Mejora tu Comunicación: Claves para una Comunicación Efectiva

Comunicación Escrita

La comunicación escrita es aquella que emplea la escritura como medio de transmisión de la información.

Destinatario

Escrito informal: Se dirige a una persona con la que tenemos confianza. Se emplea un lenguaje cotidiano.

Escrito formal: Se dirige a una persona con la que se mantiene una relación profesional. Se emplea un lenguaje formal.

La Carta Comercial

Presentación: La carta comercial debe cuidar la presentación y ha de tener lo siguiente:

• Tipo de letra fácil de leer.
• Márgenes adecuados.
• Texto justificado.
• Impresión solo por una cara.

Cartas de reclamación: Se utilizan para solicitar la rectificación de alguna actuación que no se considera correcta.

Tipos de Envíos por Correo

• Correo certificado: Garantiza la llegada de un escrito pequeño. El receptor firma un certificado al recibirlo.
• Correo administrativo: Se utiliza cuando se deben presentar escritos dentro de un plazo y no se puede acudir a las oficinas de administración.
• Burofax: Envía documentos de forma urgente. El documento llega como máximo a la mañana siguiente.
• Acuse de recibo: Asegura que el destinatario ha recibido el envío.
• Giro postal: Permite el envío de dinero.
• Telegrama: Se utiliza para comunicaciones muy urgentes, ya que se entrega en el mismo día.

Comunicación Verbal

La comunicación verbal tiene lugar cuando utilizamos la voz como principal herramienta de comunicación.

Ventajas

• Facilidad y rapidez de transmisión.
• Menor coste.
• Carácter personal.

Aspectos de la Comunicación Verbal

• Lenguaje claro.
• Adaptarse al interlocutor.
• Estructurar el discurso.
• Brevedad y resumen.

La Escucha Activa

Es el esfuerzo que debe realizar el receptor para entender lo que quiere decir el emisor.

Comunicación No Verbal

La comunicación no verbal hace referencia a todo aquello que comunicamos mediante gestos, sin emplear palabras.

Uso de las Manos

• Las manos en la cara: Puede indicar que la persona está mintiendo.
• Brazos cruzados: Refleja una actitud negativa.
• Frotarse la nuca con la palma de la mano: Muestra frustración ante un error cometido.
• Manos entrelazadas: Expresa bienestar.
• Rascarse el cuello: Expresa duda.
• La palma de la mano: Indica autoridad o sumisión.
• Apoyar la cabeza en la mano: Señal de aburrimiento.

Comunicación Telemática

La comunicación telemática permite el intercambio de información entre dos o más personas empleando la tecnología.

Tipos de Comunicación Telemática

• Correo electrónico: Permite el intercambio de mensajes incluyendo textos e imágenes.
• Chat: Permite enviar mensajes en tiempo real.
• Mensajería instantánea: Chat privado en el que los contactos son habilitados por el mismo usuario.
• Foros: Puntos de encuentro en Internet, en los que un grupo de personas comparte información.
• Redes sociales: Plataformas de comunicación online.

El Correo Electrónico Profesional

Es formal cuando el tema a tratar es de índole profesional y obliga a emplear un lenguaje formal.

Aspectos

• Utilizar una dirección de correo que incluya nombre y apellidos.
• Saludo apropiado.

Sistema EDI

Permite el intercambio de documentos comerciales y administrativos entre clientes y proveedores.

Ventajas

• Inmediatez en el envío de documentos.
• Eliminación del uso del papel.

Desventajas

• Requiere que tanto el cliente como el proveedor cuenten con este sistema.