Libros Contables Obligatorios: Registración, Requisitos y Sistema de Información

Libros Contables Obligatorios y su Importancia

El Libro de Inventario y Balance es un registro obligatorio para todo comerciante.

Libro de Inventario y Balance

Balance General

Todo comerciante debe registrar anualmente el Balance General, un documento que refleja la situación patrimonial de la empresa a una fecha determinada.

Estado de Resultados

Además, se incluye el Estado de Resultados (o de Pérdidas y Ganancias), que detalla el desempeño económico de la empresa durante un período.

Inventario

El Inventario es el listado detallado de todas las cuentas que conforman el balance.

Requisitos Legales de los Libros Contables

Los libros contables sirven como medio de prueba en procesos judiciales para los comerciantes.

Para su validez legal, deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Deben estar encuadernados.
• No se puede arrancar ninguna hoja, ni alterar la encuadernación o los folios.
• No se pueden dejar espacios en blanco o huecos.
• No se puede raspar ni enmendar.
• Deben estar foliados.
• Deben presentarse ante el Tribunal de Comercio para su individualización.

Proceso de Registración Contable

Etapas del Proceso Básico

El proceso básico de registración contable sigue una secuencia lógica:

Hecho Económico → Comprobantes → Asientos → Mayores Generales → Balance de Saldos.

Libros Principales

Diario General

El Diario General es el libro donde se registran todas las operaciones de la empresa de forma cronológica, indicando la fecha, el número de asiento y las cuentas involucradas.

Subdiarios o Diarios Auxiliares

Los Subdiarios o Diarios Auxiliares son registros complementarios del Diario General, no obligatorios. Se utilizan para operaciones frecuentes (ej. ventas, compras) que ocurren muchas veces al día o al mes.

Mayores o Submayores

Los Mayores o Submayores agrupan las operaciones por cuenta a lo largo del ejercicio, permitiendo visualizar la “historia” de cada una.

Mayorización

La Mayorización es el proceso de trasladar los débitos y créditos registrados en los asientos del Diario al Libro Mayor.

Obligatoriedad de los Libros

Es importante destacar que el Libro Diario es obligatorio, mientras que el Libro Mayor no lo es legalmente, pudiendo llevarse en cualquier formato.

El Sistema de Información Contable

Entradas del Sistema

El sistema de información contable organiza la información de una empresa. Este proceso se inicia con el ingreso de datos. Cada operación de la organización genera datos que se integran al sistema, a menudo administrados en computadoras.

La digitalización de esta información ofrece múltiples beneficios:

• Practicidad en el archivo, resguardo y búsqueda de información.
• Manipulación y almacenamiento de grandes volúmenes de datos.
• Optimización de espacios físicos.

Comprobantes Contables

Los comprobantes son la constancia escrita de todas las operaciones y transacciones realizadas por una empresa.

Comprobantes Internos

Son aquellos emitidos por la propia empresa, como las facturas de ventas. Sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros.

Comprobantes Externos

Son los recibidos por la empresa, emitidos por otras empresas o personas que realizaron las operaciones, como las facturas de compra. Son documentos de terceros que respaldan las operaciones realizadas.

Respaldo Documental

Es fundamental que todas las operaciones registradas en los libros contables estén respaldadas por comprobantes elaborados previamente, tales como tickets de compra, facturas de compra o vales de consumo.

AFIP: Rol y Comprobantes de Venta

La AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) es el organismo nacional recaudador de impuestos en Argentina. Su función principal es la recaudación de tributos y la implementación de medidas para erradicar la evasión fiscal.

Para emitir un comprobante de venta válido, es necesario contar con un código de autorización emitido por la AFIP.