Marco Operativo y Legal de Reservas en Agencias de Viajes: Documentación Esencial

Procedimiento de Reserva de Localizadores y Documentación de Viaje

Las reservas solicitadas a proveedores deben estar respaldadas por un correo electrónico, un localizador GDS o una confirmación vía internet.

1. Proceso de Reservas Aéreas

Si la reserva se realiza por GDS (Sistema Global de Distribución), se deberá tener especial cuidado en introducir correctamente los datos del pasajero, las fechas del vuelo, la clase y la tarifa. Si se hace a través de un touroperador, se deberán facilitar los datos para la emisión del billete, y este lo enviará con el resto de la documentación a las AAVV (Agencias de Viajes).

2. Procedimiento de Reservas en Establecimientos Hoteleros

Las AAVV pueden optar por realizar la reserva de sus clientes con el hotel directamente, a través de una central hotelera de GDS o mediante una agencia mayorista.

Modalidades de Reserva:

• Reserva individual (-15 personas)
• Reserva individual (+15 personas)
• Reserva de cupo

3. Procedimiento de Reserva de Otros Servicios

Este apartado incluye la reserva de servicios como:

• Alquiler de coches
• Servicios de guías
• Excursiones
• Reservas de viajes combinados

Alternativas y Conceptos Clave en la Gestión de Reservas

Gestión de Reservas GDS

El sistema GDS permite a las AAVV consultar, reservar, vender y emitir en tiempo real, lo que contribuye a minimizar los costes operativos. Destaca por la información detallada sobre proveedores y reservas.

Bono de Servicios

Documento que acredita los servicios solicitados a los proveedores y su posterior uso por parte de nuestros clientes.

Confirmación de Servicio y Entrega de Documentación al Cliente

La AAVV, una vez confirmada la reserva por parte de los proveedores, emitirá los documentos que acrediten la prestación de los servicios vendidos.

Documentación Legal y Representaciones Diplomáticas

Pasaportes

Existen diferentes tipos de pasaportes, cada uno con un propósito específico:

• Común: El pasaporte normal para los ciudadanos de España.
• Colectivo: Poco habitual, se expide con motivo de peregrinaciones.
• Diplomático: Destinado al personal diplomático.
• Oficiales y de Servicio: Lo expide el MAEC (Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación) para funcionarios o particulares que deban salir del país en misión oficial.

Visado

Permiso para legalizar la entrada o estancia de personas en un país donde estas no tengan nacionalidad o libre tránsito. Los tipos de visado incluyen:

• Tránsito
• Turista
• Trabajo
• Diplomático
• Periodista
• Matrimonio

Embajada

Una embajada es la representación diplomática de un gobierno nacional ante el gobierno de otro país. Transmite mensajes e informa sobre temas políticos, sociales, económicos, militares y otros que ocurren en el país de residencia.

Consulado

Un consulado es la representación de la administración pública de un país en el extranjero. Sus funciones abarcan más campos, como la política, la burocracia y el comercio. Las tareas más importantes incluyen:

• Establecer y renovar pasaportes y otros documentos oficiales.
• Transcripción de nacimientos, defunciones, bodas, divorcios, adopciones, etc.
• Asistencia y ayuda financiera a los compatriotas en situación de emergencia.