Implementación del Método Kanban para la Eficiencia en el Trabajo del Conocimiento

¿Qué es el Método Kanban?

Kanban es un método para gestionar el trabajo del conocimiento con principios y prácticas para guiarte en la gestión y mejora del trabajo. Utiliza tableros Kanban para visualizar tu trabajo y su flujo, así como sistemas Kanban para controlar el trabajo en curso y garantizar que el trabajo fluya sin problemas.

¿Para qué se usa?

Se utiliza para definir, gestionar y mejorar servicios que entregan trabajo del conocimiento. El método Kanban se basa en hacer visible el trabajo del conocimiento para asegurar que el servicio funciona con la cantidad de trabajo correcta; es decir, el trabajo que es requerido y necesitado por el cliente y que el servicio tiene la capacidad de entregar.

El sistema Kanban es un sistema de flujo de entrega (cómo voy a entregar valor) que limita la cantidad de trabajo en progreso (WIP). No se puede hacer todo al mismo tiempo porque se tiene una capacidad limitada. Todo el tiempo se entrega valor, dependiendo del flujo de entrega. Kanban se enfoca en la entrega de servicios.

Valores de Kanban

• Transparencia
• Equilibrio
• Colaboración
• Foco en el cliente
• Flujo
• Liderazgo
• Entendimiento
• Acuerdo
• Respeto

Conceptos Clave: Pull System y Kanban System

Pull System (Sistema de Extracción)

Es un sistema para programar y entregar el trabajo solo cuando existe demanda y la capacidad de entrega está disponible.

Kanban System

Utilizan límites de WIP (Work in Progress) para representar la capacidad disponible y señalar la necesidad de "jalar" (pull) elementos.

Los "slots" vacíos o números sobre las columnas crean la señal para comenzar (o no) a trabajar. ¡Los tickets (work item) NO son la señal de PULL! La señal de pull la da el Pull System. El work item es simplemente la tarea.

Principios de Kanban

Principios de Gestión del Cambio

• Empiece con lo que hace ahora.
• Conseguir acuerdo para buscar mejoras a través del cambio evolutivo.
• Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles.

Principios de Entrega de Servicios

• Comprender y centrarse en las necesidades y expectativas del cliente.
• Gestionar el trabajo; dejar que los trabajadores se organicen a su alrededor.
• Revise periódicamente la red y sus políticas para mejorar los resultados.

Principios Generales

• Visualizar.
• Limitar el WIP.
• Gestionar el flujo.
• Hacer políticas explícitas.
• Implementar ciclos de retroalimentación.
• Mejorar colaborativamente y evolucionar experimentalmente.

Roles en el Método Kanban

Gestor de peticiones de servicio (Service Request Manager - SRM): Es responsable de entender las necesidades y expectativas de los clientes, y de facilitar, seleccionar y ordenar los elementos de trabajo en la reunión de revisión de la cartera de trabajo (otro nombre puede ser Product Owner).

Gestor de prestación de servicio (Service Delivery Manager - SDM): Es responsable del flujo de trabajo, entregando los elementos seleccionados a los clientes y facilitando la reunión de Kanban y la planificación de la entrega (delivery planning). Otros nombres pueden ser Flow Manager o Scrum Master.

STATIK: El Enfoque de Pensamiento Sistémico

STATIK: El pensamiento de sistemas es una manera de entender cómo un sistema se comporta como un todo en vez de a través de un análisis de cada uno de sus componentes de manera aislada. Es una influencia clave en la definición de los pasos necesarios para introducir Kanban en una organización.