Metodología ASAP para la implementación de SAP: fases y beneficios

Metodología ASAP para la Implementación de SAP: Fases y Beneficios

Características de la Metodología ASAP

La metodología ASAP ofrece una serie de características diseñadas para facilitar la implementación de SAP, entre ellas:

• Facilidades para la gestión del proyecto, incluyendo cuestionarios para la definición de requerimientos de los diversos procesos.
• Listas de verificación para el cumplimiento de actividades por fases.
• Aceleradores: Documentos preconfigurados en formatos como Word, Project y PowerPoint, que sirven como base para la creación de nuevos documentos, ya probados en proyectos anteriores.

Beneficios de la Metodología ASAP

• Reducción de los costos totales de implementación.
• Alineación con los estándares de la industria de acuerdo a la gestión de proyectos y sus directrices (PMI PMBOK).
• Transparencia en la entrega de valor a través de casos de negocios consistentes.
• Cobertura completa del ciclo de vida del proyecto.
• Implementación de un proceso eficiente de gobierno y gestión de calidad.

Fases de la Metodología ASAP

Preparación del Proyecto

Esta fase inicial es crucial, ya que en ella se definen los objetivos y el alcance del proyecto. Se elabora un plan de trabajo de alto nivel, asegurando una visión común para alcanzar los objetivos. Además, se define claramente el alcance, los factores críticos para el éxito, la estructura de los equipos de trabajo, roles, responsabilidades y los entregables de cada fase. Finalmente, se establece el cronograma de actividades, el seguimiento del avance y la aplicación de medidas correctivas, con la participación activa de los consultores.

Plano Empresarial (Business Blueprint)

El propósito del Plano Empresarial o Business Blueprint es comprender los objetivos del negocio y determinar los procesos necesarios para alcanzarlos. La documentación y el análisis de la información son fundamentales en esta fase, y deben realizarse en al menos cuatro niveles. El objetivo principal es entender cómo la organización puede operar con SAP, asegurando una comprensión clara de los requerimientos futuros y definiendo el alcance detallado del proyecto.

Realización

En esta fase se realizan pruebas del sistema, tanto horizontales como verticales, que se definen como casos de prueba de integración. Estas pruebas determinan el entorno empresarial de destino y proporcionan confianza en la capacidad del sistema para gestionar la empresa. El equipo del proyecto, junto con los usuarios finales, verifica los prototipos y realiza los ajustes necesarios a la configuración.

Preparación Final

El objetivo de esta fase es completar las pruebas finales del sistema, capacitar a los usuarios finales y preparar el sistema y los datos para el ambiente productivo. Las pruebas finales incluyen la verificación de los procedimientos y programas de conversión, pruebas de volumen y carga, y pruebas de aceptación final. La capacitación de los usuarios finales se realiza mediante el método “train-the-trainer”, donde se capacita a un usuario clave, quien a su vez capacitará a los usuarios finales. Este método facilita la aceptación del sistema y construye una base de conocimiento para el autosoporte y futuras mejoras. El paso final es aprobar el sistema y verificar que la organización está lista para la producción.

Soporte y Puesta en Marcha

Esta fase implica la transición del ambiente preproductivo al ambiente productivo real. Se debe establecer un ambiente de soporte que permita que los procesos de la organización fluyan sin inconvenientes durante los primeros días críticos de uso del sistema. Los usuarios suelen requerir asesoría permanente del equipo del proyecto para resolver dudas y problemas. Después de la puesta en marcha, el sistema debe ser revisado y refinado para asegurar el soporte al ambiente de negocios, con la asistencia del consultor de Aplicación SAP.