Implementación y Capacitación de Sistemas: Estrategias Clave para el Éxito

Implementación y Capacitación de Sistemas

Implementación

Actividades necesarias para convertir el sistema anterior al nuevo.

Capacitación

El éxito del sistema depende de una operación y un uso adecuado. Realizar capacitación de calidad. Los usuarios deben conocer cada detalle del sistema: su labor, qué hace el sistema y qué no hace. Capacitar a todos los involucrados, operadores y usuarios.

Capacitación de operadores del sistema

Personal del centro de cómputo a cargo del sistema. Enseñar su uso, proceso frente a fallas, forma de recuperarse de problemas, forma de realizar respaldos.

Capacitación de usuarios

Uso y operación de equipos e impresoras. Identificar problemas de hardware y software y soluciones. Entregar un manual de usuario.

Métodos de capacitación

Lugar: instalaciones del proveedor, locales arrendados o en las instalaciones de la empresa. Varían según su origen y lugar de la capacitación.

Capacitación por el proveedor

Mejor fuente de capacitación: el proveedor del equipo y sistemas. Gratis o con un cargo. Instructores con experiencia. Capacitación completa y directa, resolución inmediata de dudas.

Capacitación en casa

Se une la capacitación a la organización. Orientación directa por la empresa. Menores costos. Distracción por estar en los puestos de trabajo.

Conversión

Proceso de cambiar el sistema anterior por uno nuevo.

Métodos de conversión

Sistemas paralelos

El método más seguro: funcionamiento de ambos sistemas por un tiempo adecuado. Los usuarios operan el sistema actual y comienzan a utilizar el nuevo. Seguro, pues si hay errores se continúa con el sistema actual. Desventajas: costos duplicados, contratación de personal temporal.

Conversión directa

Cambio del sistema anterior por el nuevo en forma abrupta. El sistema reemplaza completamente al anterior. Obliga al usuario a usar el sistema nuevo. ¿Qué hacer si produce errores?

Enfoque piloto

Cuando los sistemas implican aplicación de técnicas nuevas o cambios drásticos. Instalación de una parte del sistema en un área determinada de la empresa. Participación informada sugiere cambios.

Método por etapas

Se usa cuando no es posible instalar todo el sistema de una vez. Puede variar en tiempo de semanas a meses. Periodos muy largos pueden provocar dificultades para los analistas. Expectativas después de desilusión.

Plan de conversión

Descripción detallada de todas las actividades que deben ocurrir al implantar el sistema nuevo y ponerlo en operación.

Tareas a realizar

• Listar todos los archivos a convertir.
• Identificar todos los datos necesarios para construir los archivos nuevos durante la conversión.
• Listar todos los documentos y procedimientos nuevos a usar en la conversión.
• Asignar responsabilidades para cada actividad.
• Verificar los tiempos para la conversión.

Acondicionamiento de las instalaciones

Especificaciones de cableado eléctrico y contactos, aire acondicionado, control de humedad y exigencias de espacio.

Preparación de datos y archivos

Tipos de controles

Cuenta de registros

Todos los riesgos ingresados y contabilizados.

Totales financieros preestablecidos

Valores financieros exactos, comprobar mediante totales.

Cifras de control

Control en campos no financieros.

Situaciones relacionadas con la transmisión de datos

Ingreso mediante terminales remotos. Identificar cada traspaso y asegurar su recepción correcta.

Métodos de revisión

Recolección de información mediante cuestionarios, entrevistas, observación.