Habilidades de Escucha, Estrategias de Comunicación Asertiva y Comunicación Escrita: Claridad y Brevedad

Comunicación efectiva: escucha, asertividad y expresión escrita

Habilidades de escucha

Un buen intercambio de ideas u opiniones debe saber emitir el mensaje correctamente, expresar el mensaje, ser capaz de escuchar y recibir la información. Sabemos hablar mejor que escuchar.

Tener en cuenta las siguientes pautas:

• Utilización del lenguaje verbal y no verbal para demostrar que se está escuchando, entendiendo el mensaje que se nos está mandando.
• Mostrarse empático, abierto a la posición desde la que nos habla el interlocutor.
• Reforzar los mensajes del emisor mediante aceptación y refuerzo de aquellas partes del mensaje que lo merezcan.
• Aceptar críticas. Asegurarse de que se ha escuchado bien; si acepta lo que se le sugieren o considera que su interlocutor está equivocado, en cuyo caso replica e intenta que cambie de opinión.
• Mantener el contacto visual con su emisor.
• Hacer preguntas si no queda claro.
• No tener miedo de los silencios, siempre y cuando no se hagan largos y angustiosos. Espera antes de intervenir.
• Espera a que llegue el turno, no te impacientes.
• Evita: juzgar de antemano lo que dicen, interrumpir, terminar hablando por ti, dar soluciones que realmente solo te sirven a ti o son típicas, dar por supuesto lo que va a decir antes de que acabe, aceptar ideas preconcebidas, ofrecer ayuda o soluciones prematuras.

Estrategias de comunicación

Existen diferentes conductas ante la comunicación:

• Asertiva (conducta verbal): directa y firme. (conducta no verbal): contacto ocular directo, gestos firmes, posturas relajadas, voz sin vacilación. (consecuencias): defiende sus derechos, relaciones interpersonales positivas, resuelve los problemas.
• Agresiva (conducta verbal): impositiva, interrumpe a los demás. (conducta no verbal): mirada fija, gestos amenazantes, postura hacia delante, volumen de voz elevado. (consecuencias): viola los derechos de los demás, crea tensión, conflictos interpersonales.
• Pasiva (conducta verbal): vacilante, cortada. (conducta no verbal): rehúye la mirada, movimientos nerviosos, postura recogida, volumen inaudible. (consecuencias): no defiende sus derechos, pierde oportunidades, conflictos interpersonales.

La estrategia más efectiva es la asertividad, que va dirigida a transmitir información, a pedir lo que se desea o a decir lo que uno piensa, teniendo en cuenta siempre los derechos de nuestros interlocutores. Esta comunicación traerá consigo que sea directa, clara, colaboradora y forme en nuestras posturas. Permite expresar opiniones propias, proporcionando respeto y considerando a los receptores.

Técnicas para desarrollar esta actitud:

• Disco rayado: consiste en repetir insistentemente lo que uno desea hacer o no hacer, lo que una persona piensa o siente, hasta que el interlocutor se da cuenta de nuestra postura y lleguemos a un compromiso. Se utiliza cuando se menosprecian nuestros derechos o se desea hacer hincapié, teniendo en cuenta que la petición sea justa.
• Aserción negativa: consiste en responder a una crítica manifestando que es razonable o tiene parte de verdad, hasta que la persona que está criticando deja de hacerlo. Utilizar cuando sabemos que la crítica que nos hace es lógica en su totalidad o en parte, evitando una situación de discusión.
• Crear confusión: hacemos crear dudas en la persona que hace una crítica cuando sabemos positivamente que no tiene razón, situándole en una situación de desconcierto. Utilizarla hasta que se dé cuenta de que atacando a su interlocutor no obtendrá ninguna satisfacción.
• Pregunta negativa: consiste en responder a una crítica pidiendo un aclaración. Utilizar cuando alguien nos critica o intenta decirnos algo, y no lo hace de forma directa.

Comunicación escrita

En la comunicación escrita el receptor es el lector y no hay retroalimentación inmediata. El documento escrito debe ser suficiente para conseguir su objetivo, y debe reunir las siguientes condiciones: ocupa más tiempo que la oral, carece de retroalimentación inmediata y no hay seguridad de que el mensaje haya llegado a su destinatario ni de que sea interpretado correctamente.

Claridad

El escrito debe ser sencillo, dando lugar a una sola interpretación. Escribir a mano por falta de medio o tiempo, fijarse en que sea legible. Si tiene mala caligrafía, escribir en mayúsculas. Para conseguir claridad hay que recurrir a:

• Resaltar una palabra, frase o párrafo importante.
• El contenido hay que expresarlo agrupando información mediante un orden temático o cronológico, utilizando verbos concretos.
• Utilizar palabras sencillas, breves y corrientes. En caso de palabra técnica, definirla, comentarla, ilustrarla con un ejemplo.
• El énfasis pone claridad en las palabras sugerentes.
• Si el mismo mensaje se puede expresar con una idea o con una imagen, siempre es preferible la imagen.
• Usar ejemplos, gráficos y figuras.

Brevedad

Debemos ser concisos situándonos en el lugar del receptor. No abusar de los ejemplos. La misma idea se agrupa en una parte; distintas ideas en distintos párrafos.

Corrección gramatical

Ser correcto gramaticalmente. Tener en cuenta las reglas gramaticales y el uso de buenos modales hacia el receptor.

Presentación y originalidad

Debemos evitar manchas y tachones.