Marco Metodológico para el Diagnóstico Organizacional y Planificación Informática Empresarial

Estudio de Diagnóstico Organizacional y Tecnológico

A) Organización y Funciones (Documentos a Analizar)

Esta sección se centra en la revisión exhaustiva de la estructura y documentación interna de la empresa.

• Organigrama
• Descripción de los cargos
• Manuales de procedimientos
• Misión y Objetivos (Planes Estratégicos)
• Planificación existente
• Factores críticos de éxito

B) Apoyos Informáticos Existentes

Evaluación del estado actual de los recursos tecnológicos.

• Equipos (Hardware, Red, Topología)
• Software (Sistemas Operativos)
• Sistemas Operacionales (Funciones Logísticas, Contables, etc.)
• Recursos humanos especializados en TI
• Infraestructura física (Edificios, red eléctrica, etc.)
• Recursos financieros asignados a TI

C) Definición de Sistemas Necesarios

Identificación de las brechas tecnológicas y requerimientos futuros.

D) Herramientas de Apoyo para el Diagnóstico

Instrumentos utilizados durante la fase de levantamiento de información:

• Entrevistas
• Organigramas
• Diagramas de Flujo de Datos (DFD)
• Manuales y documentación existente

E) Preparación del Informe de Diagnóstico

El resultado final de la fase de estudio debe incluir:

• Fortalezas
• Debilidades
• Hallazgos clave
• Recomendaciones

Plan Informático Empresarial

El Plan Informático es un instrumento fundamental de planificación que debe reflejar las decisiones y los proyectos más importantes en materia tecnológica. Debe contener obligatoriamente los siguientes elementos:

• Nombre del proyecto
• Responsables del proyecto
• Objetivos del proyecto
• Fechas de inicio y término
• Beneficio esperado
• Recursos asignados
• Carta Gantt (Cronograma detallado)

El Plan Informático es un documento ejecutivo en el cual están contempladas todas las actividades a realizar durante el periodo de vigencia del plan. Deberá también detallar:

Componentes del Plan Informático

• Recursos Económicos (Plan financiero asociado)
• Recursos de Personal (Plan de personal requerido)
• Recursos Técnicos (Plan de operaciones y soporte)

El plan informático debe estar protocolorizado por la gerencia de la empresa para asegurar su compromiso y viabilidad.

Estimación de Costos de un Proyecto Informático

La correcta estimación de costos es crucial para la aprobación y ejecución exitosa de cualquier iniciativa tecnológica. Se clasifican en las siguientes categorías:

Costos de Avituallamiento (Adquisición e Instalación)

Incluyen los gastos iniciales para poner en marcha la infraestructura y los servicios:

• Costos de consultoría
• Compra o arriendo de equipos
• Instalación de equipos
• Acondicionamiento del lugar (infraestructura civil/eléctrica)
• Capital inicial y personal dedicado a la implementación

Costos de Puesta a Punto (Configuración y Pruebas)

Gastos asociados a la configuración final y validación del sistema:

• Costos de licencias de software (incluyendo Sistemas Operativos)
• Instalación de líneas telefónicas y conectividad
• Personal participante en la fase de puesta a punto
• Personal de reemplazo durante la fase de prueba
• Gestión de pruebas y control de calidad

Costos Relativos al Proyecto (Desarrollo e Implementación)

Costos directos asociados al desarrollo o adaptación del sistema principal:

• Costos de compra o desarrollo de software
• Modificación de software existente
• Investigación y desarrollo (I+D)
• Capacitación de usuarios finales
• Recolección y migración de datos
• Preparación de documentación técnica y de usuario
• Gestión del desarrollo del proyecto
• Compra de información bibliográfica especializada

Costos de Operaciones (Mantenimiento y Soporte Continuo)

Gastos recurrentes necesarios para mantener el sistema operativo y actualizado:

• Costo de mantenimiento del sistema (contratos de soporte)
• Consumos básicos (energía, refrigeración)
• Líneas de comunicación y conectividad continua
• Mantenimiento preventivo y correctivo del hardware
• Remuneraciones del personal de soporte y operación
• Seguros de equipos y sistemas
• Insumos consumibles

Beneficios del Plan Informático

Identificar y cuantificar los beneficios es a menudo complejo, pero se pueden clasificar en dos grandes grupos:

Beneficios Tangibles (Cuantificables)

Aquellos que se traducen directamente en ahorros monetarios:

• Ahorro en costos operativos
• Reducción en la externalización de servicios
• Optimización o reducción de personal necesario
• Incremento en la capacidad productiva

Beneficios Intangibles (Cualitativos)

Aquellos que mejoran la gestión y la percepción, aunque son difíciles de monetizar directamente:

• Mejora de la imagen de la organización
• Ahorro de tiempo en procesos clave
• Aumento de la eficiencia general
• Mejor toma de decisiones basada en información