Importancia y Clasificación de Archivos en la Empresa

1. Razones para Conservar la Documentación en la Empresa

El propio interés de la organización y exigencias legales.

2. Definición del Concepto de Archivo

Es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa.

3. Cuadro Sinóptico de las Clases de Archivos Atendiendo a su Titularidad

En un folio.

4. División de los Archivos desde el Punto de Vista de su Grado de Utilización

• Activos
• Semiactivos
• Inactivos

5. Clasificación de los Archivos Dependiendo de su Grado de Utilización

• Centrales
• Descentralizados

6. Tipos de Archivos desde el Punto de Vista de la Actividad Empresarial

• Activos
• Semiactivos
• Inactivos
• Descentralizados
• Centrales

7. Principales Sistemas Convencionales de Archivo

• Carpetas: simples, colgantes.
• Carpetas archivadores: tipo A-Z, con anillas.
• Mobiliario: estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armarios sobre raíles de seguridad.

8. Finalidad del Archivo

No es otra que la de asegurar la custodia y generar una rápida localización de los documentos guardados.

9. Razón por la que una Factura no es un Dato y sí una Información

Los datos son una parte de la información y el conjunto de esos datos que proporciona la factura.

10. Sistemas que se Pueden Utilizar para Archivar los Datos y la Documentación por Medio de la Informática

• Base de datos
• Paquetes integrados

11. ¿Qué es un Fichero? ¿Y una Ficha?

Un mueble que contiene los ficheros. Soportes físicos que contienen los datos que queremos almacenar.

12. Cuadro Sinóptico de los Tipos de Ficheros

• Tipos de ficheros
  • Simples
  • Rotativos

13. Función del Mobiliario de Archivo de Seguridad

Proteger la documentación que contiene información de vital importancia.

14. Tipos Principales de Mobiliario de Seguridad que Existen en el Mercado

Muebles ignífugos, antitérmicos, con clave de acceso, bloqueo automático de cierre, juntas de estanqueidad.

15. Concepto de Informe

Conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial.

16. Cuadro Sinóptico de las Partes que Componen un Informe

• Informe
  • Portada
  • Contenido
  • Final
  • Extracto
  • Introducción
  • Índice
  • Anexo

17. Un Mueble Archivador Ignífugo Pertenece a:

c) Mobiliario de seguridad.

18. Respecto a las Normas Prácticas de Utilización del Archivo:

b) No existen unas normas o normativas dictadas o escritas al respecto…

19. ¿Qué es un Sistema de Archivo?

Conjunto de medios materiales con los que cuentan las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda, custodia, localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida.

20. División de los Principales Sistemas de Archivo

• Convencionales
• Microfilme
• Informáticos

21. Las Carpetas Tipo A-Z, ¿A qué Sistema de Archivo Pertenecen?

c) Convencional.

22. Coloca Cada Una de las Fases que Aparecen en la Columna A y que Intervienen en...

• Registro
• Anotación
• Clasificación
• Ordenación
• Codificación
• Denominación
• Tratamiento
• Manipulación
• Cálculo
• Estadística
• Archivo
• Custodia

23. ¿A qué Sistema o Medio Material Pertenecen los Armarios sobre Raíles?

c) Convencional.

24. ¿En Cuántos Niveles se Clasifican las Medidas de Seguridad?

Alto, medio y básico.