Manuales de Normas y Procedimientos: Optimización y Eficiencia Organizacional

Definición de Manuales de Normas y Procedimientos (MNP)

Los Manuales de Normas y Procedimientos (MNP) son documentos que describen de manera detallada las operaciones y los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución. Especifican una serie de normas y procedimientos vinculados a las actividades que se realizan en la organización, explicando las tareas internas.

Objetivos de los Manuales de Normas y Procedimientos

Los MNP cumplen con diversos objetivos fundamentales para la gestión y eficiencia organizacional:

1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
2. Precisar la secuencia lógica de los pasos que componen cada procedimiento.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal por área de trabajo.
4. Describir gráficamente los flujos de operaciones.
5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, evitando el desperdicio en las operaciones.
7. Cooperar con la correcta realización de las labores del personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
8. Establecer un sistema de información recuperable y accesible.
9. Difundir el funcionamiento interno de las oficinas a través de la descripción de tareas y requerimientos.
10. Ahorrar tiempo y esfuerzos en el trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
11. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
12. Hacer posible la inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen de forma detallada las actividades de cada oficina.

Tipos de Manuales de Normas y Procedimientos

Por sus características diversas, los MNP pueden clasificarse en:

1. Manuales de Normas y Procedimientos para oficina.
2. Manuales de Normas y Procedimientos de fábrica.

También pueden referirse a:

1. Tareas y trabajos individuales.
2. Prácticas departamentales, donde se indiquen los procedimientos de operación de cada departamento.
3. Prácticas generales en un área determinada de actividad.

Clasificación de MNP por Ámbito de Aplicación y Alcance

Los MNP también se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en:

1. Manual de Procedimiento General: Son aquellos que contienen información sobre los procedimientos establecidos para aplicarse en toda la organización. Ejemplos: Manual de Reclutamiento y Selección, Manual de Compras, Manual de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP).
2. Manuales de Normas y Procedimientos Específicos: Son aquellos manuales que contienen información detallada sobre una unidad administrativa específica, con el propósito de cumplir de manera sistemática sus objetivos.

Presentación de los Manuales de Normas y Procedimientos

La presentación de un MNP debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar, a través de normas establecidas mediante análisis, estudios y estrategias. Los elementos clave de su presentación incluyen:

• Título y código de los procedimientos.
• Introducción: Explicación del procedimiento.
• Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

El Método Científico y su Aplicación en la Gestión Organizacional

El Método Científico (MC) es un conjunto de técnicas que se utilizan para llevar a cabo cualquier investigación. Entre los pasos del MC se tienen: Observación, formulación del problema, hipótesis, experimentación, análisis de resultados y conclusiones.

Graham Kellogg utilizó el Método Científico para observar los problemas existentes dentro de las organizaciones. De esta manera, formuló los Manuales de Normas y Procedimientos, un trabajo que le llevó algunos años para lograr que las tareas se dividieran de la manera correcta y, así, alcanzar los objetivos organizacionales.