Libros y Actas Societarias: Guía completa para empresas

1. Concepto de libro de actas

El libro de actas es aquel en el que se registran, como mínimo, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales, así como los demás órganos colegiados de la sociedad. Debe incluir datos relativos a la convocatoria y constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

2. Legalización del libro de actas

Los libros de actas se legalizan una vez cumplimentados en soporte electrónico, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social (hasta el 30 de abril para ejercicios coincidentes con el año natural). En cada ejercicio se legalizan las actas del ejercicio anterior. Cada libro debe constar con la fecha de apertura y cierre del ejercicio. La legalización telemática requiere firma digital y estar abonado como usuario en la página de registro del Colegio de Registradores.

3. Convocatorias

Las convocatorias son anuncios que llaman a los miembros de una sociedad a participar en una junta general (ordinaria o extraordinaria) o en el consejo de administración.

4. ¿Quién convoca la Junta General?

La Junta General es convocada por los administradores cuando lo estimen necesario o conveniente para los intereses sociales, y obligatoriamente en las fechas que determinen la Ley o los estatutos sociales. También pueden convocarla varios socios que representen el 5% del capital.

5. ¿Cómo se convoca la Junta General?

La convocatoria se realiza mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad (si existe, está inscrita y ha sido publicada según el artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital). En caso contrario, se publica en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en un diario de gran circulación en la localidad del domicilio social.

6. Actas

Las actas son documentos que recogen y certifican los temas tratados y los acuerdos tomados en una reunión.

7. Certificaciones de acuerdos sociales

Las certificaciones de acuerdos sociales acreditan ante terceros el contenido del libro de actas y los acuerdos de los órganos colegiados.

8. Tipos de certificaciones de acuerdos sociales

• Certificaciones literales: Transcriben literalmente el contenido del libro de actas.
• Certificaciones por extracto: Resumen el contenido del libro de actas.

9. Plazos para la convocatoria de Junta General

Entre la convocatoria y la fecha de la reunión debe transcurrir un plazo mínimo de un mes en sociedades anónimas y quince días en sociedades de responsabilidad limitada.

10. Libro registro de socios

Las sociedades limitadas deben llevar un libro registro de socios.

11. Contenido del libro registro de socios

Este libro registra la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.

12. Contenido del libro Registro de acciones nominativas

Registra la titularidad originaria y las transmisiones de las acciones nominativas, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes.

13. ¿Qué sociedad debe llevar el libro de Registro de acciones nominativas?

Las sociedades anónimas.

14. Libros contables obligatorios

• Libro de inventarios y cuentas anuales: Contiene el balance inicial, balance trimestral con sumas y saldos, inventario de cierre de ejercicio y cuentas anuales.
• Libro diario: Registra cronológicamente todas las operaciones de la empresa. Se permiten anotaciones que resuman operaciones mensuales, detallando las mismas en otros libros.

15. Libro registro de contratos

Las sociedades limitadas unipersonales deben llevar un libro registro de contratos, donde se registran los contratos entre el socio único y la sociedad.

16. Legalización de libros oficiales

Los libros oficiales de la sociedad se legalizan en un plazo máximo de 4 meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios coincidentes con el año natural).