la gestión del programa de auditoría debe definir su alcance. Este puede variar según el tamaño y la naturaleza del auditado, así como la naturaleza, funcionalidad, complejidad, nivel de madurez y temas relevantes del sistema de gestión que se auditará.

Factores a Considerar:

• Importancia de los procesos y áreas a auditar, relevancia ambiental de las operaciones y resultados de las evaluaciones de riesgo.
• Estado de la actividad.
• Resultados de auditorías anteriores.
• Minimizar las alteraciones en la empresa.
• Disponibilidad de auditados y auditores.
• Fechas y frecuencia del programa.

Fase 1: Recolección de Información

Antes de iniciar la recolección de información, el auditor líder debe establecer los siguientes puntos clave:

• El proceso o área que se auditará.
• La razón de la auditoría.
• El alcance de la auditoría.
• Las actividades y la complejidad de las áreas a auditar.
• Los criterios de la auditoría.
• Fechas.
• Duración.
• Tamaño y composición del equipo.

Una vez definidos estos puntos, el auditor puede comenzar a recopilar la información necesaria para garantizar la efectividad de la auditoría.

El alcance de la auditoría describe los límites en términos de:

• Áreas que se auditarán.
• Partes o procesos de la organización que deben cubrirse.

Nota: En el caso de auditorías internas, se recomienda realizar una visita previa.

Fase 2: Planificación y Preparación

Tras recopilar la información necesaria, el líder del equipo debe preparar la auditoría. Se deben ejecutar los siguientes procesos:

• Determinar la cantidad de trabajo y el tiempo necesario (la complejidad y el tamaño determinan este tiempo).
• Organizar las fechas que se ajusten a todos los interesados, comunicándolas con suficiente antelación.
• Decidir el enfoque.
• Preparar el plan de auditoría.
• Preparar los documentos de trabajo (listas de verificación, formatos, normas, etc.).
• Notificar al auditado y enviar el programa.

Es una buena práctica proporcionar al auditado la mayor cantidad de información posible antes de la auditoría.

Asegúrese de que el equipo esté completamente preparado.

Obtenga toda la documentación necesaria para su revisión.