Informes y Formularios en Bases de Datos: Creación y Estructura

Informes

Los informes son una forma efectiva de presentar datos. Se utilizan para:

• Crear etiquetas de correo.
• Agregar logotipos e imágenes.
• Calcular totales y graficarlos.

Se puede modificar su tamaño y aspecto. Permiten ver todos los elementos. Su información proviene de una tabla o una consulta. No guardan información, solo la presentan de forma gráfica. El diseño puede ser en columnas o etiquetas.

Creación de Informes Mediante un Asistente

1. Crear > Informes > Asistentes para informes.
2. Seleccionar una consulta o tabla "pre-realizada" y los campos a utilizar.
3. Elegir el modo en que se desean ver los datos.
4. Seleccionar el encabezado del informe.
5. Opciones de resumen: Se pueden sumar para que se muestren en el informe.
6. Elegir la distribución del informe.
7. Asignar nombre y estilo del informe.
8. Ejecutar.

En la vista de diseño se pueden modificar los campos. Las propiedades del informe permiten modificar estilos y agregar imágenes.

Formularios

Los formularios permiten editar o mostrar datos de una tabla o consulta. Son una interfaz gráfica con información de la base de datos. Controlan el acceso a los datos determinando los registros a mostrar. Permiten insertar elementos gráficos llamados controles.

Creación de Formularios

1. Vista de diseño.
2. Asistente para formularios.
3. Automáticamente.
4. Mediante el uso de gráficos dinámicos.

Conceptos de las Herramientas para la Creación de Formularios

1. Vista de diseño: Función en la que se abre un formulario en blanco y se le integran los objetos que se desea que aparezcan.
2. Asistente para formularios: Utiliza una función gráfica, mediante pasos preestablecidos, para crear un formulario.
3. Creación automática: En el panel de exploración se selecciona una consulta, creando un formulario simple.
4. Gráficos dinámicos: Se crea un formulario basándose en gráficos dinámicos preestablecidos por el usuario.

Estructura de los Formularios

• Encabezado de formulario: Información que se mantiene invariable. Aparece en la parte superior de la primera página.
• Encabezado de página: Información en la parte superior de cada página impresa (título).
• Detalle: Muestra el registro, ya sea uno solo o todos los que quepan en la página.
• Pie de página: Información en la parte inferior de cada página impresa (fecha).
• Pie de formulario: Información que se mantiene invariable. Aparece en la parte inferior de la última página.