La Implantación de un Sistema ERP

El Contrato de Implantación

El contrato de implantación de un sistema ERP debe recoger los siguientes aspectos:

• Alcance funcional del sistema: Qué módulos se van a implantar e identificación de los posibles desarrollos a medida pactados con la empresa.
• Alcance organizativo: Qué procesos y departamentos se van a ver afectados.
• Condiciones técnicas: Integración con otros sistemas y plataformas disponibles, etc.
• Recursos humanos necesarios: Determinación de la dedicación de personal interno, tanto de corte técnico como usuarios clave de la empresa, cuya dedicación e implicación con el proyecto es clave para el correcto desarrollo del mismo.
• Fases de la implantación: Metodología de trabajo conjunto entre la consultora implantadora y la empresa cliente para asegurar el seguimiento por parte de la empresa del proceso de implantación.
• Condiciones económicas: Presupuesto detallado del coste total del proyecto.
• Calendario de ejecución.

La Implantación de un ERP

• Información básica del sistema: Puede abordarse de forma progresiva por módulos (inconveniente, necesidad de alimentar al sistema anterior) o de forma conjunta, todos los módulos simultáneamente. Esta implantación supone la configuración y parametrización de un sistema estándar a las características de cada empresa. La parametrización es una de las características principales, ya que permite la adaptación del funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa (ejemplo, cuando a partir de un patrón, la empresa pueda elegir la talla). Y también, debemos tener en cuenta la necesidad de integración con otras aplicaciones que tenga la empresa.
• Personalización y desarrollos a medida: Una vez implantados los módulos estándares, la empresa podrá solicitar desarrollos a medida. Una vez implantado, debemos comprobar que cubre los procesos de negocio principales, si no lo cubre debemos adaptar ese paquete (por lo tanto, es importante que en la fase de análisis se hubiesen detectado los desarrollos a medida que quiere y necesita la empresa). Por lo que, es muy importante la previa elaboración de la oferta, teniendo en cuenta TODOS LOS DEPARTAMENTOS. Pese a todo esto, se descubren aspectos que no cubren en la totalidad lo que hacían los anteriores sistemas, y cada departamento, puede demandar desarrollos a medida, decisión que el director debe valorar, ya que los desarrollos a medida son muy costosos y suponen un menor aprovechamiento (el mantenimiento de los desarrollos a medida no lo soporta el fabricante).
• Fase de comunicación y formación: La formación debe ser extensiva. Demostraciones prácticas, sesiones de formación y los usuarios deberían acudir a las sesiones de formación de otros módulos con los que estén relacionados.