Manual de Procedimientos Administrativos: Recepción y Departamento Comercial

Procedimientos Administrativos: Puesto de Recepción y Departamento Comercial

Gestión de la Correspondencia

• Una vez que Recepción ha distribuido la correspondencia entre los departamentos, cada uno procederá a clasificar la suya para su posterior procesamiento según su contenido y prioridad.
• Si desde un puesto se tiene que enviar alguna carta, será preparada y depositada en la bandeja de sobremesa de envío de correspondencia con los datos del destinatario para su despacho.
• Se recibirán las notas internas, dando solución a los problemas planteados por otros puestos de trabajo.
• En caso de necesitar pedir información o plantear alguna cuestión, se rellenará una nota o correo electrónico.

Adquisición de Material Fungible

• Se adquirirá el material fungible necesario para cada puesto de trabajo. El puesto que tenga la necesidad de adquirirlo realizará las gestiones directamente con la empresa suministradora.
• Se comunicará en recepción por correo electrónico o por teléfono, para que a su llegada puedan comprobar que está todo el material solicitado.

Descripción de Tareas del Puesto de Recepción

Control de correspondencia de entrada y material fungible

• Control de correspondencia:
  • Clasificación del correo.
  • Registro de las entradas.
  • Archivo informático de los correos electrónicos.
  • Distribución entre los diferentes departamentos.
• Entrada de material fungible:
  • Recepción.
  • Pago en efectivo.
  • Entrega de la documentación a tesorería.

Control de la correspondencia de salida

• Control de correspondencia:
  • Recepción de los documentos de los diferentes puestos.
  • Registro de salidas.
  • Archivo informático de los correos electrónicos.
  • Envío de la correspondencia.

Atención a llamadas telefónicas

• Atención a llamadas entrantes:
  • Atención de las llamadas telefónicas entrantes.
  • Registro en nota telefónica de los datos.
  • Transferir la llamada al departamento correspondiente.

Inventario y pedidos de material fungible

• Control del inventario:
  • Inventario inicial.
  • Atender a las demandas de los diferentes trabajadores.
  • Realizar pedidos de material fungible.
  • Registrar las entradas y salidas en la ficha.

Funciones del Marketing

• Confección de catálogos.
• Envío a clientes.
• Tarjetas de visita.
• Comunicado a ventas.
• Archivo de los documentos, tanto en papel como informáticos.

Outsourcing

• Externalizar las tareas de la empresa.