Importancia de los diagramas de flujo y organigramas en la gestión empresarial

Flujograma

Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.

Ventajas de los diagramas de flujo

• Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo, el cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos.
• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Acciones previas a la realización del diagrama de flujo

• Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo.
• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quién lo empleará y cómo. Establecer el nivel de detalle requerido.
• Determinar los límites del proceso a describir.

Carta Gantt

El Diagrama de Gantt tiene como objetivo mostrar el tiempo programado para las unidades mínimas de trabajo, las tareas, las fechas de iniciación y terminación para cada una y actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Se plantean en dos ejes

• Un eje Horizontal: donde se define la escala de tiempo, un calendario adaptado a la unidad que mejor se adapte al modelo de proyecto que estás llevando.
• En el eje Vertical: se plantea la tarea que se pretende ejecutar, mostrándola como una especie de barra horizontal que ocupará el tiempo necesario expresado en el eje horizontal.

Organigrama

Es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.

Simbología Organigrama

• Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal.
• Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: relacionan jerárquicamente a los entegramas.
• Líneas de dependencia funcional: relacionan funcionalmente los entegramas.
• Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: relaciones funcionales de asistencia técnica o asesoramiento.

Línea de Mando

Es el número de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado.

Estructura organizacional vertical

Caracterizada por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos.

Estructura organizacional horizontal

Caracterizada por tener una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.

La excesiva departamentalización se observa gráficamente cuando la estructura es demasiado plana, es decir, excesiva diferenciación horizontal.