Manuales Administrativos: Tipos, Elementos y Mejores Prácticas

Preguntas y Respuestas sobre Manuales Administrativos

1. ¿Cuáles son las dos perspectivas en las que el análisis puede efectuarse?

Forma y contenido.

2. ¿A quién se debe presentar el manual para su aprobación?

Niveles directivos, órgano de gobierno.

3. ¿Cuáles son los elementos que debe tener un manual en la carátula?

Nombre oficial de la organización, logotipo oficial, nombre genérico del manual en relación con su contenido, nombre de la unidad responsable de su elaboración.

4. ¿Cuáles son los métodos para la implantación del manual?

Instantáneo, proyecto piloto, en paralelo, parcial, combinación de métodos.

5. ¿Qué es conveniente en la revisión y actualización?

Evaluar las medidas de mejoramiento, establecer un calendario para actualizar el manual, designar un responsable.

6. ¿Qué es un manual?

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir órdenes sistemáticamente, así como la información de una organización.

7. ¿Por qué son indispensables los manuales administrativos en la organización?

Debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos, y la adaptación de técnicas avanzadas para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

8. ¿Cuál es el objetivo de los manuales?

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
• Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Agilizar el estudio de la organización.
• Facilitar el reclutamiento de la organización.
• Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respecto de la organización.

9. ¿Qué son los manuales macroadministrativos?

Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

10. ¿Qué son los manuales microadministrativos?

Son manuales que contienen información de más de una organización.

11. ¿Qué son los manuales mesoadministrativos?

Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

12. ¿Qué contiene un manual administrativo?

Contiene información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones organizacionales.

13. ¿Qué contiene un manual de políticas?

Denominados de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.

14. ¿Qué contiene un manual de puestos?

Conocido también como manual individual de trabajo, precisa la identificación, las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

15. ¿Qué es un manual de técnicas?

Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.

16. En el manual de organización, ¿qué es el índice o contenido?

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

17. ¿Puede contener el mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico?

Prólogo y/o introducción.

18. ¿Qué contiene una legislación o base legal?

Una lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.

19. ¿Qué es un organigrama?

Es la representación gráfica de una institución o de una de sus áreas en cuanto a sus niveles jerárquicos.

20. ¿Para qué sirve la misión de una organización?

Como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.

21. ¿Qué es un directorio?

Es un documento en el que constan los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.

22. ¿Cuáles son los datos básicos del manual de calidad?

• Número de páginas.
• Clave de la forma que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa.

23. ¿Qué es la estructura organizacional?

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la organización.

24. ¿Qué es un manual de calidad?

Es un documento donde se especifican la misión y la visión.

25. ¿Qué es un diagrama de flujo?

Es la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento.